Öppet kontorslandskap ger chefen stjärnglans

I höstas fick de som ogillar öppna kontorslösningar vatten på sin kvarn. Då publicerades en studie från universitetet i Sydney där 42 000 personer svarat på hur de trivs med sitt kontor. De i öppna landskap var mest missnöjda. De störde sig framför allt på den höga ljudnivån och bristen på en privat sfär.

En ännu mer intressant studie kom för någon månad sedan. Den undersökte tesen: Påverkas medarbetarnas uppfattning om ledarskapet av vilken typ av kontor de sitter i? Svaret är: Ja.

Bakom studien står arkitekten Christina Bodin Danielsson och hennes kolleger Cornelia Wulff och Hugo Westerlund på Stressforskningsinstitutet. De har kommit fram till att vissa former av öppna kontorslandskap är positiva för ledarskapet.

Den här artikeln visar två saker:

1) Vilka fördelar det finns med att sitta i ett öppet landskap (utöver de pengar man kan spara på mindre kontorsytor).

2) Vad du faktiskt kan göra för att förbättra arbetsmiljön i ett kontorslandskap fullt av intryck och störande ljud.

Öppna kontorslandskap kommer inte att försvinna. Svenska storstäder växer. När allt fler ska tränga ihop sig i attraktiva innerstadslokaler med höga hyror kommer utvecklingen att gå i ännu snabbare takt mot fler öppna landskap och färre egna rum.

För dig som chef kan det underlätta att ha ett batteri med argument som stödjer beslutet att sitta öppet:

1. Ledarskapsnöjda medarbetare.
Enligt den färska studien från Stressforskningsinstitutet är medarbetare i mellanstora öppna landskap, där 10 till 24 personer ryms, mest nöjda med sin chef.

Studien har jämfört personer som sitter i egna rum, delade rum (två eller tre personer i ett rum), små kontorslandskap (för färre än tio personer), mellanstora kontorslandskap (10–24 personer) och stora kontorslandskap (fler än 24 personer), flexkontor (aktivitetsbaserade, där man inte har en bestämd plats) och kombikontor (med flera olika kontorstyper på samma arbetsplats). Totalt svarade 5 358 personer på undersökningen.

De fick bland annat svara på två huvudfrågor: ”Visar din chef omtanke om dig?” och ”Lyssnar din chef på dig, och tar till sig dina synpunkter?”. De fick också skatta hur väl chefen uppfyllde olika egenskaper som stark integritet och förmåga att inspirera. Minst nöjda med ledarskapet är de som delar ett rum med en eller två andra.

”De som sitter i öppna landskap har en bättre upplevelse av sin chef. Det kan bero på att relationen mellan chef och medarbetare blir mer avdramatiserad. Man får större förståelse för vad den andre arbetar med. Chefen ser dessutom på ett tidigare stadium om en medarbetare inte mår bra”, säger Christina Bodin Danielsson, en av tre författare bakom studien.

2. Minskat mejlande.
Det finns än så länge inga vetenskapliga studier som bekräftar detta, men flera företag har sett att den interna e-posttrafiken minskar när man gått från egna rum till öppna landskap.

På läkemedelsföretaget Glaxo Smith Kline i USA minskade e-posttrafiken med 50 procent och hastigheten på beslutsfattandet ökade med 25 procent sedan medarbetarna flyttade ut från egna rum och in i öppet landskap, enligt en artikel i Wall Street Journal. Framför allt är det ”ping pong”-mejlandet som minskar, om små detaljer.

3. Färre konflikter.
En än så länge opublicerad studie från Stressforskningsinstitutet pekar på att de som sitter i öppna landskap har färre stridigheter och att de löser konflikter bättre när de väl uppstår.

4. Vi flytt int’ (tillbaka).
De som provat öppna landskap vill sällan återgå till egna rum. Det visar ett flertal undersökningar som Christina Bodin Danielsson gjort under åren. På ett av de företag som suttit längst med en öppen planlösning – Volvo i Torslanda – är det nästan ingen som säger att de hellre vill ha eget rum. Det som medarbetare i stället önskar sig är en finjustering av det öppna kontoret, så att det blir luftigare och bättre anpassat till medarbetarnas arbetsuppgifter, enligt en artikel i tidningen Kollega.

5. Bättre gemenskap.
Enligt Christina Bodin Danielssons avhandling från 2010 var personer som satt i eget rum mest missnöjda med den sociala gemenskapen på jobbet. Mest nöjda med interaktionen på arbetsplatsen var personer som arbetade i flexkontor, en öppen lösning där medarbetarna väljer ny arbetsstation varje dag, och där det finns många ytor för samvaro.

6. Bättre sömn och hälsa.
Det finns negativa hälsoeffekter med att sitta i öppna landskap, men viss forskning pekar också på fördelar för psyket och fysiken. Personer i den öppna variant som kallas flexkontor har i Christina Bodin Danielssons studier rapporterat bättre sömn, högre arbetstillfredsställelse och bättre emotionell hälsa.

Hypotesen är att de mår bättre eftersom de har stor möjlighet till egenkontroll. I flexkontor kan medarbetarna påverka var och hur de vill sitta. De kan också välja att jobba hemifrån om det gynnar arbetsprestationen. En holländsk studie visar också att personer i flexkontor har mindre problem med spänningar i nacken än andra anställda.

Vad kan du som chef egentligen göra för att öka trivseln i det öppna landskapet? En hel del, menar Christina Bodin Danielsson.

1. Koppla in alla.
En delstudie i Christina Bodin Danielssons doktorsavhandling från 2010 visar att medarbetare som fått delta i förändringsarbetet när man bygger om kontor inte upplever de framtida störningarna som lika påfrestande.

”Engagera medarbetarna mer. Man tror ofta att det blir effektivare när bara ledningen får bestämma. Men det blir det sällan”, säger Christina Bodin Danielsson.

2. Prata om förhållningsregler.
Hur vill ni ha det? Måste man ha telefonen på ljudlöst? Får man ta privata samtal? Kom överens om vad som gäller och föregå själv med gott exempel. Det måste också vara accepterat att säga till en kollega som pratar lite för högt. Det är en del av dealen när man sitter så nära inpå varandra.

3. Ha olika typer av rum.
Det bör finnas tillräckligt med rum/ytor där man kan arbeta koncentrerat och i tystnad. Om det inte går att uppnå, se till att alla medarbetare har bra hörlurar för att stänga ute ljud.

”Var öppen för en kombinerad lösning med några egna rum och några öppna ytor. Man väljer ofta antingen eller. Kom ihåg att det finns arbetsuppgifter som utförs bäst i eget rum”, säger Christina Bodin Danielsson.

4. Var ärliga i processen.
Erkänn att ljud är ett problem. Lös det med mer heltäckningsmattor, fler gardiner, fler växter. Rummen som är vikta för koncentration måste vara ljudisolerade så att inget hörs ut. Där ska man kunna ha samtal utan att någon annan lyssnar.
Kanske är du fortfarande inte övertygad om att öppna landskap är bra för er organisation? Flera forskningsstudier tyder ju på motsatsen.

En doktorsavhandling från Högskolan i Gävle 2012 visade till exempel att medarbetarnas prestation försämras med upp till tio procent om de störs av vad kolleger i bakgrunden säger.

Till och med denna artikel har till­kommit hemma vid köksbordet, eftersom det inte fanns förutsättningar för bästa koncentration på kontoret. Bara det är väl exempel på kontorslandskapet som en misslyckad arbetsplats?

Kanske, om man har inställningen att det inte går att förbättra en stökig kontorsmiljö. Men genom att göra små finjusteringar av inredningen eller anpassa kontorsytan till olika arbetsuppgifter kan man åstadkomma stora förändringar. Men dit har inte alla arbetsgivare kommit än, menar Christina Bodin Danielsson.

”När man bygger kontor planerar man ofta för en arbetsplats där alla har egna rum, eller där alla sitter i öppet landskap. Det blir en lagom dålig lösning för alla. Det är bättre att kombinera olika typer av arbetsplatser inom ett kontor.”