Lean administration: Jaga bort tidstjuvarna

1. Kartlägg arbetsprocesserna

Det första steget är att kartlägga avdelningens arbetsprocesser – var börjar och slutar de? Man kan med fördel rita upp processerna för att bli tydligare.

2. Tavelmöten

Den viktigaste kanalen i arbetet är det som kallas för ”tavelmöten”. De hålls en gång i veckan och innefattar alla medarbetare, uppdelade i grupper om åtta till tio personer. Grupperna hålls små för att alla ska komma till tals. Det är viktigt för att kunna identifiera samtliga problem.

Inledningsvis kan det vara svårt för medarbetarna att känna sig bekväma med att prata, men det brukar släppa efter några möten. Chefen leder oftast tavelmötena. Men tanken är att även medarbetare ska ta rollen som ”vägvisare”, som det kallas på lean-språk.

3. Identifiera problem

Medarbetarna arbetar med att identifiera problem och strukturera upp dem i frekvens, orsak, nytta och effekt. Det är viktigt att inte utse någon syndabock, utan att koncentrera sig på hur och varför problemet har uppstått. Det kan hjälpa företaget att lära sig av misstagen. Gruppens arbete mynnar sedan ut i en åtgärdsplan, där en medarbetare får ansvaret för att driva genom förändringen.

4. Mer ansvar åt medarbetarna

Grunden för lean administration utgörs av medarbetarnas engagemang. Det innebär bland annat att en enskild medarbetare själv får arbeta med de förändringar han eller hon vill genomföra.

Det är chefens uppgift att följa upp att de verkligen genomförs, men medarbetarna får ta ansvaret för att hitta lösningar och sätta igång åtgärderna. I ett företag där alla medarbetare är delaktiga minskar risken för att saker hamnar mellan stolarna.