Effektiv workshop: Grunderna

För att en workshop ska bli så lyckad som möjligt måste alla medarbetare känna sig involverade, det måste finnas ett tydligt mål och resultet följas upp. Den måste med andra ord vara bra planerad. Här är några tips från ledarskapssidan Mindtools som hjälper dig planera och genomföra din workshop.

– Definiera målet.
Har du inget tydligt mål för workshopen är det bara slöseri med tid att hålla en.

– Bestäm vem som ska vara med.
Är det en föreläsning kan fler delta. Ska ni lösa ett specifikt problem eller hantera en fråga inom en viss grupp, bjud bara in de som är direkt berörda och därmed har intressanta idéer att komma med för bästa resultat.

– Plats och logistik. 
Hur många är ni? Hur mycket plats behöver ni? Behöver ni teknisk utrustning för talare eller powerpoints? Kommer ni hålla i någon form av aktiviteter? Hur länge ska den hålla på? Kommer mat eller sovplats behövas?

–  Gör ett schema.
Sätt upp några huvudpunkter efter hur ni ska nå målet med workshopen. Dela upp dem i mindre frågeställningar som är lättare att diskutera. Planera när och hur ni kommer använda teknik i form av bilder och till vilken aktivitet. Bestäm vad diskussioner och gruppövningar ska handla om. Hur lång tid ska de få ta?

För att din workshop ska bli lyckad måste alla deltagare känna sig involverade och bekväma att delta. Annars blir besluten svårare att implementera och du kommer att missa bra idéer och åsikter som kommer att ligga dolda.

Tänk på att:

– Många är nervösa att prata inför en stor grupp. Håll därför gruppdiskussioner små.

– Ha så mixade grupper som möljigt. Är ni flera avdelningar som är med – blanda gärna när ni ska diskutera för att få så många perspektiv som möjligt. Låt därmed inte medarbetarna välja grupper själva.

– Tänk genom hur idéerna från grupperna ska sparas. Ska de antecknas? Vem har ansvar för det i så fall?

– Är det många grupper så låt hela arbetslaget diskutera de olika idéerna efter att de presenterats.

Utvärdera
Låt alla deltagarna (gärna individuellt och anonymt) svara på vad som var bra, vad som kan bli bättre och vad de tyckte saknades. Fråga om de tycker att målet med workshopen lyckades.

Följ upp
Ha en plan för hur ni ska kommunicera ut till företaget vad ni bestämde på workshopen. Ska det ske via mail, via intranätet eller möten? Informera alla om vad som kommer att hända så att de som var med på workshopen vet att deras medverkan gav resultat. Följ upp besluten ni fattade. Arbetar ni efter dem? Om ja – hur fungerar det? Om inte – varför?