chefspress
Ta kontrollen! Här är effektivitetsexperten Petra Brasks bästa tips till överlastade chefer.

Lär dig överlista chefens värsta tidstjuvar

Ta tillbaka kontrollen över din tid med planering och smarta strategier.
Effektivitetskonsulten Petra Brask hjälper dig överlista de vanligaste chefsfällorna.

Petra Brask har hjälpt mängder av chefer att bli mer effektiva och få värdefull tid över till annat. I mätningar bland sina kurs- och utbildningsdeltagare ser hon att chefer lägger i snitt två timmar per dag bara på att hantera epost, två timmar på avbrott och oförutsedda händelser och resten av tiden går åt till möten.

”Det innebär att det som står på chefernas att göra lista istället görs på kvällar och helger”, säger hon.

Missa inte! Chefs webbkurs lär dig frigöra tid och energi

Det vanligaste feltänket Petra Brask ser är att man glömmer att sätta av tid för strategiskt och långsiktigt arbete, som lönesamtal och utvecklingssamtal.

”Det är ingen överraskning att de ska göras vissa perioder under året. Då kan man lika gärna lägga in dem för hösten och våren som preliminärbokade tider och sprida ut dem mer, så att inte allt klumpar ihop sig när man närmar sig deadline.

Petra Brask

Petra Brask är effektivitetsexpert som sedan 1995 utbildat chefer och medarbetare i en mängd olika organisationer, allt från FN till Coca-Cola. Hon är välkänd som tids- och effektivitetsexpert i både tv, radio och tidningar och är i höst aktuell med nya boken Vem bestämmer över din tid? Petra Brask samarbetar med tidningen Chef i artiklar, seminarier och utbildningar för att ge chefer de verktyg som är bra att ha koll på för en mer strukturerad och energifylld vardag, både på arbetet och hemma. Foto: Tina Kindblom

En annan vanlig miss är felbedömningar kring hur mycket oförutsedd tid som faktiskt går åt för ledare.

”Det innebär att man ofta går till jobbet på måndagen med en helt orealistisk att göra-lista. Mer av en önskelista faktiskt. Det gör att planeringen kraschar redan innan veckan har börjat”, förklarar Petra Brask.

Otydliga ansvarsområden är en annan tidstjuv som snabbt har seglat upp till en topplacering i mätningar på arbetsplatser, både i Skandinavien och internationellt.

”Vi behöver se till att tydliggöra roller och förväntningar. Då blir det också lättare för dina medarbetare att gå vidare i frågor utan fastna i långa beslutsbänkar.”

4 strategier som gör chefen mer effektiv

Ledarskap influerat av Lean kan vara till hjälp när stressade chefer behöver ta tillbaka kontrollen över sin tid. Petra Brask ger exempel:

Slimma din del i processen. När är jag som chef en flaskhals? Även om jag har delegerat så måste jag godkänna vissa saker och fatta beslut. Vilka väntar på detta?

Planera in fasta tider. Tider inplanerade i förväg för till exempel beslutsmöten, avstämningar, godkännande av interna saker som tid och resor kan underlätta. Kanske en inbokad fast tid för exempelvis offertgodkännande varje vecka?

Bli en här-och nu-chef. Du kan inte alltid kan finnas där och vara tillgänglig, det är en fysisk omöjlighet. Var istället extra närvarande när du är närvarande.

Sätt av egen fokustid. Se till att komma någonvart på din egen att göra-lista. Tänk förmiddagar = din egen tid och eftermiddagar = medarbetare och resten av världen.

FRIGÖR TID OCH ENERGI MED CHEFS WEBBKURS!

Petra Brask framför en illustration av tre lådor med texterna "kasta", "spara" och "slänga".

Chefs digitala grundutbildning i personlig effektivitet hjälper dig att prestera bättre på jobbet och må bättre genom att lära dig strategierna för att undvika stress.

Till webbkursen!

Relaterade artiklar

Björn Zoëga och Cissi Elwin.
Beslutsfattande

Sjukhusdirektören: "Läget på Karolinska var mycket värre än jag trodde"

Under pandemins början var Björn Zoëga, sjukhusdirektör på Karolinska, inställd på att han kunde dö. I det nya avsnittet av podden Chef Dilemma berättar han också om hur han vände miljardunderskott till vinst och varför vården behöver sluta se sig som offer.
Ett verktyg för reflektion har hjälpt Micael Broström, försäljnings- och marknadsdirektör på Elitfönster, att förstå hur medarbetarna verkligen mår och hur de ligger till.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Så ser chefen hur alla mår – på 5 minuter

”Jag letade efter en metod att säkerställa det närvarande, coachande och inkluderande ledarskapet”, säger Elitfönsters försäljnings- och marknadsdirektör Micael Broström. Han hittade det i en app.

nyfiknachefer
Beslutsfattande

Nyfikna chefer fattar bättre beslut

Nyfikenhet är en förutsättning för den transformativa tillväxt som vi behöver just nu. Forskningen visar på många av dess överraskande fördelar för affärerna.
waxholm
Beslutsfattande

Hotelldirektören: "Vi behöver stödpengarna nu!”

En orimlig regelbörda och långsam hantering av coronastöden är på väg att knäcka besöksnäringen, menar Thérèse Liljeqvist, vd på anrika Waxholms Hotell.

Liten hund på ett kontor
Arbetsmiljö

Husdjur på jobbet? Här är reglerna som gäller

Hemmajobb och ökad isolering har gjort att många skaffat husdjur under pandemin. Vad händer med dem när vi går tillbaka till arbetsplatserna? Chef reder ut vad som gäller kring att ha husdjur på jobbet.
Collage av vaccination/människor i kö
Beslutsfattande

Chefer som går före i vaccinationskön bryter mot lagen

Rubrikerna har varit många och svarta om ledare som gått före i vaccinationskön eller gett familjemedlemmar vaccin. Att som chef gå före eller göra avsteg från rangordningen strider mot svensk rätt, menar Niklas Juth, docent vid Karolinska Institutet.
HR och chefer behöver få bättre koll på orsakerna bakom sjukfrånvaron, menar Tobias Ekros, vd på MedHelp.
Annonssamarbete Chef + MedHelp

Blind fläck hos HR hindrar minskning av sjukfrånvaro

Arbetet med att sänka sjuktalen är viktigt, men ofta ineffektivt. En ny rapport pekar på flera möjliga orsaker.

Spargris som sjunker ner i vatten
Beslutsfattande

Ny forskning: Därför misslyckas megaprojekten

Lars Löfgren, forskare vid Försvarshögskolan, går i en avhandling till botten med varför prestigefyllda jätteprojekt så ofta misslyckas. ”Den här typen av projekt tenderar att styras av individer med starka maktambitioner som inte är mottagliga för riskanalyser”, säger han.