Klara svåra feedbacken – prata bara om dig själv

Som chef har du säkert bävat över att behöva ge feedback på något som faktiskt inte var bra alls – utan tvärtom riktigt, riktigt dåligt. Och vi vet nog alla hur synpunkterna kan komma att tas emot i andra änden: nämligen med dimridåer av bortförklaringar och förnekelse, som hamnar i vägen för all typ av förbättrande utveckling. Hur kan du återkoppla och samtidigt undvika att din medarbetare gräver ner sig i försvarsställning?

Anki Udd, ledarskapsexpert hos Ledarna och följeslagare i Chefs webbkurs Konflikthantering för chefer, lyfter fram jag-budskapet som en vattentät metod för dig som behöver ge respons av det mindre populära slaget. Genom att låta alla punkter utgå helt från dig själv – dina egna observationer, dina egna känslor, dina egna reaktioner – finns det ingen öppning för motparten att gå i försvar. Denne kan ju inte gärna ifrågasätta vad du har upplevt, eller hur?

När fokus flyttas från person till sakförhållande undviker du också att medarbetaren känner sig attackerad eller uthängd. Denne får därmed lättare att ta till sig budskapet. Ett anklagande och generaliserande påstående som ”Du kommer alltid för sent och slarvar med dina arbetsuppgifter” har mycket små chanser att tas emot väl.

Säg då hellre: ”Jag märkte att du kom in klockan 10 i måndags. Det kändes tråkigt att du missade min presentation på morgonmötet, jag tror den hade varit intressant för dig. Nu behöver jag hålla en separat briefing med dig, och hamnar efter med mina egna uppgifter. Jag skulle vilja att du prioriterade våra gemensamma möten, eller hör av dig om du inte kan vara med”.

I ett bra jag-budskap beskriver du någonting konkret, som mottagaren har alla chanser att göra någonting åt. Förklara hur problemet får dig att känna, och vilka de eventuella konsekvenserna blir. Dessutom kommer du med ett lösningsförslag att gå vidare med.

Dessa fraser kan vara användbara när du bygger upp ditt jag-budskap:

I Chefs webbkurs Konflikthantering för chefer ger Anki Udd fler matnyttiga tips på hur du tar dig an svåra situationer på arbetsplatsen, ökar ditt självförtroende och förebygger konflikter.