Har du drabbats av Powerpoint-sjukan?

Ni vet hur det kan vara: En bra Powerpoint-presentation gör oss engagerade, skapar energi eller får oss att förstå syftet med en förändring. En dålig Powerpoint-prestation får oss att vilja begå harakiri, i värsta fall. Eller i alla fall driva långt, långt bort i tankarna.

Få moderna företeelser är så hånade som Powerpoint-dragningar. Ändå används programmet i stort sett alla organisationer.

”What’s the power, what’s the point?”, frågar vi oss själva. För att några timmar senare sitta framför datorn och nitiskt finslipa ännu en presentation.

Vad många glömmer är att en bra presentation handlar om mycket mer än bilder och snygga typsnitt. En talare som bygger sitt framförande på att klicka fram bilder på en duk misslyckas med grundbultarna i en lyckad presentation: Att vara personlig, vända sig till publiken och framkalla reaktioner.

”Vill du att folk ska sitta där och känna engagemang så måste det du säger kännas nära. Du måste bjuda på dig själv. Generellt sett är vi ganska rädda för att lämna ut oss själva, Men det är det personliga som gör att folk litar på oss. Och tillit är viktigt för chefen”, säger Gunilla Gustafsson, expert på retorik och anställd på Retorikhuset. Där håller hon kurser för chefer i retorik.

Gunilla Gustafsson tycker att Powerpoint är ett utmärkt redskap för presentationer, om det används rätt. Men många tycker att det är så kul att använda programmet att de lägger ner mer tid på formgivning och utseende än på budskapet.

En föreläsare som ofta lyfts fram som ett föredöme när det kommer till Powerpoint är Martin Ingvar, hjärnforskare och professor i integrativ medicin.

I hans presentationer fungerar Powerpointbilderna som ett stöd till det han talar om. Illustrationerna och modellerna gör budskapet ännu tydligare.

Men du kan nå en ännu högre nivå i dina presentationer genom att använda dig av ett gammalt retoriskt knep.

Om du exempelvis vill att dina medarbetare ska känna starkt för en förändring i företaget är en bra metod att använda sig av en personlig historia. Du behöver inte ”hitta på” något, utan ös ur de lärdomar du har med dig i bagaget.

Enligt Harvard Business Review ska en sådan historia:

1. Komma från dina erfarenheter och visa vad du lärt dig av dem.

2. Väcka känslor hos din publik, så att den känns relevant för dem.

3. Inspirera din publik eftersom den visar på din passion och ditt engagemang i en idé eller i företaget.

4. Visa hur du har övervunnit hinder på väg mot ditt mål.

5. Innehålla ett levande exempel.

6. Lära publiken något.

Gunilla Gustafsson tror att många drabbas av Powerpoint-sjukan eftersom det är bekvämt.

”Det är både lätt och kul att sitta framför datorn. Men man måste komma ihåg att det inte är bilderna som engagerar. Det är vad du säger och hur du säger det.”

Hon tycker att chefer kan prova att vara lite gammeldags igen. Stå framför spegeln hemma, framför din presentation och lyssna på hur du låter. Titta också på ditt kroppspråk, vad utstrålar du?

”Första gången kommer det att kännas jobbigt att titta på sig själv. Men för varje gång du gör det går det lättare. Vill du verkligen få en förändring inom dig själv måste du jobba för den.”

Bonusläsning: The world’s worst Powerpoint presentations

Har du drabbats av Powerpoint-sjukan? Testa dig själv i faktarutan.

Fotnot: Artikeln är en bearbetning av en text som ursprungligen publicerades i Chef 2009.