Cissi Elwin: Så hanterade vi vår tuffa höst

Det var en så tung stämning på vår senaste Chefsgrupp. Vi skulle egentligen ha pratat om hur vi skulle skapa en ny kundklubb. Men alla satt som vissna blommor och slokade. Det fanns ingen energi alls i rummet.

Det har varit en jobbig höst på Chef. Vi har bytt datasystem för att kunna hantera våra kunder (er) snabbare och mer skräddarsytt. Och trots att alla sagt till oss att det är bland det jobbigaste och mest omfattande man kan göra, kände vi att vi helt enkelt var tvungna att hitta en modernare och flexiblare lösning än den vi suttit fast i under så många år.

Vi tryckte på knappen i augusti och var inställda på ett par veckors stök. Men nu var det oktober och undantagstillståndet bara fortsatte, vecka ut och vecka in. Visst gick det framåt. Men andra saker vi skulle göra blev lidande och vår proffsiga och ambitiösa marknadsavdelning blev alltmer frustrerad. Vi är en liten arbetsplats, 28 stycken, och är noga med att ha en rimlig arbetsbelastning och roligt på jobbet. Men nu blev det alltmer slutet och snäsigt. Man skippade träningen och satt med macka vid datorn till lunch.

Jag som själv har varit utbränd kände mig maktlös av att se hur medarbetare slets ner av att saker som borde fungera automatiskt, krävde timmar av handpåläggning. Och det fanns ingen att delegera till. Konsulterna jobbade dygnet runt och även de började krokna. 

När man pratar om agila arbetssätt och ständig utveckling som det nya normala tänker man inte alltid på att det i så fall måste finnas lite slack på linan för att man ska ha den kraft, energi och kreativitet som behövs för att komma på nya idéer och orka genomföra dem. När allt skiter sig gäller det att stanna upp och hämta hem.

Vi satt tysta en stund på Chefsgruppen. Och så konstaterade vi att vi kommit till en punkt där vi måste göra en plan för hur man klarar sig i kaos över tid. Våra problem håller på att lösa sig, steg för steg, men det kommer att ta fram till årsskiftet innan allt är på banan.

Så hur ska vi överleva till dess, var frågan. För nu var problemen för stora för att kunna hanteras av bara en avdelning. Nu behövde vi involvera hela företaget i lösningarna.

Vi började med att spy ur oss. Vad är det för tankar som mal i våra huvuden? Obekväma känslor av otillräcklighet och skuld, både på jobbet och hemma, fick ta plats. Rädslan för att inte klara målen, att budgeten skulle spricka, att själv inte duga …

Sedan började vi rensa. Vad var fakta, vad var fantasier? Vem skulle ta ansvar för vad? Måste alla vara lika involverade? Vilka skulle krishantera och vilka skulle ägna sig åt den dagliga verksamheten i stället? Och så gjorde vi en gemensam plan. Alla på Chef måste informeras ordentligt om läget.

Vår vice vd Calle och vår marknadschef Sandra bjöd in alla på Chef till ett hackathon och hälften av alla medarbetare satt en kväll och betade av kundärenden som måste lösas manuellt. Det bjöds på godis och pizza och blev alltmer fnittrigt ju längre kvällen led.

Men alla som var där fick både en massa jobb gjort och en insikt i vilka komplexa ärenden marknadsavdelningen hanterar. Det skapades en vi-känsla den kvällen. Och den har spridit sig.

Det är fortsatt mycket att hantera. Men luften har blivit lite lättare att andas. Det skrattas igen. Och i morgon ska vi äta tårta, för då har vi uppnått vårt första delmål.