mote-konversation
Skilj på möte och konversation. Foto: New Old Stock

Bli mer effektiv – sluta kalla samtal för möte

Konferenser, informationsträffar och konversationer är inte möten. Bli mer effektiv genom att skära ner på möten och sluta kalla allt för möten.

Håller din organisation många och ineffektiva möten? Dags att ändra på det.

Börja med att 1, sluta kalla alla era träffar för möten och 2, börja ifrågasätta meningen med era möten och om det är nödvändigt att ni har dem.

”Organisationer drunknar i ineffektiva möten och en av anledningarna till det är att vi kallar dem för just möten. Vill vi ha färre, mer meningsfulla möten måste vi börja använda mer robusta uttryck för att beskriva dem”, skriver författaren och mötesexperten Al Pittampalli i en artikel i Harvard Business Review.

Al Pittampalli, menar att konversationer, workshops och brainstormning är exempel på aktiviteter som ofta felaktigt kallas möten.

1. Konversationer.
Möten kräver förberedelser och har ett syfte. Ett samtal mellan två personer är därför inget möte. Det är en konversation.

2. Workshops.
Du jobbar inte aktivt i ett möte. Antingen sitter du i ett möte eller så jobbar du. Därför: Skilj på en workshop där ni jobbar tillsammans och på ett möte där syftet är något annat än att arbeta praktiskt.

3. Brainstormning.
Varför kalla det ett brainstormningsmöte när det ju är en brainstormning? Det tar fokus från syftet.

Genom att sluta kalla alla aktiviteter för möten så utkristalliseras målet med att man samlas vilket förenklar att bli effektiva under träffen.

Det finns också ofta anledning till att skära ner antalet möten på ett företag för att bli mer effektiv. Exempelvis om mötet är något som hålls på rutin eller om målet med mötet är det sociala sammanhanget.

Läs också: Få alla att engagera sig i brainstormningen

Här är fyra mötesformer du som chef kan sluta använda redan nu:


Infomöten:

Om du som chef brukar samla hela arbetslaget varje gång du har information att delge, så stör du deras koncentration och tar tid från deras arbetsuppgifter. Varför inte skicka ut ett mejl, ett dokument eller ta infon med de berörda en och en? Det kanske blir mer jobb för dig – men mycket mindre jobb för dina medarbetare.

Sociala möten:
Det är möten där ni kanske har en punkt ni ska diskutera men där huvudmålet egentligen är att medarbetarna ska kunna umgås och socialisera med varandra. Och det är ofta en dålig idé. Håll istället en teambuilding eller fest – men tänk på att göra det frivilligt. Någon kanske faktiskt föredrar att vara hemma och jobba.

Formalitetsmöten:
Har ni fasta möten som till exempel måndagsmöten? Varför? Om svaret är att det är måndag, stryk det fasta mötet direkt. Ställ er inte frågan: Vad ska vi diskutera? Fråga er istället: Finns det något värt att diskutera idag?

Beslutsmöten:
Beslut tas inte i ett möte. Beslut tas av ledare. Däremot är medarbetares åsikter och idéer viktiga att luta besluten emot. Så kalla istället dessa möten för argumentationsmöten eller idémöten till exempel.

Tips: Kom ihåg att även om du är ledare och fattar besluten, så betyder det inte att din åsikt, eller idé, alltid är den bästa. Lyssna på medarbetarna och fatta ett övervägt beslut efter de bästa idéerna.

Relaterade artiklar

Björn Zoëga och Cissi Elwin.
Beslutsfattande

Sjukhusdirektören: "Läget på Karolinska var mycket värre än jag trodde"

Under pandemins början var Björn Zoëga, sjukhusdirektör på Karolinska, inställd på att han kunde dö. I det nya avsnittet av podden Chef Dilemma berättar han också om hur han vände miljardunderskott till vinst och varför vården behöver sluta se sig som offer.
Carolina Åberg, HR director på Nordax, laborerar fram nya arbetssätt för hösten. Foto: Karina Ljungdahl
Annonssamarbete Chef + &frankly

"Risk att bli som gigare – i stället för kollegor"

Följ noga vad som händer när höstens nya arbetssätt laboreras fram. Det finns många möjligheter, men också risker med en ökad andel distansarbete, säger
Carolina Åberg på Nordax.

nyfiknachefer
Beslutsfattande

Nyfikna chefer fattar bättre beslut

Nyfikenhet är en förutsättning för den transformativa tillväxt som vi behöver just nu. Forskningen visar på många av dess överraskande fördelar för affärerna.
waxholm
Beslutsfattande

Hotelldirektören: "Vi behöver stödpengarna nu!”

En orimlig regelbörda och långsam hantering av coronastöden är på väg att knäcka besöksnäringen, menar Thérèse Liljeqvist, vd på anrika Waxholms Hotell.

Liten hund på ett kontor
Arbetsmiljö

Husdjur på jobbet? Här är reglerna som gäller

Hemmajobb och ökad isolering har gjort att många skaffat husdjur under pandemin. Vad händer med dem när vi går tillbaka till arbetsplatserna? Chef reder ut vad som gäller kring att ha husdjur på jobbet.
Collage av vaccination/människor i kö
Beslutsfattande

Chefer som går före i vaccinationskön bryter mot lagen

Rubrikerna har varit många och svarta om ledare som gått före i vaccinationskön eller gett familjemedlemmar vaccin. Att som chef gå före eller göra avsteg från rangordningen strider mot svensk rätt, menar Niklas Juth, docent vid Karolinska Institutet.
Håkan Bergsten, kommunchef i Flen, ser hur bland annat ledarskap och delaktighet har stärkts.
Annonssamarbete Chef + Winningtemp

Kommunchefens metod för bättre ledarskap

Mätbart bättre ledarskap, arbetsglädje, arbetssituation, engagemang och delaktighet. Här är receptet från Flens kommun.

Spargris som sjunker ner i vatten
Beslutsfattande

Ny forskning: Därför misslyckas megaprojekten

Lars Löfgren, forskare vid Försvarshögskolan, går i en avhandling till botten med varför prestigefyllda jätteprojekt så ofta misslyckas. ”Den här typen av projekt tenderar att styras av individer med starka maktambitioner som inte är mottagliga för riskanalyser”, säger han.