mote-konversation
Skilj på möte och konversation. Foto: New Old Stock

Bli mer effektiv – sluta kalla samtal för möte

Konferenser, informationsträffar och konversationer är inte möten. Bli mer effektiv genom att skära ner på möten och sluta kalla allt för möten.

Håller din organisation många och ineffektiva möten? Dags att ändra på det.

Börja med att 1, sluta kalla alla era träffar för möten och 2, börja ifrågasätta meningen med era möten och om det är nödvändigt att ni har dem.

”Organisationer drunknar i ineffektiva möten och en av anledningarna till det är att vi kallar dem för just möten. Vill vi ha färre, mer meningsfulla möten måste vi börja använda mer robusta uttryck för att beskriva dem”, skriver författaren och mötesexperten Al Pittampalli i en artikel i Harvard Business Review.

Al Pittampalli, menar att konversationer, workshops och brainstormning är exempel på aktiviteter som ofta felaktigt kallas möten.

1. Konversationer.
Möten kräver förberedelser och har ett syfte. Ett samtal mellan två personer är därför inget möte. Det är en konversation.

2. Workshops.
Du jobbar inte aktivt i ett möte. Antingen sitter du i ett möte eller så jobbar du. Därför: Skilj på en workshop där ni jobbar tillsammans och på ett möte där syftet är något annat än att arbeta praktiskt.

3. Brainstormning.
Varför kalla det ett brainstormningsmöte när det ju är en brainstormning? Det tar fokus från syftet.

Genom att sluta kalla alla aktiviteter för möten så utkristalliseras målet med att man samlas vilket förenklar att bli effektiva under träffen.

Det finns också ofta anledning till att skära ner antalet möten på ett företag för att bli mer effektiv. Exempelvis om mötet är något som hålls på rutin eller om målet med mötet är det sociala sammanhanget.

Läs också: Få alla att engagera sig i brainstormningen

Här är fyra mötesformer du som chef kan sluta använda redan nu:


Infomöten:

Om du som chef brukar samla hela arbetslaget varje gång du har information att delge, så stör du deras koncentration och tar tid från deras arbetsuppgifter. Varför inte skicka ut ett mejl, ett dokument eller ta infon med de berörda en och en? Det kanske blir mer jobb för dig – men mycket mindre jobb för dina medarbetare.

Sociala möten:
Det är möten där ni kanske har en punkt ni ska diskutera men där huvudmålet egentligen är att medarbetarna ska kunna umgås och socialisera med varandra. Och det är ofta en dålig idé. Håll istället en teambuilding eller fest – men tänk på att göra det frivilligt. Någon kanske faktiskt föredrar att vara hemma och jobba.

Formalitetsmöten:
Har ni fasta möten som till exempel måndagsmöten? Varför? Om svaret är att det är måndag, stryk det fasta mötet direkt. Ställ er inte frågan: Vad ska vi diskutera? Fråga er istället: Finns det något värt att diskutera idag?

Beslutsmöten:
Beslut tas inte i ett möte. Beslut tas av ledare. Däremot är medarbetares åsikter och idéer viktiga att luta besluten emot. Så kalla istället dessa möten för argumentationsmöten eller idémöten till exempel.

Tips: Kom ihåg att även om du är ledare och fattar besluten, så betyder det inte att din åsikt, eller idé, alltid är den bästa. Lyssna på medarbetarna och fatta ett övervägt beslut efter de bästa idéerna.

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

musk12
Beslutsfattande

Så ser Elon Musks arbetsdagar ut

Han skyr mejlkorgen, slarvar med maten och jobbar upp till 100 timmar i veckan. Så här ser en vanlig arbetsdag ut för Tesla-grundaren Elon Musk.
Martin Allerby, AGA. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

"Helhetssynen har gjort mig till en bättre chef"

När civilingenjören Martin Allerby erbjöds en ny cheftjänst på AGA ville han fördjupa sina kunskaper i ekonomi. Executive MBA-programmet vid Stockholms Universitet gav honom dessutom en förståelse för helheten. ”Den helhetssynen har gjort mig till en mer kompetent medarbetare och chef”, säger han.
personal-och-chef-artikel
Beslutsfattande

Toppcheferna: Så lär du dig det vinnande ledarskapet

Lär dig lyfta medarbetare, bygga företagskultur och skapa starka team. Här är strategierna som används av tre av Sveriges bästa chefer 2018. Möt dem på Personal & Chef 2019 – och lär av de bästa.
johanna123
Beslutsfattande

Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Alltför väldrillade chefer, fostrade i managementbyråkrati, är det största hindret för en effektivare offentlig sektor med självständiga medarbetare.

trust
Beslutsfattande

3 tecken att du är en ledare med tillit

Ditt förtroende är ett kapital du vill vara rädd om som ledare. Men vad krävs för att du bygga upp, behålla och inte försaka det? Här är 3 nycklar du vill ha koll på.
googlestudien
Beslutsfattande

Googlestudie: 10 saker chefen måste leva upp till

Uppdaterar svaren i den 10-åriga studien.

Catrin Viksten, Ersta diakoni
03:02
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

"Nu maxar jag mitt ledarskapslärande"

Video:

Maxa effekten av ditt lärande – genom att kombinera studier med ditt vanliga jobb. ”Det gör Executive MBA-utbildningen jag går väldigt effektfull”, säger Catrin Viksten, chef på Ersta diakoni.

hogpresterare-2
Arbetsmiljö

Siffror: Kraftig ökning av sjuka chefer

Allt fler chefer hamnar i lång sjukfrånvaro. Främst är det kvinnliga chefer som är drabbade, visar nya siffror.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden