mote-konversation
Skilj på möte och konversation. Foto: New Old Stock

Bli mer effektiv – sluta kalla samtal för möte

Konferenser, informationsträffar och konversationer är inte möten. Bli mer effektiv genom att skära ner på möten och sluta kalla allt för möten.

Håller din organisation många och ineffektiva möten? Dags att ändra på det.

Börja med att 1, sluta kalla alla era träffar för möten och 2, börja ifrågasätta meningen med era möten och om det är nödvändigt att ni har dem.

”Organisationer drunknar i ineffektiva möten och en av anledningarna till det är att vi kallar dem för just möten. Vill vi ha färre, mer meningsfulla möten måste vi börja använda mer robusta uttryck för att beskriva dem”, skriver författaren och mötesexperten Al Pittampalli i en artikel i Harvard Business Review.

Al Pittampalli, menar att konversationer, workshops och brainstormning är exempel på aktiviteter som ofta felaktigt kallas möten.

1. Konversationer.
Möten kräver förberedelser och har ett syfte. Ett samtal mellan två personer är därför inget möte. Det är en konversation.

2. Workshops.
Du jobbar inte aktivt i ett möte. Antingen sitter du i ett möte eller så jobbar du. Därför: Skilj på en workshop där ni jobbar tillsammans och på ett möte där syftet är något annat än att arbeta praktiskt.

3. Brainstormning.
Varför kalla det ett brainstormningsmöte när det ju är en brainstormning? Det tar fokus från syftet.

Genom att sluta kalla alla aktiviteter för möten så utkristalliseras målet med att man samlas vilket förenklar att bli effektiva under träffen.

Det finns också ofta anledning till att skära ner antalet möten på ett företag för att bli mer effektiv. Exempelvis om mötet är något som hålls på rutin eller om målet med mötet är det sociala sammanhanget.

Läs också: Få alla att engagera sig i brainstormningen

Här är fyra mötesformer du som chef kan sluta använda redan nu:


Infomöten:

Om du som chef brukar samla hela arbetslaget varje gång du har information att delge, så stör du deras koncentration och tar tid från deras arbetsuppgifter. Varför inte skicka ut ett mejl, ett dokument eller ta infon med de berörda en och en? Det kanske blir mer jobb för dig – men mycket mindre jobb för dina medarbetare.

Sociala möten:
Det är möten där ni kanske har en punkt ni ska diskutera men där huvudmålet egentligen är att medarbetarna ska kunna umgås och socialisera med varandra. Och det är ofta en dålig idé. Håll istället en teambuilding eller fest – men tänk på att göra det frivilligt. Någon kanske faktiskt föredrar att vara hemma och jobba.

Formalitetsmöten:
Har ni fasta möten som till exempel måndagsmöten? Varför? Om svaret är att det är måndag, stryk det fasta mötet direkt. Ställ er inte frågan: Vad ska vi diskutera? Fråga er istället: Finns det något värt att diskutera idag?

Beslutsmöten:
Beslut tas inte i ett möte. Beslut tas av ledare. Däremot är medarbetares åsikter och idéer viktiga att luta besluten emot. Så kalla istället dessa möten för argumentationsmöten eller idémöten till exempel.

Tips: Kom ihåg att även om du är ledare och fattar besluten, så betyder det inte att din åsikt, eller idé, alltid är den bästa. Lyssna på medarbetarna och fatta ett övervägt beslut efter de bästa idéerna.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

chefarg
Arbetsmiljö

Hon får 3,2 miljoner – för att stoppa ilskna chefer

Ilsken chef – något man skrattar bort med en klackspark eller faktiskt farligt för hälsan? Studier pekar på det senare. Och snart kanske vi vet hur chefen ska förhindra sina känsloutbrott.

elisabeth-wennstrom1
02:19 min
Annonssamarbete Chef + ManpowerGroup

Årets Chef: "Lär dig leda med Styrkefokus"

Video:

Fokusera på styrkorna för att lyfta dina medarbetare, ditt ledarskap och resultat. Elisabeth Wennström, Årets Chef 2018 berättar om modellen bakom hennes ledarskap.

cissikro%cc%88nne
Beslutsfattande

Cissi Elwin: Så hanterade vi vår tuffa höst

Ingen energi på kontoret och medarbetare som började krokna under arbetsbördan. Det har varit en jobbig höst på Chef. Cissi Elwin skriver om krishanteringen i sin krönika och ger sju tips för att komma tillrätta med en ohållbar situation.
robot-8
Beslutsfattande

Här är svenska roboten som arbetstränar medarbetare

Nu är den lanserad – den svenska roboten Furhat som tagit sex år att utveckla. Den kan arbetsträna nya medarbetare i kniviga sociala situationer och göra mer fördomsfria arbetsintervjuer.
passivchef
Arbetsmiljö

Därför är passiva chefer skadliga

Ny forskning lyfter fram ”låt gå”-chefen som den mest skadliga. Här är skälen till varför du vill undvika ledarstilen.

ledmedkanslor
Beslutsfattande

Förre SVT-chefen: ”Använd känslor – i din ledarstil”

Skapa struktur och frihet i de kreativa processerna, skriver förre SVT-chefen Martin Österdahl. Efter två omgångar med Eurovision delar han sina tankar om att leda kreativa projekt.
Lars-Olof Moberg, Länsförsäkringar
Annonssamarbete Chef + &frankly

"Så hjälper vi varandra att växa"

Lars-Olof Moberg vände en negativ spiral. Mindre stress, mer engagemang hos medarbetarna – och 30 procents högre lönsamhet.
”Verktyget vi använder hjälpte oss att sätta igång en dialog och skapa förändring.”

egeskape
Beslutsfattande

Egenskapen som skapar framgång

En egenskap är extra viktig i en snabbrörlig värld, menar en ny studie. För att lyckas som ledare krävs det att du är ödmjuk inför att hela tiden lära dig nya saker.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden