mote-konversation
Skilj på möte och konversation. Foto: New Old Stock

Bli mer effektiv – sluta kalla samtal för möte

Konferenser, informationsträffar och konversationer är inte möten. Bli mer effektiv genom att skära ner på möten och sluta kalla allt för möten.

Håller din organisation många och ineffektiva möten? Dags att ändra på det.

Börja med att 1, sluta kalla alla era träffar för möten och 2, börja ifrågasätta meningen med era möten och om det är nödvändigt att ni har dem.

”Organisationer drunknar i ineffektiva möten och en av anledningarna till det är att vi kallar dem för just möten. Vill vi ha färre, mer meningsfulla möten måste vi börja använda mer robusta uttryck för att beskriva dem”, skriver författaren och mötesexperten Al Pittampalli i en artikel i Harvard Business Review.

Al Pittampalli, menar att konversationer, workshops och brainstormning är exempel på aktiviteter som ofta felaktigt kallas möten.

1. Konversationer.
Möten kräver förberedelser och har ett syfte. Ett samtal mellan två personer är därför inget möte. Det är en konversation.

2. Workshops.
Du jobbar inte aktivt i ett möte. Antingen sitter du i ett möte eller så jobbar du. Därför: Skilj på en workshop där ni jobbar tillsammans och på ett möte där syftet är något annat än att arbeta praktiskt.

3. Brainstormning.
Varför kalla det ett brainstormningsmöte när det ju är en brainstormning? Det tar fokus från syftet.

Genom att sluta kalla alla aktiviteter för möten så utkristalliseras målet med att man samlas vilket förenklar att bli effektiva under träffen.

Det finns också ofta anledning till att skära ner antalet möten på ett företag för att bli mer effektiv. Exempelvis om mötet är något som hålls på rutin eller om målet med mötet är det sociala sammanhanget.

Läs också: Få alla att engagera sig i brainstormningen

Här är fyra mötesformer du som chef kan sluta använda redan nu:


Infomöten:

Om du som chef brukar samla hela arbetslaget varje gång du har information att delge, så stör du deras koncentration och tar tid från deras arbetsuppgifter. Varför inte skicka ut ett mejl, ett dokument eller ta infon med de berörda en och en? Det kanske blir mer jobb för dig – men mycket mindre jobb för dina medarbetare.

Sociala möten:
Det är möten där ni kanske har en punkt ni ska diskutera men där huvudmålet egentligen är att medarbetarna ska kunna umgås och socialisera med varandra. Och det är ofta en dålig idé. Håll istället en teambuilding eller fest – men tänk på att göra det frivilligt. Någon kanske faktiskt föredrar att vara hemma och jobba.

Formalitetsmöten:
Har ni fasta möten som till exempel måndagsmöten? Varför? Om svaret är att det är måndag, stryk det fasta mötet direkt. Ställ er inte frågan: Vad ska vi diskutera? Fråga er istället: Finns det något värt att diskutera idag?

Beslutsmöten:
Beslut tas inte i ett möte. Beslut tas av ledare. Däremot är medarbetares åsikter och idéer viktiga att luta besluten emot. Så kalla istället dessa möten för argumentationsmöten eller idémöten till exempel.

Tips: Kom ihåg att även om du är ledare och fattar besluten, så betyder det inte att din åsikt, eller idé, alltid är den bästa. Lyssna på medarbetarna och fatta ett övervägt beslut efter de bästa idéerna.

Relaterade artiklar

Så kan du rädda dina misstag som chef.
Beslutsfattande

5 steg: Så gör du det bästa av läget - efter misstaget

Handen på hjärtat så har vi nog alla gjort ett par rejäla missar i yrkeslivet. Att fela är mänskligt, men det är hur vi reagerar på misstagen som spelar roll. Här är fem tips för att rädda ansiktet.
Så hanterar du en full inkorg efter semestern.
Beslutsfattande

Så tacklar du en överfull inkorg efter semestern

Du är tillbaka på kontoret och på glatt humör efter semestern – i tio minuter, innan du öppnat den proppfulla inkorgen. Håll tårarna borta och mejlen i schack med dessa tips.
Tre av fem chefer litar på beslut tagna av artificiell intelligens.
Beslutsfattande

3 av 5 chefer litar på AI-beslut

I en ny rapport från IT-företaget Fujitsu ger företagsledare sin bild av den digitala transformationen - där hela 60 procent sätter sin tilltro till AI-fattade beslut.
De ekonomiska vanorna som ger klirr i kassan.
Beslutsfattande

6 ekonomiska vanor som ger klirr i kassan

Semestertider innebär ofta ökade utgifter. Den som gärna unnar sig lite extra även till vardags bör ta till sig dessa sex vanor för att hålla i sparkapitalet.
En ny studie visar att chefer är bättre på samarbete än andra.
Beslutsfattande

Forskning: Chefer söker samarbete – når framgång

En ny studie från Ekonomihögskolan i Lund visar att nidbilden av företagsledare som vinstinriktade strebers inte stämmer – de är tvärtom bättre på att samarbeta än andra.
kontorledighet
Beslutsfattande

Därför väljer 4 av 10 chefer att sluta: ”Drunknar i pappersarbete”

Nu visar en studie som Ledarna presenterar skälen till varför nästan hälften av cheferna väljer andra karriärvägar.
pg1
Beslutsfattande

Sinnebilden av en svensk chef 2019: PG Gyllenhammar

PG Gyllenhammar kanske var som hetast på 80-talet och i början av 90-talet. Men trots det är den förre Volvochefen flest tänker på när de tänker på en chef, visar en ny undersökning.
utsedd
Beslutsfattande

5 saker framgångsrika ledare gör helt annorlunda

Alla chefer vill leda medarbetare som är motiverade och känner att arbetet är meningsfullt. Men hur gör du för att lyckas? Här är 5 punkter som framgångsrika ledare följer.