Varg Gyllander: Så hanterar du en kris 

I MER ÄN TVÅ decennier har Varg Gyllander varit strategisk och operativ krishanterare.

Under några av svensk samtids mest uppmärksammade händelser – från terrordåd och spektakulära rån, till djupa förtroendekriser och mediedrev – har han varit Polisens presschef, strategisk rådgivare till rikspolischefen och operativ krishanterare.  

Men en av hans största karriärframgångar skedde i hans frånvaro.

Det var under terrordådet på Drottninggatan i Stockholm 2017.

Samtidigt som polisen larmades var Varg Gyllander tvungen att gå hem från jobbet för att han temporärt förlorat närminnet på grund av utbrändhet.  

Men i hans frånvaro steppade hans enhet med pressekreterare in. Och organiserade sig själva. De åkte till ledningscentralerna, började skriva och rapportera i realtid. Det upprättades ett kommunikationsnav från MSB (numera Myndigheten för civilt försvar) med all myndighetsinformation på en och samma sida, bestående av endast verifierad information.

Från att larmet gick hos polisen till att relevant information gick ut tog det inte mer än en halvtimme, berättar han. 

Varg Gyllander, som hade fått stränga förhållningsorder från sin chef att stanna hemma, skickade ett SMS som kom att visa sig väldigt viktigt. Han skrev: ”Se till att min personal får mat.”  

”Då lärde jag mig att mat är en nyckel i krishantering”, minns Varg Gyllander. 

Sedan 2023 arbetar Varg Gyllander i egen regi med krishantering, men också som medieexpert och deckarförfattare. Han delar gärna med sig av både framgångar och misstag under alla år – och vad han lärt av dem. 

Han minns hur han upprörde en hel poliskår genom att slänga flera hundra donuts i en container på polishusets innergård (en gåva från Dunkin’ Donuts som annars hade kommit att betraktas som en muta, och som inte heller enligt lag fick skänkas vidare).

Men också hur hans livs största misstag, en dålig faktakoll och felbedömning av information, blev startskottet för Husbykravallerna som kom att kosta Polisen 200 miljoner kronor. Felaktig information gick ut om att en kille som polisen skjutit hade körts till sjukhus när han i själva verket låg kvar död i sin lägenhet. Det ledde till uppfattningen att polisen ”mörkat” detta och orsakade kravallerna. 

”Kriser handlar alltid om människor. Om vi hanterar människor rätt minskar eller förhindrar vi krisen. Om vi hanterar människor fel ökar eller försvårar vi krisen”, säger Varg Gyllander. 

De första frågorna Varg Gyllander ställer sig i början av en krishantering handlar därför inte om budskap eller media, utan om just individen: Hur mår hen? Hur uppfattar hen situationen? Vilket stöd behövs internt – från chef, kolleger och organisation? 

En annan del av en krishantering innebär ofta att hantera en extern förtroendekris, enligt Varg Gyllander: När något uppstår som kritiskt granskas utifrån, vad gör man då? 

”Jag försöker hela tiden ha ett helikopterperspektiv. Hur gör vi det bästa av den situation som uppstått?” 

Hans tydliga råd är att man som chef inte ska gå in i krisen: Kliv inte in och försök detaljstyra, utan stå utanför och håll ett öga på allt.  

I ett krisläge är det lätt att bli känslosam och agera kortsiktigt, men enligt Varg Gyllander är det den långsiktiga lösningen man måste hitta, och att den interna kommunikationen oftast är den viktigaste.  

”På lång sikt får man med sig sina medarbetare om man spelar sina kort väl. Men det misslyckas man ofta med eftersom man fokuserar för mycket utåt i stället för inåt. Alla utvärderingar pekar på att internkommunikationen tar stryk först.” 

Genom att regelbundet göra krishanteringsövningar såväl på strategisk nivå, som operativt genom diskussioner på arbetsplatsträffar, kan man förbereda medarbetarna mentalt och praktiskt. 

”Förberedda personer vet vad de ska göra, de har krishanteringen i kroppen. De springer inte och hämtar en pärm, utan agerar intuitivt.” 

Varg Gyllander säger att det är hans evangelium när det gäller krishantering.  

”Håll inte på med jättestora en-gång-vart-tredje-år-övningar med långa dokument och flödesscheman. För det kommer inte att funka när det smäller. Du behöver göra små enkla övningar så att alla vet vad de ska göra i vardagen, då vet de också vad de ska göra i kris.” 

När det handlar om att träna människorna anser han att det bästa man kan göra är att lägga beslag på det så kallade APT-timmarna (de lagstadgade arbetsplatsträffarna).  

”Lägg upp ett problem på bordet och prata om det i en timme. Det som då sker är magiskt”, säger han och fortsätter: 

”Folk blir extremt kreativa. Det kan ta ett par gånger innan man värmt upp dem, men sedan börjar de tänka. Någon kommer på att det inte ens går att komma in i huset för att det är avkodat på helgen, sedan upptäcker man att flera i gruppen gör samma sak och överlappar varandra. När man har gjort denna övning några gånger, då har man det i kroppen. Då blir krishanteringen intuitiv. Och det visar forskningen är grejen!” 

”Dessutom”, tillägger han, ”det kostar ingenting, ni har roligt, ni lär er saker och ni lär känna varandra. Det funkar utmärkt som teambuilding.”  

Han återvänder till det som hände under krishanteringen av terrordådet på Drottninggatan: 

”Under förutsättning att de är tränade kommer människor att göra rätt saker. Det var precis det som hände vid dådet på Drottninggatan. Jag var tvungen att lita på medarbetarna. Hade jag varit där hade jag förmodligen farit runt som en yr höna, hamnat i stress och fattat en massa konstiga beslut.”