Undvik projektets fyra fällor

Projekt kan betyda problem. Troligen får du slåss med projektledaren om resurser. Kanske riskerar du att få en grupp inom gruppen som avskärmar sig från resten av företaget. I värsta fall tar projektet helt enkelt aldrig slut.
Ta makten genom att använda styrgruppen så får du mer inflytande. Och var inte rädd för formalia. En del byråkrati behövs för att undvika de värsta projektproblemen säger Olle Lundin författare till boken »Projekt för chefer«.

Fälla 1:

Dragkamp om resurser
Du har blivit ombedd att ställa en av dina medarbetare till förfogande i ett projekt. Du väljer Maria som behöver en ny utmaning. Överenskommelsen är att Maria ska arbeta halvtid med projektet och halvtid med sina vanliga arbetsuppgifter. Men ju längre projektet går desto mer uppslukad blir hon och börjar missköta sina löpande uppgifter. Du går till projektledaren som hävdar att projektet just nu är i ett intensivt läge och att alla resurser behövs.

Lösning:
Tro aldrig att du kan besluta saker om projekt i korridoren. För att verkligen ha koll på läget behöver du sitta i styrgruppen. Se till att gruppen ses regelbundet, minst en gång i månaden under projektets gång för att fatta beslut om mål och förändring av mål.
Det är där du måste ta resursdiskussionen.
Varför inte sätta upp ramar från början: I augusti jobbar Kalle på 25 procent med projektet för att sedan göra 75 under september och oktober och avrunda i november med 25 procent. Kanske ska ni till och med bestämma veckodagar som är vikta för projektet. Det är viktigt att du som resursägare tar din plats i styrgruppen på allvar.
Vid akut dragkamp måste ni kanske omprioritera resurser.
Ställ dig då frågan: Vad är viktigast – att projektet blir klart i tid eller att de löpande arbetsuppgifterna blir gjorda? Om deadline för projektet inte är så viktig så skjut på den en månad. Se till att detta beslutas i styrgruppen – inte i korridoren.

Fälla 2:

Projektet tar aldrig slut
Projektet där ett par av dina medarbetare ingår bara pågår och pågår. När något är färdigt känns det som att de uppfinner nya arbetsuppgifter för att fortsätta. Du misstänker att de är rädda att känna tomhet om projektet tar slut och därför försöker de dra ut på det. Under tiden väntar du på resultat – och på att få dina medarbetare tillbaka.

Lösning:
Projektet måste alltid ha ett tydligt mål så att man vet när det är slut. Lär dig skilja på projektmål (till exempel: 30 procent av säljarna ska genomgå ny säljutbildning) och effektmål (till exempel: Försäljningen ökar med 10 procent). Projektet är slut när projektmålet har uppnåtts.
När målet är uppnått ska ni fira, inte bara projektgruppen, utan hela avdelningen. När ni firar avslutningen av projektet är det också klokt att hälsa medarbetarna tillbaka.
Om du hela tiden håller kontakt med dina utlånade medarbetare minskar risken att de känner tomhet vid projektets slut. Ha gärna en ny utmaning i beredskap.
Se projektets olika faser som möjliga tillfällen att avsluta. Gör en förstudie och besluta sedan om ni ska gå in i en planeringsfas och sedan vidare till genomförande och slutligen avveckling. I slutet av varje fas kan styrgruppen dra i handbromsen om arbetet inte leder någon vart.

Fälla 3:

Projektgruppen bygger murar
De som ingår i det där superviktiga hemliga projektet arbetar tätt tillsammans och bildar ett starkt team. Snart börjar de avskärma sig från resten av organisationen. De bygger murar med tankar som: »De andra begriper inte vad vi gör«.

Lösning:
Glöm aldrig att du har kompetensutvecklingsansvar och socialt ansvar även för medarbetare som för tillfället ingår i ett projekt. Se till att de kommer med på fredags-
ölen eller julmiddagen.
När det finns något att rapportera från projektet är det klokt att låta någon från projektgruppen informera på ett möte. Men bara när det verkligen finns resultat att presentera. Låt projektledaren sätta en affisch på väggen i korridoren med organisation och status för projektet. De här arbetar i projektet just nu och det här håller vi på med. Då känner sig alla involverade.

Fälla 4:

Projektet blir suddigt i kanten
Projekten verkar vara självförökande och snart bedrivs det mesta i form av projekt, som ibland överlappar varandra och som oftast är knapphändigt definierade. Du börjar få svårt att hålla reda på alla projekt som dina gruppmedlemmar är inblandade i.

Lösning:
Varje gång du får lust att dra igång ett projekt, fråga dig: »Är detta ett projekt eller en arbetsuppgift?« En bra tumregel är att ett projekt ska ha en styrgrupp. Kan ni inte bära den extra administrationen är projektet troligen så litet att det är en arbetsuppgift.
Ett projekt måste vara begränsat i tid och ha tydliga mätbara mål. Om du kommer fram till att det faktiskt är ett projekt är det dags för nästa fråga: »Vad ska levereras och till vem?«. Ett tydligt svar på den frågan gör att ni förvaltar det projektet levererar. Om du inte kan svara på den frågan så vänta eller gör en förstudie för att se om det finns någon nytta att hämta.
Det är också viktigt att tänka igenom vad som är projekt och vad som är ordinarie verksamhet. Projektet får inte bli en slasktratt för allehanda arbetsuppgifter. Om gränsen är otydlig ökar också risken för dragkamp om resurser.

Källa: Olle Lundin, författare till »Projekt för chefer« (Konsultförlaget). »Arbetsgrupper. Från gränslösa team till slutna rum« Ingela Tylefors (red) (Natur & Kultur)