Undvik missförstånd när du mejlar

I Sverige gör vi gärna affärer via mejl eller telefon. Men ska du förhandla med någon i utlandet kan det vara bättre att träffas personligen.

”I Kina handlar affärer mycket om personliga kontakter och kineserna får en känsla för dig som leverantör och samarbetspartner under förhandlingens gång” säger Per Portén vid Exportrådets kontor i Peking till Ledarna.

Svenska chefer har en tendens att vara informella när de skriver mejl. Man börjar gärna brevet med ett ”Hi” eller ”Hello”. Något som inte alltid uppskattas utomlands.

I exempelvis Tyskland, Spanien och Sydamerika använder man mer formella hälsningsfraser, även när man e-postar. Det är också en fördel att använda både för- och efternamn i avslutningsfrasen.

5 tumregler för e-postetikett:

• Håll på etiketten – särskilt i inledande kontakter är det bättre att vara för formell än att uppfattas som oartig.
• Artighet innebär att om möjligt använda mottagarens eget språk.
• Ta hänsyn till att infrastrukturen i andra länder inte är densamma som i Sverige, både när det gäller tillförlitlighet och bandbredd. Att exempelvis e-posta stora filer till en mottagare med uppringt internet kan skapa problem.
• Undvik missförstånd med ironi och internetskämt eller anspelningar på kulturella egenheter.
• E-post är ett komplement, inte en ersättning till andra kontaktvägar – första kontakt tas med telefon, helst personliga möten.

Källa: Exportrådet