Scandic-chefen: ”Slut på långa möten med powerpoints”

”Utvecklingen går väldigt fort idag. Det går inte att göra som förut, där man sitter i långa, långa möten, förbereder tjusiga Powerpoints och tro att man vet hur saker och ting ska bli. Istället måste man jobba mycket mer med korta piloter och prova sig fram”, säger Siri Wikander.

Att prova sig fram innebär att det ibland, kanske till och med ofta, inte blir riktigt som man tänkt eller hoppats på första försöket. Och det är här den interna kulturen blir så viktig:

”Det kräver en kultur där man faktiskt får testa, göra fel och göra om. Här är HR:s roll att få till det, att ta initiativet och tillsammans med ledningen jobba fram vad som behöver göras. Det kräver kanske en ny organisation, andra projektmodeller, andra arbetssätt, nya placeringar i det öppna kontorslandskapet, nya nyckeltal, nya digitala verktyg. Det är sånt här som HR kan hjälpa till med”, säger Siri Wikander.

Digitaliseringen påverkar HR på minst två sätt: Dels i det egna arbetet, men också som stödfunktion i organisationens digitalisering. Var ska HR börja, internt eller ute i verksamheten?

”Det är inte det ena eller det andra. Du måste köra samtidigt. Det som händer när du börjar göra egna digitaliseringsprojekt är att du faktiskt lär dig hur det fungerar och vad som händer. Så det går inte att göra något det ena efter det andra. Det är ett gammalt tänk. Man måste bara köra”, säger Siri Wikander och fortsätter:

”Däremot tycker jag att man ska fundera över vad man väljer att göra. Det finns vissa saker som har mer genomslag. Som det vi gör med Fuse, som påverkar 16000 medarbetare. Det är klart att det är bättre att starta med en sån sak, än att börja med digitala signaturer för en liten administrativ process”.

Fuse är den nya plattform som Scandic håller på att rulla ut till alla företagets 16000 medarbetare. Med Fuse förändras hur hotellkedjan jobbar med fortbildning:

”Det blir digital lärande, rakt in i mobiltelefonen. Vi sätter en ny lärandekultur just nu, med motto ”five minutes learning a day”. Det är en jättestor skillnad jämfört med klassrumsutbildningar som kräver mycket mer administration, och också kostnader för resor, lärare och så vidare”, säger Siri Wikander.

Rent konkret innebär det att medarbetarna installerar en ny app i sina mobiltelefoner, ett slags socialt nätverk med ett kunskapsflöde med svar på relevanta frågor. Hur minskar man matsvinnet på frukostbuffén? Hur utvecklar man en ännu mer hållbar hantering av tvätten? Hur rekryterar man? Hur tar man ett svårt samtal?

I utgångsläget är innehållet anpassat till vilken befattning den enskilda medarbetaren har, men det finns också möjlighet att själv välja vad man vill lära sig.

”Jobbar du i housekeeping men är nyfiken på att jobba i food & beverage, då är det bara att gå med i det communityt och göra de utbildningar som finns där. Vi sätter upp det så att det är så användarvänligt som möjligt, men det finns inga hinder för att se vad som händer i andra delar av plattformen”.

På vem ligger ansvaret att skapa förutsättningar som det här? Är det HR:s roll eller ligger det någon annanstans i organisationen?

”Något som Fuse är en stor förändring, och därför behövs beslut från koncernledningen om att det är en förflyttning som man vill göra. Resultatet är bland annat att mycket av toppstyrningen försvinner och att medarbetarnas möjlighet att påverka ökar”, säger Siri Wikander och fortsätter:

”HR:s uppgift är att se till att ledningen fattar den här typen av beslut, och sen jobba med kulturen, ledarskapet och att tillhandahålla de faktiska verktygen”.

Med digitaliseringen har HR fått ett annat viktigt uppdrag, menar Siri Wikander: Att se till att man river murarna mellan olika avdelningar och börjar jobba tillsammans.

”Det är så det blir möjligt att ta tillvara den kompetensen som finns i en verksamhet. Hos oss har HR drivit införandet av Fuse tillsammans med kommunikationsavdelningen. De är duktiga på kommunikation, vi på organisation, förändring och lärande. Det är en korsbefruktning som blir väldigt bra”.

Du har också sagt att det är en nyckeluppgift för HR att se till att digitaliseringens möjligheter tas till vara i organisationen. Varför ligger det på HR och inte på en linjechef eller någon annan ute i verksamheten?

”HR har möjlighet att driva strategiska beslut i hela företaget”, säger Siri Wikander.

Också här fungerar Fuse som ett konkret exempel:

”För att få igenom ett koncernbeslut kring ett digitalt verktyg av det slaget krävs månader av jobb där du går igenom olika verktyg, funderar på syfte och mål, hur man ska mäta om det blir framgångsrikt och så vidare. Det är HR som står för införandet, men det är ledarna som möjliggör genomslaget. Det tror jag är en så otroligt viktig grej: Man måste komma ihåg hur operativa ledarna är. HR finns till för att göra det så enkelt som möjligt för dem. Om vi släpper ett verktyg som Fuse lyfter vi undan massa frågor som ledarna tidigare behövde svara på. HR behöver hela tiden fundera på hur man kan avlasta för ledarna”.

Att man funderar på vilka flaskhalsar som finns och var digitaliseringen kan få störst hävstång?

”Exakt. Eftersom HR traditionellt tagit sitt avstamp i administrativa processer så tror jag att den största faran är att man börjar med någon av dem, trots att det är en liten del av verksamheten, istället för att ta ett stort grepp på något mer genomgripande”.

Att HR identifierar en process som man tycker är jobbig, men som egentligen inte ger något större avtryck?

”Ja. HR ska inte börja med det som är en möjlighet för HR, utan det som är en möjlighet för hela organisationen”.

/Anders Thoresson