Så lyckas du med svåra samtal – 8 steg

Många chefer vittnar om att svåra samtal är det tuffaste en ledare behöver göra. Psykologen och samtalsexperten Liria Ortiz guidar dig – ett steg i taget.

Beslutsfattande

Text: Sara Hammarkrantz

Publicerad 2020-09-04

Vad

Genom sju steg från en psykolog och samtalsexpert får ges verktygen som gör det lättare att ta de svåra samtalen.

Nytta

Att vara chef innebär att man kan behöva ta samtal som är svåra och känsliga. Dessa handfasta tips kan stötta i sådana lägen.

1. Förbered dig
Skriv ner vad du vill säga. Det finns risk för att du vill vara så diplomatisk och omtänksam när du kommer med negativ information att informationen inte går fram.

2. Prata inte bort tiden
Lägg samtalstiden på det viktiga du har att säga. Det är lätt att gå som katten kring het gröt och vara trevlig, förhöra sig om hur personen mår och så vidare för att undvika det svåra samtalet.

3. Var tydlig och rak
Börja inte med alla goda egenskaper medarbetaren har. Hen kommer ändå inte att ta åt sig det. Tycker du att du behöver en inramning så säg: ”Jag kommer att gå rakt på sak för att vi ska ha tid att verkligen prata igenom det här.”

4. Undvik att anklaga och presentera det du säger som fakta
Ge medarbetaren möjlighet att ge sin syn på saken. Säg till exempel: ”Jag har lagt märke till att du ofta dröjer väldigt länge med att svara på telefon och mejl under arbetstid. Vad är det som händer?”

5. Ge medarbetaren utrymme att höra vad du säger
Hjärnan har svårt att ta till sig negativ information, mottagaren hamnar lätt i chock och behöver tid att processa den. När man själv är nervös är det lätt att man pratar på. Vänta i stället en stund och låt informationen få sjunka in.

6. Låt personen reagera
Om medarbetaren blir ledsen, låt det ske, var empatisk, gör vad du kan för att trösta. Kanske kan du bättre motivera/förklara ditt beslut. Om medarbetaren blir arg och oförskämd, sätt en gräns och avsluta samtalet. Det är viktigt att du inte bara säger att du ska avsluta samtalet, utan var tydlig med att du inte accepterar ett aggressivt beteende, tala sedan om att du kommer att avsluta samtalet om personen inte slutar vara aggressiv men att ni kan höras när personen lugnat ner sig. Om personen ändå fortsätter, lägg på. Det är viktigt att man inte muntligt säger nej, men stannar kvar i beteendet.

7. Sammanfatta vad som sagts och kom överens om nästa steg
Det kan handla om att uttala vad du förväntar dig för beteende efter det här, vilka konsekvenser det kan få om den önskade beteendeförändringen inte sker, hur uppföljning ska ske.

8. Följ upp
Följ upp svåra samtal i ett mejl med nödvändig information och kanske med en sammanfattning om det ni pratade om.

Svåra samtal digitalt? Tänk lite extra på det här

Om du upplever att det är knepigt att hålla svåra samtal digitalt:

Förvänta dig inte att det ska upplevas som ett fysiskt möte. Det är skillnad.

Skriv därför ner det du upplever är svårt och koncentrera dig på att hitta lösningar. Det kan vara att kroppsspråket tappas bort – överdriv då så att det går fram tydligare. Le lite överdrivet, gestikulera mer. Och välj dina ord noggrannare.

Använd dig även av de extra möjligheter som mediet erbjuder till interaktion. Det finns verktyg för att skriva ord gemensamt som kan underlätta när man bollar fram och tillbaka. Det finns olika röstningsfunktioner, som Menti, som man kan komplettera med. Och det finns möjlighet att bryta ner möten i mindre grupper i olika grupprum. Lär dig tekniken och utnyttja den.