Så är Cecilia Malmström som chef

Inte alla läser in sig på två hyllmeter litteratur inför utfrågningen i EU-parlamentets utskott – bokstavligt talat. Nästan ingen kräver så gedigna skriftliga beslutsunderlag och få har förmåga att inge sådan respekt genom både sin kompetens och personlighet. Sveriges nya EU-kommissionär Cecilia Malmström är inte som någon annan.

LÄS MER: Fler Cheftester

I sin egen blogg berättade hon för ett par månader sedan om hur hon under julhelgen förberett sig minutiöst genom att plöja sida upp och sida ner om polissamarbete, gränskontroll, asyl, migration, säkerhetsfrågor och krishantering. Allt för att klara den hårda grillningen i utskottsutfrågningen, som efterträdare till Margot Wallström.

Det gick galant. Såklart. Hon blev med beröm godkänd – fick till och med ledamöterna som rustat sig till tänderna med vassa frågor att skratta när hon mitt under förhöret drog ett skämt, berättar en källa.

Men så såg hon också till att bli serverad kaffe under hela sittningen. Annars vet ingen hur det hade gått. Hennes kaffeberoende är beryktat. Ingen medarbetare pratar i onödan med henne innan hon har fått i sig ett par tre koppar kaffe på morgonen. En vanlig arbetsdag hinner hon skölja ner i snitt femton (!) koppar.

Men det går inte an med vilket kaffe som helst. En rad såväl tidigare som nuvarande medarbetare berättar om samma starka minne – som nytillträdd EU-minister i Fredrik Reinfeldts regering i oktober 2006 åkte hon omedelbums för att inhandla en egen espressomaskin till sin avdelning på Rosenbad.

En medarbetare från den tiden minns ordagrant det första som Cecilia Malmström sa när hon hade samlat sin stab: »Hur sjutton ska vi kunna regera det här landet i fyra år med sånt här hemskt kaffe«, syftandes på det vanliga kaffe som fanns att tillgå.

Cecilia Malmström är noga med detaljerna, i stort och smått.
Tråkig är trots det inget omgivningen kallar henne. De som har arbetat med Cecilia Malmström vittnar å ena sidan om en hårt arbetande person med skyhöga krav på sig själv och sin omgivning, å andra sidan om en varm och engagerad människa med en god portion humor. Hon är väldigt mycket både och. På samma gång den typ av person som alltid har alla rätt på proven, och en kul, social tjej, som aldrig tackar nej till en glad fest.

LÄS MER: Cecilia Malmström om humor

Vid den nya statsrådsberedningens interna 80-talsfest vann hon det inofficiella utklädningspriset med kornblå pumps och Boy George-smink. Som passionerad Abba-älskare sjöng hon även »The winner takes it all« inför alla festdeltagarna.

Men hon skiljer på lek och allvar.
»Cecilia går inte in i ett möte utan att ha på fötterna, i allt. Det spelar ingen roll om hon har medarbetare med sig som är insatta och pålästa. Hon vill kunna allt själv«, berättar en som har arbetat nära henne under många år.

En slutsats man snabbt kan dra är att Cecilia Malmström har ett starkt kontrollbehov. Det är också något som många personer i hennes närmaste omgivning vittnar om. Samtidigt visar hon ett stort förtroende för sina närmaste medarbetare. Återigen en både-och-egenskap.
»Hon kan ha lite svårt för att släppa uppgifter till andra fullt ut. Det händer att hon delegerar, men att hon sedan ändå själv gör uppgiften parallellt. Inte för att hon inte litar på en, utan mer för att hon själv vill vara duktig, mycket inför sig själv tror jag«, menar en som arbetat en längre tid med henne.

När hon väl delegerar vill hon ha täta avstämningar. Hon är mycket mån om att göra ett bra jobb. Det är ingen tillfällighet att många beskriver henne som en duktig flicka, även om det epitetet låter tråkigt och kan uppfattas som tveksamt.
»Hon har rätt mycket av duktig-flicka-syndromet i sig, på gott och ont. Hon är alltid genomtänkt och perfekt. Hon vill så mycket«, säger en tidigare nära medarbetare.
»Ibland kan det vara svårt att leva upp till hennes nivå och det hon förväntar sig av en. Man får inte direkt någon hjälp att prioritera. Allt är lika viktigt. Allt ska vara perfekt. Hon har enormt höga krav. Det finns en oerhörd tydlighet som är bra, men det är sämre ställt med rimligheten.«

Cecilia Malmström omger sig helst med högpresterande människor.
»Vi behöver onekligen vara några stycken i hennes omedelbara närhet för att hinna med allt«, säger en ur den innersta kretsen.

Lojalitet och engagemang är nyckelord för att bli rekryterad av Cecilia Malmström. Man får en prövotid för att visa att man förtjänar hennes förtroende.
»Hon söker främst likasinnade personer. Det betyder inte att hon vill ha ja-sägare, hon tar gärna mothugg, men man bör vara lite av samma sort«, säger en tidigare medarbetare.

I hennes närmaste team är det ofta någon eller några personer som följt henne från uppdrag till uppdrag, vilket förvisso inte är ovanligt i politikerkretsar. Hon handplockar sin inre krets med omsorg.
Kanske är det hennes akademikerbakgrund som kommer till uttryck när nära medarbetare genom åren beskriver hur hon utmärker sig i sitt ledarskap.

Cecilia Malmström har varit både forskare och lektor under flera år vid Göteborgs universitet, där hon också är filosofie doktor i statsvetenskap. Många i hennes omgivning framhåller hennes inläsningsförmåga.
»Hon är klipsk, helskärpt. Smart, helt enkelt.«

Inte oväntat föredrar hon fördjupningar framför förenklingar.
»Hon vill ha sina skriftliga underlag på ett alldeles speciellt vis. Det ska vara genomarbetat, underbyggt med forskning och ha verklig tyngd. När andra efterfrågar några punkter och max en sida bakgrund, vill Cecilia ha en hel pärm!«, minns en före detta medarbetare.

Se var Cecilia Malmström hamnar i Ledarligan

Cecilia Malmström tar inte lätt på saker – hur lättsam hon än må vara på ett mer socialt plan. I EU-kretsar har hon respekt med sig. Hennes akademiska examen kanske inte smäller så högt i Sverige, men i kombination med att hon behärskar fem språk utöver svenskan och är välbekant med kulturen och den kontinentala mentaliteten har hon alla förutsättningar att nå framgång i sin nya roll i Bryssel.
»Att vara doktor i statsvetenskap är snyggt på kontinenten. Det ger henne extra prestige och pondus«, säger en källa från universitetsvärlden som stod henne nära där.

En annan närstående person från forskartiden, som även följt hennes arbete inom EU, berättar att »Madam Malmstrom« minst sagt är välkänd i EU-kretsar.

»Att kunna svära och skälla på franska är en klar merit. Hon har både sakkunskapen, språket, intelligensen och den politiska makten för att kunna inge respekt, även hos de många gånger mycket äldre och manliga tjänstemännen där nere.«

Språket öppnar många dörrar. Utöver svenska, franska och engelska talar hon även tyska, spanska och italienska. Även goda kontakter är dörröppnare. Det är inte första gången som Cecilia Malmström arbetar inom EU. Innan hon blev EU-minister satt hon i EU-parlamentet mellan 1999 och 2006 och var en mycket aktiv ledamot. Hon besitter därmed ett stort nätverk i EU:s många länder från den tiden. Dessutom har hon lätt att knyta nya kontakter.

Sitt Europaengagemang har hon burit med sig sedan barnsben. Cecilia Malmström är delvis uppvuxen i Frankrike. Hon har arbetat i både Tyskland och Spanien.
»Hon är så inspirerande att arbeta med, eftersom hon brinner för det hon gör. Det smittar av sig. Hon drivs verkligen av visionen om samarbete över gränserna«, säger en nära medarbetare.

Även i det dagliga jobbet värnar hon samarbetstanken. Många i hennes närhet nämner ordet involverande för att beskriva sin chef eller kollega, paradoxalt nog samtidigt som de nämner hennes stora kontrollbehov.

Frågorna som hamnar på hennes bord som EU-kommissionär är på intet sätt obekanta för henne. Under sin tid som forskare och lärare var hennes inriktning just europeisk politik.
»Vi har suttit många gånger under den tiden och diskuterat vad som borde göras. Nu sitter hon med makt att faktiskt genomföra det. Min enda farhåga är att hon ska jobba ihjäl sig«, säger en som arbetade med henne då.

Cecilia Malmströms arbetskapacitet är ett utmärkande drag som alla som jobbat med henne påpekar. Sällan har synonymer och superlativ duggat så tätt och översvallande i termer av »oerhörd«, »extrem«, »otroligt stor« eller »enorm«.

»Hon behöver helt klart folk omkring sig som kan bromsa henne lite och hjälpa henne sätta gränser«, säger en i hennes omgivning.

Lika mycket som man kan uppskatta och fascineras av hennes arbetsiver, lika mycket kan man oroas. I höstas var det flera som tyckte att hon drev sig själv lite väl hårt. Balansgången mellan jobb och vila tycks vara hennes största utmaning. Hon har ibland omänskligt höga krav på sig själv, vilket naturligtvis inte är hållbart i längden. Möjligen kommer rollen som EU-kommissionär tvinga henne att delegera och släppa mer till andra och ibland nöja sig med att vara good enough – för att överleva på jobbet och privat.
»Jag brukar säga åt henne att gå hem och vila«, säger en partikamrat.

I och med rollen som kommissionär har hon avgått från uppdragen som första vice partiledare i Folkpartiet och medlem av partistyrelsen. Inför valet av ny partiordförande i Folkpartiet 2007 var Cecilia Malmström en av de hetaste kandidaterna, vid sidan av Jan Björklund.

Hon valde dock att inte kandidera, bland annat av familjeskäl. I och med hennes nya uppdrag i Bryssel flyttar hennes familj ner med henne dit.
Cecilia Malmström är bra på att visa uppskattning, ge feedback och säga eller mejla ett tack.

»Man får alltid ett kvitto på att hon läst, sett och tagit till sig det som man har levererat«, säger en medarbetare.

Hon är generös på fler sätt än genom att bjuda på utsökt espressokaffe. En efter en berättar personer som arbetat med henne om små uppmuntrande sms, ett telefonsamtal, en varm omtanke om hur man mår, personligt utvalda och egeninhandlade julklappar.
»Det är imponerande hur hon tar sig tid att prioritera och komma ihåg det mitt i sitt fullspäckade schema«, menar en kollega.

En annan uttrycker sig ännu starkare:
»Det finns en del människor som man faller pladask för. Cecilia är en sådan. Med henne kan man tala i förtroende och få riktigt genuint stöd på alla plan.«

Det berättas att hon hemma i Göteborg har en egen semmelakademi som proväter semlor varje år och bedömer efter en lång lista kriterier. Naturligtvis bjuder hon sina medarbetare att smaka. Det har även hänt att hon smugglat med sig semlor på planet till Bryssel.

En annan egenhet är att hon samlar på pingviner som besatt. De finns överallt hemma och på jobbet, i alla former – som bokstöd, gosedjur, fiaspel, affischer.

Överhuvudtaget har Cecilia Malmström nära till humor. Utom när hon är på dåligt humör. För det händer med jämna mellanrum, berättar medarbetare genom åren.
»Hon kan hålla god min utåt för att när dörren har stängts ta ut det på sina närmaste. Samtidigt är hon tydlig med vad hon är arg över. Och hon har så många positiva sidor som överväger. Det är något man får förhålla sig till«, säger en tidigare medarbetare.

Hon är även duktig på att argumentera. Säkert har hennes forskarbakgrund tränat upp även den ådran.
»Hon är alltid saklig, har ett logiskt driv och upplägg i sin argumentation«, säger en som har följt hennes karriär.

Cecilia Malmström är snabb i tanken. Även när hon fattar beslut. Men hon har den något udda kombinationen av att vara snabb men noggrann, gör inget förhastat utan avväger omsorgsfullt. Med tanke på sitt kontrollbehov och krav på underlag är det hennes omtalade inläsningsförmåga som räddar henne.

När hon fattat ett beslut står hon fast vid det. Genuint underlag vinner över magkänsla. Hon är snarare envis än lättsinnig. Hon river inte upp något i onödan – om alls.
»Ibland skulle man önska att hon kunde ompröva lättare vid behov«, säger en före detta medarbetare.

Humör och höga krav till trots tycks det inte bli så mycket konflikter. Eller rättare sagt – Cecilia Malmström väljer sina strider. Enligt flera i hennes närhet väljer hon dock för få strider och är konfliktundvikande. En del går så långt att de rakt ut kallar henne konflikträdd.
»Hon gör hela tiden en övervägning om det är värt att ödsla energi på eller inte sett till förväntat resultat. Och hon är mån om att man ska förstå och respektera varandra. Hon vill komma överens. Men jag tycker att hon blivit mindre konflikträdd med tiden«, säger en närstående källa.

I sin nya roll kan hon nog behöva vässa armbågarna ytterligare. EU-kommissionen är en tuff miljö där man måste stå på sig. Där kan man också skaffa sig ovänner, inte minst genom att strida för olika åsikter. Då är det bra att kunna svära – också på franska.

LÄS MER:

Ministrarna är usla som chefer 

Så svarar Cecilia Malmström på cheftestet

Se vilken plats Cecilia Malmström får i Ledarligan 

Chefs betyg på Cecilia Malmström:

Ledarstil: 4 (av 5)

Ställer oerhört höga krav på sig själv och sin omgivning. Involverande och inspirerande genom sitt brinnande engagemang. Påläst med järnkoll som få. Oerhörd arbetskapacitet. Drivs av sitt starka engagemang och att vara duktig. Gott anseende och respekterad såväl på hemmaplan, som inom EU.

Delegering: 2

Kan ha svårt för att släppa uppgifter fullt ut till andra. Det händer att hon delegerar, men att hon sedan ändå själv gör uppgiften parallellt. Medarbetarna tolkar det mer som ett uttryck för att hon själv vill vara duktig, än att hon inte litar på andra. När hon väl delegerar vill hon ha täta avstämningar.