Mötesbingo? Därför är dina möten viktigare än du tror 

Känner du dig ensam? Trött på att jobba för dig själv? Less på att fatta beslut? Håll ett möte!

Då får du chansen att träffa folk, visa tabeller, peka med en pinne, imponera på kollegerna och känna dig viktig.

Allt på betald arbetstid!

Så lyder budskapet i en vida spridd skämtteckning, som anspelar på den än mer utbredda föreställningen att möten är slöseri med tid och inget riktigt arbete.

Och nog har väl de flesta av oss upplevt mindre lyckade möten – röriga, odisciplinerade och med till synes oklara syften. Eller så tråkiga att deltagarna zoomar ut. Kanske rent av somnar när luften i mötesrummet blir tung. 

Men ryktet om mötenas olidliga meningslöshet är betydligt överdrivet.

Det menar en svensk forskartrio, som i en ny bok rycker ut till mötenas försvar.

Möten är underskattade och snarast något som definierar och ”gör” verksamheter och företag, menar Erika Andersson Cederholm, Patrik Hall och Malin Åkerström som skrivit boken Why meetings matter.

”Pandemin blev ett tydligt exempel på hur viktiga mötena är för att hålla ihop verksamheter, då arbetsplatserna stängde och människor var tvungna att jobba på distans. Utan gemensamma byggnader att träffas i, blev organisationerna dess möten”, säger Malin Åkerström som är professor emerita i sociologi vid Lunds universitet.

Har du en känsla av att mötena blivit fler på sistone, är du sannolikt inte fel ute.

I sin analys noterar forskarna att andelen högutbildade har fördubblats i Sverige på mindre än 25 år, vilket antagligen lett till mer analys, diskussioner och överväganden på arbetsplatserna – kort sagt till fler möten.

När forskarna fördjupar resonemanget om varför möten är så betydelsefulla för dagens verksamheter, hamnar de i fem huvudspår.

Nämligen:

Representation. Möten får organisationer att komma till liv och bli synliga. Återkommande möten är en stabiliserande symbol, en social ritual som närmast kan liknas vid religiösa mässor och bönestunder. Ett fenomen som enligt författarna inte uppmärksammats tillräckligt av ledarskapsforskningen.

Vi-känsla. Möten är av avgörande betydelse för att bygga sammanhållning. Genom möten skapas en gemensam identitet och tydliga riktmärken för medarbetarna att orientera sig mot. Betydelsefullt inte minst i stora, komplexa organisationer.

Bekräftelse. På möten sker avstämning, redovisning och dokumentation. Deltagarna får bekräftat att verksamheten existerar och är av vikt, och håller sig med sedvänjor och policyer som är betydelsebärande.

Syftesbyggande. Bland det mest magiska med möten är förmågan att ge intryck av initiativ och framåtanda – här händer det saker! Bland deltagarna in­gjuts en känsla av att de uppfyller organisationens syfte. Kollektivt gör de sig redo att gå till aktion.

Ordningsskapande. Samtidigt som möten skapar ordning och bygger organisation, är de en naturlig arbetsform för allt fler. Vissa må bli frustrerade, uttråkade och klaga över bristande effektivitet. Men, framhåller forskarna, i ett samhälle där möten är en så dominerande metod för att få det att flyta i och mellan verksamheter, är det svårt att finna alternativ.

Även om forskartrion alltså lyfter fram möteskulturens förtjänster, är de inte blinda för dess problem.

Malin Åkerström berättar hur chefer inte sällan känner sig fångna i mötesstrukturer som de inte rår över. Mer än en gång har hon hört medarbetare sucka över att ännu en gång bli kallade till sammanträde.

Samtidigt menar forskarna att människor nog uppskattar mötena mer än de vill erkänna; de innebär trots allt en gemenskap och kritiken går kanske mest på rutin. 

”Alla chefer vi pratat med har suckat lite över nästa APT (arbetsplatsträff, ofta reglerat i kollektivavtal, reds anm), bekymrat frågat sig hur de ska lyckas involvera alla medarbetare och hitta ämnen som passar. Jag menar att den typen av möten kanske går att korta ner”, säger Malin Åkerström.

Form och inramning ska inte underskattas: något så enkelt som fika kan vara hela skillnaden mellan ett lyckat och mindre lyckat möte.

”Ja, just avsaknad av kaffe och kakor har varit sådant vi hört människor klaga på”, säger hon.

Ett varningens finger höjs för den självförstärkande dynamik som gärna uppstår där möteskulturen blivit norm. Det gäller att hålla balansen, så att det inte drar iväg så pass att organisationen till slut knappt har tid för annat än möten.

Malin Åkerström och en grupp forskarkolleger har i en annan studie – Hidden attractions of administration – beskrivit hur en sådan process kan gå till:

På ett arbetsgruppsmöte diskuteras en ny checklista och vilka specifikationer en sådan ska ha. Vilket leder till nya möten, för utveckling av instruktioner och även kurser för checklistans användning. Kurserna kräver i sin tur samordning via en ny omgång möten, som alla måste dokumenteras och utvärderas. Därutöver tillsätts en särskild kommitté, som på egna möten granskar och koordinerar hur checklistorna används. Samtidigt som ett digitalt system för samordningen tas fram.

Puh!

Ett ytterligare krux med möteskulturen är att ”mötestunga” chefer kan upplevas som frånvarande av medarbetare som mer sällan blir inbjudna till möten.

”Arbetet blir då ledarlöst, vilket kan upplevas som en frihet för medarbetarna men samtidigt leda till osäkerhet och oklarhet kring vem som är ansvarig och vem som ska göra vad”, säger Patrik Hall som är professor i statsvetenskap och managementforskare vid Malmö universitet.

Han tillägger:

”Om cheferna sitter i många möten med sina överordnade, kan bilden av frånvaro förstärkas ännu mer. Det blir ett intryck av att chefen är en resursperson för de högre beslutsfattarna i organisationen. De på lägre nivå kan uppleva att de saknar stöd.”

Hur vet chefen om den håller för många möten? Eller för få?

”Inte helt lätt att svara på, men om chefens almanacka är fullbokad med möten så kanske det är dags för en funderare. Hinner chefen alls med att träffa medarbetarna eller visa sig i verksamheten om hen bara går på möten?”, säger Patrik Hall och fortsätter:

”Organisationer är kollektiva gemenskaper. Hålls det inga möten alls finns risk att gemenskapen med dess problem varken bekräftas, ventileras eller diskuteras.”