Många chefer kämpar med lönesamtalen – experterna tipsar
Lönerörelsen är igång. Rekordhöga arbetslöshetssiffror och stigande inflation riskerar nu att göra chefens lönesamtal med medarbetarna extra tuffa. Vi pratar med hr-experten Siri Wikander och Ledarnas lönestrateg Peder Bertilsson om hur du som chef ska agera i tider av oro.
Inom många branscher och verksamheter har årets lönerörelse dragit igång, som i år är rekordstor.
Tre miljoner anställda få nya löner och villkor, då cirka 500 centrala kollektivavtal ska förhandlas om.
Senast den 31 mars 2025 ska det så kallade märket för arbetsmarknaden sättas. Då blir det klart vad märket landar på och vilken längd det blir på avtalen.
Besvikelse under lönesamtalet
I januari räknade bedömare i Dagens Nyheter ett löneavtal på runt 3,3 procent i år. Med löneglidning skulle de totala löneökningarna kunna landa på ännu mer, cirka 3,6 procent.
Men i tider av dystra arbetslöshetssiffror och stigande inflation kan chefen hamna i extra kniviga situationer under lönesamtalet, med oro och besvikelse som följd för medarbetare.
”Många chefer kämpar med lönesamtalen, och i år är de extra tuffa. Det är en svår balansgång att vara empatisk och förstående samtidigt som man behöver stå fast vid beslutade ramar”, säger hr-experten Siri Wikander till Chef, och fortsätter:
”Det som underlättar mest är att vara autentisk – att möta medarbetarnas oro med ärlighet, lyssna aktivt och samtidigt ta sitt ledaransvar. Ingen förväntar sig att chefen ska lösa allas ekonomiska situation, men ett respektfullt och tydligt samtal kan göra stor skillnad. ”
Peder Bertilsson”Om det blir mycket känslor i ett lönesamtal, gäller det för dig som chef att inte backa tillbaka i ditt ledarskap.”
Chefen bör visa förståelse
Peder Bertilsson är lönestrateg på Ledarna, och van vid att hantera den här typen av frågeställningar.
Även han betonar det empatiska samtalet, att lyssna aktivt och att låta medarbetaren uttrycka sina tankar och känslor.
Fokus hos chefen ska ligga på individen och prestationen. Hur har medarbetaren utfört sitt uppdrag?
”Chefen behöver visa engagemang, och en förståelse för medarbetaren. Det skapar mindre stress hos den anställde. Diskutera läget inom organisationen, din medarbetarens prestation, och vad personen har åstadkommit under året utefter de mål ni har satt tillsammans”, säger Peder Bertilsson till Chef.
Om jag som chef känner mig obekväm inför lönesamtalen i dessa orostider. Hur tacklar jag det?
”Oavsett om det är orostider eller inte, så gäller det att själv förstå verksamhetens uppdrag och mål, samt medarbetarnas uppgifter. Det behöver kommuniceras och tydliggöras för dina medarbetare.”
”Se till att ’prata verksamhet hela året’, det vill säga, följ kontinuerligt under året upp dina medarbetares bidrag till de mål som är satta. Dessa uppföljningar ger en bra möjlighet till att skapa rimliga förväntningar inför de kommande lönesamtalen.”
Siri Wikander”Det är en svår balansgång att vara empatisk och förstående samtidigt som man behöver stå fast vid beslutade ramar.”
Finns det något chefen bör undvika att säga under lönesamtalet?
”Chefen ska undvika att jämföra medarbetare med varandra. Du ska inte heller vara defensiv, eller hamna i en försvarsposition. Undvik att ge vaga löften om framtiden. Som chef ska du vara tydlig och distinkt”, svarar Peder Bertilsson, och tillägger:
”Om det blir mycket känslor i ett lönesamtal, gäller det för dig som chef att inte backa tillbaka i ditt ledarskap. Du ska stå fast vid din bedömning och fokusera på medarbetarens prestation under året, och vad medarbetaren har framför sig.”
5 dilemman vid lönesamtal – så bemöter du dem som chef
1. Dilemma: ”Inflationen har varit hög under några år samtidigt som jag fått låga lönepåslag. Nu behöver jag kompenseras i årets lönerevision.” Svar: ”Jag förstår din oro över inflationens påverkan på din köpkraft. Dock är det en omständighet i omvärlden som inte hör hemma i samtalet. Lönesamtalet fokuserar främst på din prestation under året som varit och hur den påverkar din löneutveckling.”
2. Dilemma: ”Min partner har mist jobbet. Om jag inte får högre lön blir vi tvungna att sälja huset.” Svar: ”Vad tråkigt att din partner har mist sitt arbete. Tyvärr så kan jag inte ta det i beaktande när jag sätter din lön. Jag kommer att utgå ifrån vår lönepolicy, våra lönekriterier och hur du har bidragit till att utveckla verksamheten och nå de mål som vi har satt.”
3. Dilemma: ”Mina kollegor som tjänar mer än vad jag gör jobbar inte lika hårt som jag, så jag vill ha ett stort lönepåslag!” Svar: ”Lönesamtalet handlar inte om dina kollegor utan om dig. Min utgångspunkt är att du ligger rätt i lönestrukturen i förhållande till vad du presterar så jag vill att vi utgår ifrån vad du har bidragit med till verksamhetens utveckling under året.”
4. Dilemma: ”Jag har blivit erbjuden ett annat jobb med högre lön. Om ni inte tillmötesgår mina lönekrav ser jag ingen annan möjlighet än att säga upp mig.” Svar: ”Det är tråkigt att höra att du överväger att lämna oss. Hot om uppsägning för att höja sin lön är inget som jag rekommenderar som strategi. Jag har bedömt dig på ett sätt som speglar din prestation och befattningsnivå kopplat till lönestrukturen i vår organisation. Tänk över hela din arbetssituation innan du bestämmer dig för om du vill lämna oss.”
5. Dilemma: ”Jag har presterat väldigt bra under året, men jag är ändå missnöjd med min lön. Jag har kollat lönestatistiken och vet att jag ligger i lägre spannet för min roll” Svar: ”Vi har tillsammans gått igenom ditt uppdrag, dina mål och hur du har arbetat med dem under året. Jag har gjort en bedömning av din prestation och jag anser att din nya lön ligger på den nivå i organisationen som jag har tänkt mig.”
Bonustips!
”Om samtalet blir konfliktfyllt eller känslomässigt laddat, fokusera på medarbetarens prestation. Om detta inte löser situationen, föreslå att ni tar en paus och återkommer till samtalet efter att ha haft tid att reflektera.”
Källa: Peder Bertilsson, lönestrateg på Ledarna.
6 konkreta råd till chefen: Hantera lönesamtal i kristider
- FÖRBERED ORGANISATIONEN – BÄDDA FÖR LÖNESAMTALET. Kommunicera tidigt om företagets ekonomiska situation för att minska ryktesspridning. Om det inte blir några personalneddragningar, säg det rakt ut. Om det är oklart, förbered medarbetarna genom att vara transparent: “Vår målsättning är att undvika uppsägningar, men det är lite för tidigt att säga ännu. Vi jobbar på så fort vi kan och er närmsta chef kommer att hålla er informerade löpande.” Klargör i god tid vad som gäller för årets lönejusteringar och varför.
- VAR TRANSPARENT – INGE SAMTIDIGT HOPP. Oro kan påverka medarbetarnas fokus och engagemang – var medveten om det. Om löneutrymmet är begränsat, förklara anledningen och koppla det till verksamhetens överlevnad och långsiktiga stabilitet. Lyssna på medarbetarnas frågor och oro utan att ge orealistiska löften.
- SÄKRA NYCKELKOMPETENS. Identifiera roller och personer som är affärskritiska och svåra att ersätta. Kommunicera tydligt till dessa medarbetare att de inte är aktuella för eventuella neddragningar. Var ärlig med att det inte finns utrymme för lönepåslag, men visa att de är värdefulla för verksamheten.
- FÖRBERED SAMTALET. Kolla med hr om det finns möjlighet till extern finansiell rådgivning eller annan stöttning via företagshälsovården. Lista dina budskap och förbered dig mentalt på en känslomässig reaktion.
- SKILJ PÅ MÅLSAMTAL OCH LÖNESAMTAL. Många organisationer hanterar måluppföljning och lönesamtal i separata samtal – håll fast vid det även i kristider. Lönesamtalet ska primärt handla om att meddela den nya lönen och förklara bakgrunden.
- HANTERA KÄNSLOMÄSSIGA REAKTIONER PROFESSIONELLT. Förstå att ekonomisk stress kan skapa starka reaktioner. Lyssna aktivt och visa empati, men håll fast vid den beslutade kommunikationen utan att bli rigid. Kom ihåg att det inte är chefens ansvar att lösa medarbetarens privata ekonomi. Hänvisa till eventuella externa stödinsatser (företagshälsovård, ekonomisk rådgivning på kommunen).
Källa: Siri Wikander, hr-expert.
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa våra artiklar! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis och utan tidsbegränsning!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
