Ledningssystem

Ett väl fungerande ledningssystem ger stora konkurrensfördelar. Genom att
tydligt beskriva hur övergripande mål formuleras, hur de sprids i organisatio-
nen, vilka dokument som används för detta, vem som är ansvarig för vad, hur
progressen mäts samt vem som mäter det och när det mäts, säkerställs genom-
förandet. Det skapar också tydlighet i hur verksamheten fungerar.

Formella ledningssystem fick sitt stora uppsving i och med införandet av
ISO 9000- och ISO 14000-standarderna. Standarderna baseras på erfarenheter
under lång tid och från många olika områden. De bör i första hand betraktas
som en omfattande samling goda råd som fritt kan tillämpas av organisationer
av alla storlekar och inriktningar. Inte minst framhålls där behovet av ständiga
förbättringar.

Om en organisation så önskar, kan dess ledningssystem certifieras av en obe-
roende tredje part, förutsatt att det uppfyller kraven i t.ex. någon av kravstan-
darderna ISO 9001 för kvalitet och ISO 14001 för miljö. För att säkerställa cer-
tifieringens värde ska den organisation som certifierar i sin tur vara ackrediterad
av Swedac eller motsvarande utländskt ackrediteringsorgan.

ISO definierar ledningssystem på följande sätt: system för att upprätta policy
och mål samt för att uppnå dessa mål. Det är värt att komma ihåg att ett led-
ningssystem är mycket mer än beskrivningen av det!

Ledningssystemet ska vara anpassat till den aktuella verksamheten och inte
kopierat från något annat håll. Bland annat gäller att antalet regler och detal-
jeringsgraden i beskrivningen av dem ska vara lagom för att undvika onödig
byråkrati. Då uppfattas också systemet som det naturliga hjälpmedlet i det
dagliga arbetet.

Ett ledningssystem eller beskrivningen av detta bör ge svar på bland annat
följande frågor:

• Vilka är verksamhetens processer och hur samverkar de?
• Är ansvar och befogenheter väl defi nierade och i balans?
• Vilka styrande ”dokument” fi nns det i verksamheten (strategisk plan, verksamhetsplaner, budget, operativa planer, marknadsplan, kvalitetsprogram, balanserat styrkort, policydokument etc.)?
• Vad innehåller de olika dokumenten?
• Hur hänger de samman?
• I vilka forum och när arbetas dokumenten fram och beslutas?
• Hur ser rapporterings- och uppföljningsstrukturen ut?
• Hur ser den röda tråden från övergripande mål och strategier till individuella medarbetarmål och handlingsplaner ut?

Rätt använt är ledningssystemet ett utmärkt verktyg för att skapa ”ordning och
reda” i verksamhetens styrning och se till att planerna blir genomförda. Några
framgångsfaktorer för ett framgångsrikt ledningssystem är:

• Ledningen måste känna ägarskap för ledningssystemet.
• Gör ledningssystemet enkelt och greppbart. Fråga vad verksamheten behöver för att fungera bra.
• Använd ett ledningssystem (verksamhetssystem) inte separata”ledningssystem” för olika frågeställningar (exempelvis kvalitet, miljö, varumärkesutveckling, IT etc.).