Karin Zingmark: Våga vägra post-it-lappar i höst!

Nu är hösten här och det är tid för nystart.

Efter en lång och förhoppningsvis avkopplande sommar finns energi att återse kollegerna och tillsammans lägga upp kommande månaders arbete.

Som chef tar du tag i saken, bokar det största mötesrummet, beställer fika och letar upp post-it-lappar i olika färger …

Eller nej. Vänta lite nu. Så gjorde vi ju förr i tiden.

Numera finns det oändliga möjligheter att bli både mer kreativa och produktiva samtidigt som vi kommer nära varandra och har kul tillsammans. Men det kräver att vi aktivt arbetar mot vår tendens att falla tillbaka i gamla vanor.

Tänk att du har ett vitt papper framför dig och har alla möjligheter att designa ert sätt att mötas och få jobbet gjort så att det blir så bra som möjligt sett till era mål och ert uppdrag.

Hur kan du i din organisation maximera alla nya möjligheter som tekniken erbjuder?

Alla människor fungerar på olika sätt när det gäller att bidra på jobbet.

En del behöver sitta för sig själva och fördjupa sig innan man ses i grupp och diskuterar. Andra behöver spåna tillsammans med kolleger för att utveckla resonemang. Några jobbar fort, andra önskar mer tid för att problematisera och bottna i frågor.

Själv minns jag ledningsgruppen som jag satt i under några år, där vi först efter att ha genomgått ett personlighetstest insåg att vi var väldigt olika. Men vårt sätt att samarbeta var bara designat för människor som är extroverta och skjuter från höften.

Hur kan man då utnyttja tekniken och samtidigt möjliggöra för olikheter att komma till sin rätt?

Här är mina bästa tips:

Flippade möten: Den presentation som skulle ha hållits under själva mötet spelas in och delas som en film veckan innan mötet. Då kan alla deltagare titta på presentationen när det passar dem, och ta precis så mycket tid de behöver för att pausa, spola tillbaka, titta igen och kanske göra lite egen research. När vi sen därefter har mötet och tar tid från allas kalendrar lägger vi den tiden på att diskutera och fatta beslut. Mötesdeltagarna är mer förberedda och tid frigörs för den så viktiga gemensamma diskussionen.

AI fixar administrationen: Det som sägs i era möten spelas in och summeras av AI, som neutralt sammanfattar vad som sagts utan att olika agendor påverkar summeringen. Tekniken kan spara så mycket tid, inte bara genom att ta mötesanteckningar utan även för att boka möten och föreslå agenda. 

Bli coachad av AI: Alla behöver hjälp med att se saker från nya perspektiv någon gång, men det är inte ovanligt att vi fastnar i gamla tankespår. Be AI om tips på hur du kan hantera svåra samtal, hur du ska engagera den där personen som verkat tappa sin energi eller hur du ska få teamkänslan att stärkas i gruppen. Låt helt enkelt AI coacha dig att bli en bättre ledare för alla olika personer som du har i en grupp.

Som chef är din viktigaste uppgift att göra människor trygga för att vilja bidra i förändringar som ni har framför er.

Du som ledare behöver bygga förtroende genom öppen kommunikation, genom att stötta medarbetarnas självständighet och ansvarstagande och genom att vara transparent och rättvis i dina beslut och handlingar.

När tekniken sköter så mycket av den administration som du tidigare behövde lägga tid på kan du i stället lägga mer av din tid på att göra just detta. Samtidigt som ni kan få tips och nya perspektiv på hur du kan lägga upp ert arbete så att allas olikheter kommer till sin rätt. 

Ibland är livet som chef oerhört tufft, men hjälp finns att få.

Nu är den hjälpen mer tillgänglig än någonsin.

Men det kräver att vi ser bortom våra post-it-lappar och vågar testa nytt.

-> ”Nu om någonsin krävs genuina ledare”

-> ”Varför kliva bakåt när allt annat går framåt?”