»Jag vill öka lusten«

Elza Möller Kazemi berättar:

»Nordea har en intern organisation med professionella projektledare där jag ingår sedan ett år tillbaka. Vår uppgift är att driva stora projekt till exempel inom affärs- och verksamhetsutveckling. Det är otroligt stimulerande att arbeta som projektledare men det finns också dilemman och jag skulle behöva ha hjälp att lösa några knutar.
När jag sätter igång ett projekt är det en stor utmaning att hitta rätt resurser till projektet. Det ska vara människor med rätt kompetens på rätt befattning. En del av personerna tillsätts efter dialog med linjecheferna.

En av utmaningarna för mig är att få de personer som arbetar i projekten att verkligen prioritera det. Få arbetar till 100 procent med projektet så jag får konkurrera med linjeorganisationen om tid och uppmärksamhet. Det kan ibland hända att det dyker upp saker inom medarbetarens ordinarie arbetsområde just när projektet går in i en intensiv fas och jag behöver personen som mest.

Det som försvårar för mig är att jag inte har samma verktyg som linjechefen. Jag sätter inte lönen och jag håller inga utvecklingssamtal. Dessutom har jag medarbetare i flera länder och har inte möjlighet att träffa dem så ofta öga mot öga. Det jag använder är coachning för att få medarbetarna motiverade. Jag skulle behöva fler verktyg och metoder för att öka engagemanget, entusiasmen och förmå deltagarna att prioritera arbetet med projektet.«

Anders Risling, ledarskapskonsult, ger sina råd:

Anders Risling råder Elza Möller Kazemi att hitta nya vägar att kommunicera med sina medarbetare, både i grupp och en och en.
Fokusera på det positiva. Skillnaden mellan lyckade och misslyckade är att de lyckade pratar positivt medan de misslyckade pratar negativt. Börja redan vid din första workshop att fokusera på det positiva. Låt alla medlemmar berätta vad de upplever att de ska få ut av projektet. Att få höra andras motiv inspirerar.

Metod 1: Inled varje avstämningssamtal med frågan: »Vad är du stolt över den senaste veckan?«

Dra nytta av kollegerna. Skapa former för erfarenhetsutbyte med dina projektledarkolleger.

Metod 2: Reflekterande team

Var 5–6 personer. Träffas regelbundet, kanske en gång i månaden. En person berättar om ett problem eller ett dilemma. Personen intervjuas av en kollega i en kvart medan resten av gruppen sitter tyst. Efter intervjun får övriga medlemmar reflektera över dilemmat under en kvart medan problemställare och intervjuare är tysta. De får även komma med råd.

Vårda relationerna. Allt behöver inte göras i grupp. Tänk att ni kan jobba två och två ibland också. Du behöver inte alltid vara med.

Minska avstånden. Res till dina projektmedlemmar utomlands även när ni inte har möte. Välj hellre video än telefon.

Utveckla coachningen. Om coachning känns svårt är det bra att följa mallen: »Beskriv svårigheterna?« »Hur vill du ha det?« »Vad ser du för hinder?«

Metod: Reda ut-samtal

Var lugn och ha en attityd av att du vill lära när du möter en medarbetare som du behöver reda ut något med. Följ mallen.
Observation: Beskriv det som har hänt, konkret och utan värdeomdömen.
Tankar: Beskriv dina tankar kring observationen.
Känslor: Beskriv din känsla, till exempel »Jag är rädd att projektet inte går framåt…«
Vilja: Beskriv vad du vill.
Bolla över till medarbetaren att beskriva sin upplevelse av samma händelse.

Utvärdera. I slutet av projektet kan det vara klokt med ett trepartssamtal med dig, din projektgruppsmedlem och dennes linjechef. Här kopplas projekt och linje ihop och chefen får bra underlag för utvecklings- och lönesamtal.

Kommunikationsexperten Kerstin Ljungströms råd:

Skriv kontrakt. Det är bra att göra trepartskontrakt där både linjechefen, aktuell projektmedlem och du själv sitter ned tillsammans och resonerar om krav, prioriteringar och hur ni ska göra när det blir ett dilemma, till exempel när det gäller tid. Det kontraktet kan naturligtvis omförhandlas.
Bli synlig. Gör projektet och projektmedlemmarna synliga, gärna individuellt, i interntidningen, på den interna webbplatsen eller liknande.

Personliga coachen Jonas Elfort Anderssons råd:

Relationen till linjecheferna. I framgångsrika exempel påminner relationen mellan projektledare och linjechef om ett delat ledarskap. Där linjechefen till exempel har kontroll över den långsiktiga utvecklingen och du har större inflytande i nuet. Ju större tillit du kan utveckla gentemot övriga ledare desto mer tillit kommer du att visas. Därmed kan din roll förstärkas.
Utred drivkrafter. Vad i projekten är motiverande för medarbetaren?

Vill du också få hjälp av Chefs expertteam?
Mejla din frågeställning till red@chef.se

Du får en timmes fri coachning med den expert i teamet som passar bäst för ditt behov samt skriftliga tips från övriga experter.