»Jag vill inte chefa med e-post!«

Kevin Munro berättar:

»Jag är biträdande rektor på Engelska Skolan Norr, en friskola med cirka 520 elever. Jag ansvarar för årskurs 6–9 och är något slags ’platschef’ för två byggnader.

För sex år sedan fick jag möjligheten att starta om årskurs 7–9 efter en period då skolan varit utan högstadium. Som nybliven chef utformade jag och den nya lärargruppen egna rutiner. Vi hade tid att diskutera och skapa samsyn om undervisning, regler och processer.

Nu är högstadiet fullt utbyggt med 200 elever. Lärarna är fler, men det är också fler komplicerade elevärenden.

För mig innebär detta en större, om än hanterbar, arbetsbelastning, men också att jag är inblandad i allt möjligt som jag inte förväntade mig när jag tog jobbet. Allt från möten om ombyggnader till tunga elevvårdsärenden med polis och socialtjänst och möten med oroliga föräldrar.

Min roll är att vara spindeln i nätet och se till att saker blir gjorda. Det är otroligt spännande och omväxlande. Men det blir många möten och massvis med saker att följa upp.

Den största utmaningen för mig är kommunikationen. Det är så många olika sorters kommunikation under en dag; formella möten med minnesanteckningar, korridorsnack, telefonsamtal, sms, mejl, drop in-samtal etcetera.

Det är svårt att komma ihåg allt och knyta ihop alla trådar. Jag har en assistent, men hon jobbar bara några förmiddagar i veckan.

Skolan är engelskspråkig, men vissa saker ska kommuniceras på både engelska och svenska, vilket tar tid. Dessutom finns det elever och föräldrar som talar flera olika språk och ibland uppstår missuppfattningar.

Det finns också kulturella aspekter. Vissa blir skräckslagna när biträdande rektorn ringer hem, andra uppskattar det.

Jag skojar mycket, det är en del av min personlighet – dessutom är jag australiensare – men skämtandet misstolkas ibland.

Organisationen har växt, mina arbetsuppgifter likaså. Jag kan inte träffa lärarna lika mycket som tidigare. De är inte i skolan 9–17 varje dag och när de är här undervisar de. Dessutom går jag en rektorsutbildning nu, vilket betyder att jag är borta en del från skolan.

Jag har helt enkelt svårt att hinna med allt på ett tillfredsställande sätt. Jag behöver hjälp att bli mer effektiv i min kommunikation, skapa bättre rutiner för informationsflödet och hitta ett sätt att komma ihåg allt som ska verkställas efter olika samtal.

Jag vill inte vara en ’epost-chef’!«

Kommunikationskonsulten Kerstin Ljungströms råd:

1. Prioritera hårdare. Se till att du får tid till det du måste göra. Men ge också utrymme åt sådant som ger dig glädje, som att få människor att växa genom att vara lyhörd och ge feedback.

2. Delegera mer. Om medarbetare lägger fram en idé kan du tala om att det är intressant. Be dem sedan föreslå hur idén ska genomföras.

3. Undvik sist-in-först-ut fällan. I dina microsamtal i korridorerna svampar du upp många frågor. Alla är inte akuta, en del behöver du tid för att följa upp. Be om en påminnelse om du inte hört av dig inom en viss tid. Alla mejl behöver inte heller besvaras direkt, du kan använda ett trevligt standardsvar där du talar om att du inte kan svara direkt, men att du återkommer inom en viss tid. Spara de mejlen i en särskild mapp och avsätt tid för att svara.

4. Sätt gränser. Gör tydligt för dina medarbetare var ditt och deras ansvar börjar och slutar. Ditt engagemang, intresse och nyfikenhet smittar. Men det finns en risk att dina medarbetare blir ’bortskämda’ med att du är engagerad i allt. De kan få känslan av att du alltid finns till hands om de missar något. En annan fara är att du som chef blir så fångad i ditt engagemang att det hämmar medarbetarnas initiativförmåga.

5. Var personlig i mejlen. Pröva att lägga in videosnuttar i mejlen där du visar ditt glada ansikte när du talar till föräldrar och elever, det skapar större närvaro.

6. Använd föräldrarna som resurs. Kanske kan varje förälder någon gång under sitt barns tid på skolan fungera som en extra resurs, till exempel genom att skapa kontaktnät och sprida information till andra föräldrar. Barack Obama uppmanade sina supporters att hålla möten i sina egna hem under valkampanjen, det var framgångsrikt.«

Organisationskonsulten Anders Rislings råd:

Utveckla din roll. När ombyggnaden är klar kan du fokusera på att vara ledare.
Hitta en tydlig målbild. Tänk igenom vad du vill uppnå, vad det konkret innebär.
Håll en workshop. Planera tillsammans temat »Vår kommunikation«.
Delegera. Låt någon annan leda workshopen så att du kan vara aktiv med idéer, lyssna och delta.
Sätt upp spelregler. Ha en brainstorming och rösta på de viktigaste spelreglerna för er kommunikation.
Träna kommunikation. Alla ska stötta varandra som kolleger, förbjud skitsnack.

Personlige coachen Jonas Elfort Anderssons råd:

Koppla bort jobbet. Det finns flera olika tekniker för avspänning och meditation för att få micropauser. Glöm inte att familj, vänner och hobbyer ger ny energi.
Sov. Lägg dig i tid på regelbundna tider.
Vanor. Promenera eller ägna dig åt enkel motion en timme om dagen. Ät regelbundet och ofta för en jämn energinivå.
Sätt gränser. Gör klart var ribban för arbetet ligger under din utbildningstid.
En coach. Jag tror att du skulle ha nytta av att ha en coach eller mentor.