»Hur bygger jag en ledningsgrupp?«

Karin Bülow beskriver sitt problem:

»Jag började arbeta som enhetschef inom Södermalms stadsdelsförvaltning våren 2005. Mitt jobb var att ansvara för hela administrationen av Tanto servicehus med 78 lägenheter och Tanto vård- och omsorgsboende med 13 platser för dementa.

Till min hjälp hade jag två samordnare, en på vardera boendeenheten. Den ena är en duktig och noggrann administratör, den andra mer engagerad i verksamheten. Jag hade ensam personalansvaret för samtliga drygt 75 anställda plus timanställd personal. Alla utom den administrativa personalen arbetar efter schema dygnet runt.

Hösten 2006 gick jag på föräldraledighet. Jag var borta längre än planerat och var åter på jobbet först i januari i år.

Under min föräldraledighet var jag med och tillsatte den tidigare arbetsterapeuten som vikarie på den nya tjänsten som biträdande enhetschef. I höstas knöts ytterligare en biträdande enhetschef till verksamheten, i första hand till servicehuset. Dessa fyra administratörer har olika erfarenhet, kompetens och syn på sina roller.

Mitt problem nu är hur jag ska organisera verksamheten och få till stånd en fungerande ledningsgrupp.

Jag behöver också hjälp med att hitta ett bra sätt att fördela min tid eftersom jag ska arbeta deltid, tre dagar i veckan, en tid.
De dagar jag är föräldra­ledig ska den senast anställda biträdande enhetschefen vara min ställföreträdare. Samtidigt behöver jag frigöra tid för att skola in den först anställda biträdande enhetschefen. Hon är ny i sin yrkesroll, relativt osäker och behöver mycket stöd av mig.

När jag går upp i tjänst igen kommer ansvarsfördelningen att förändras.

Hur ska jag hålla mina fyra medarbetare välinformerade och hur ska vi arbeta för att nyttja våra resurser på bästa sätt? Och hur delegerar jag arbetsuppgifter till den biträdande enhetschef som främst jobbar med servicehuset – utan att jag själv tappar kontrollen och kontakten med mina medarbetare där?«

Organisationskonsulten Anders Risling svarar:

1. Identifiera uppdraget. Bestäm först vilket uppdrag ledningsgruppen ska ha. Man kan ha olika typer av ledningsgrupp. Anting­en bestämmer chefen och använder ledningsgruppen till rapportering, eller så arbetar gruppen som ett team och sätter gemensamma mål. Du har fyra personer som har olika erfarenhet och som inte riktigt drar åt samma håll. Försök komma överens om vad som är ledningsgruppens huvuduppgift. Men det är du som ska fatta beslutet.

2. Stäm av engagemanget. Tala sedan med var och en och försök få klart för dig hur engagerade de är i verksamheten och vad de har för personliga mål. Fundera på din egen ambitionsnivå och vad du vill uppnå. Dina underställda chefers mål måste vara förenliga med varandra och med dina mål. Och de måste vara engagerade och tro på det ni gör, på ert uppdrag. Det är inte självklart att alla dina fyra underställda chefer ska ingå i ledningsgruppen.

3. Formulera mål. Sätt upp några viktiga strategiska mål, till exempel att ni ska höja livskvaliteten för alla vårdtagarna. Det kan vara det övergripande uppdraget för ledningsgruppen att vara motor i det arbetet. Bestäm också vad som är ert närliggande mål. Det vill säga vad ni ska prioritera under den närmaste tiden.

4. Sätt upp spelregler. Bestäm vilka spelregler ni ska ha. Att ni till exempel ska vara öppna och ärliga mot varandra, inte bara på möten utan även i vardagen. Checka av med varandra hur verksamheten utvecklas, det som är ert uppdrag. Det kan vara riktigt utmanande.

5. Ge feedback. Diskutera hur ni ska fördela arbetet så att var och ens kompetens tas till vara på bästa sätt. Inför också rutiner så att all personal ger varandra feedback, följer upp och på så sätt hjälper varandra och arbetar mer i team.

Kommunikationsexperten Kerstin Ljungströms råd:

Gör ett inskolningsprogram. Se till att alla vet vad som ingår.

Informera varandra. Låt »ordförandeskapet« för mötena med dina fyra närmaste medarbetare cirkulera.

Tät återkoppling. Grundregeln vid delegering är »håll ögonen öppna och fingrarna borta«. Återkoppla ofta, men du måste nog stå ut med att du både tappar kontakt och kontroll.

Utvärdera. Bestäm vad ni ska utvärdera och hur ofta, så att det finns variabler att mäta efter.

Lyssna. Ta det piano och lyssna in var organisationen och verksamheten står i dag, det kan ha hänt både bra och dåliga saker under din frånvaro.

Personlige coachen Jonas Elfort Andersson:

Stäm av förväntningar. Se över dina psykologiska kontrakt med dina medarbetare. Matchar er förväntan?

Fördela ansvaret. Tydliggör vem som har ansvar för vad. I första hand gäller det att göra klart var personalansvaret ligger. Om det ändå inte fungerar bör du gå till din egen chef, beskriva situationen och be om prioriteringshjälp.

Skriv dagbok. För dagbok över ditt fysiska och psykiska tillstånd. Det första som påverkas är dina känslor.

Prioritera. Se över prioriteringarna i din vardag. Var noga med att de är hållbara, leder till uthållighet och återhämtning. Glöm inte bort umgänge med familj och vänner, träning, bra mat och sömn!

Vill du också få hjälp av Chefs expertteam?
Mejla din frågeställning till red@chef.se . Du får en timmes fri coachning med den expert i teamet som passar bäst för ditt behov samt skriftliga tips från övriga experter.