Fyra tips för bättre mejlande

Amerikanska affärstidningen Harvard Business Review har listat fyra tips för hur du mejlar proffsigt:

1. Uppmuntra till handling
Det som skiljer ett mejl, en powerpoint-presentation eller rapport från en roman är att de tre första exemplena ska inbjuda till en handling.

Fråga dig själv: Uppmuntrar det här mejlet till en handling? Om inte, varför skickar jag det?

2. Det viktiga först
Du har ont om tid i din vardag, så räkna med att den du mejlar till också har det.
Ödsla inte för många rader på artighetsfraser.

Fråga dig själv: Kan mottagarna redan genom ämnesraden och den första raden i mejlet förstå vad budskapet är? Om inte, varför formulerar du dig så att de måste gissa?

3. Gör inga antaganden
Även om du och mottagaren arbetar inom samma bransch, anta inte att han eller hon känner till alla bakgrundsfakta eller scenarier som du beskriver.
Använd inte heller förkortningar eller alltför snäv terminologi.

Fråga dig själv: Förlitar jag mig på att mina mottagare vet vad jag tycker att de borde veta? Döljer jag omedvetet information för dem?

4. Tänk klart innan du skickar
Har du också fått många mejl med frågan »Vad är din åsikt om detta?« och så en lång mejlväxling mellan två parter. Avsändarens budskap blir då omedvetet: »Jag orkar inte förklara mitt resonemang och orkar inte heller visa vad du bör fokusera på.«

När du skriver mejl, underlätta för mottagaren genom att tydligt visa din ståndpunkt och visa vad han eller hon ska lägga sin tid på.

Fråga dig själv: Ger mitt mejl en tydlig bild av min åsikt och en möjlighet för läsaren att ge feedback? Om inte, varför tvingar jag dem att försöka läsa mina tankar?