Expertens kristips: ”Orka skapa dialog med dina medarbetare”

Vad ska man tänka på när det gäller intern kriskommunikation?

”Innan man börjar kommunicera ska man först och främst se till att samla fakta och få en klar bild av läget. Det är egentligen fyra saker du ska tänka på:

Ta reda på så mycket information ni kan innan ni kommunicerar. Finns det nya direktiv eller ny information ni behöver förhålla er till? Se till att inför varje samlat informationtilfälle vara uppdaterad med den senaste informationen om ni på verkas av externa omständigheter.

2. Vad gäller för oss? Vem är det som ska kommunicera, är det chefen, eller behöver chefen ett team som hjälper till? Många delar som en chef hållit på med tidigare kanske får läggas åt sidan nu när mycket av tryggheten ligger i att bli informerad.

3. Det är viktigt att upprätthålla en kontinuerlig kommunikation. I det vanliga läget kanske du höll ett möte i veckan när du samlade alla – nu bör du öka den takten.

4. Se till att vara så transparent som möjligt. Ofta brukar ledning eller chef dela med sig så att det precis räcker. Nu gäller det att involvera medarbetarna och få dem att förstå att man gör det här tillsammans. Det är här som förtroendet för ledare testas.

Och en sak till: Om du är vd på ett större bolag, så har ju alla en närmsta chef att gå till. Se därför till att få ut ett call sheet eller kontaktuppgifter till den personen, så att medarbetaren kan höra av sig med senare frågor. Gör det lättare för dem att känna tillgängligheten.”

Hur ska chefen göra för att inte piska upp panikkänslor?

 ”Återigen är det viktigt att ha den här tydliga planen och återkomma med information ofta. På samma sätt som när du håller en presentation, måste du vara beredd på motargument, i form av ifrågasättande frågor. Människor i kris ställer frågor i affekt, är arga, ledsna och upprörda. Man måste vara beredd på att människor kommer att ifrågasätta en mycket mer. Men ge dem framför allt möjlighet att ställa frågor, och ha inte en envägskommunikation – orka skapa en dialog.”

Vad ska man undvika i kommunikationen – vad är de största misstagen?

”Många tänker säkert att man ska gå in rakryggad och visa på stabilitet, jävlar anamma och högt förtroende. Men människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla. Bekräfta den, prata till dem, synliggör deras oro. Börja ödmjukt. På samma sätt som de flesta politiker gör innan de berättar om åtgärder – i första hand handlar ju detta varken om ekonomi eller åtgärder utan om människors hälsa. Var ödmjuk, visa den mänskliga sidan, samtidigt som du behåller handlingskraftigheten och det tydliga ledarskapet.” 

Finns det något annat man bör tänka på?

”Undvik att inte se oron. Inge förståelse för situationen, det gäller egentligen alltid. Här handlar det om en förståelse för att människor kommer vara rädda, för sin hälsa, för sitt jobb och för sin framtid. Som ledare måste man bredda sin acceptans för hur människor kommunicerar med en i ett sånt läge. Vissa kanske blir väldigt arga, eller upprörda. Ha i bakhuvudet att det är mänskliga reaktioner på en kris.”