Effektivare möten med film istället för Powerpoint
Digitala sömnpiller. Så skulle nog många chefer beskriva de bildspel som dominerar många möten.
En chef som har hittat ett alternativ till den här typen av dragningar är Camilla Wallander, vd på Berghs School of Communication. Sedan ett år tillbaka använder hon sig av så kallade flippade möten för att göra sina sammankomster mer aktiva.
I praktiken innebär ett flippat möte att bildspelen ersätts av en filmad presentation som deltagarna får se före mötet. På så sätt kan den största delen av mötestiden ägnas åt samtal och diskussion i stället för en traditionell dragning.
Själva filmen gör Camilla Wallander i ett vanligt bildspelsprogram.
Camilla Wallander. Foto: Magnus Liam Karlsson.
”Jag bildsätter det dokument som vi ska gå igenom, exempelvis en affärsplan. I första hand använder jag bilder, men också stödord och grafer”, säger hon.
När bildspelet är klart startar hon programmets inspelningsfunktion och går igenom bilderna samtidigt som hon pratar. Eftersom hon har gjort bildspelet själv behöver hon inget manus. Dessutom gör frånvaron av manuskript att tonen blir mer personlig.
”Det är just det där personliga som är det viktiga. Det ska vara som när du står och gör en dragning, och då står du ju förhoppningsvis inte och läser innantill.”
Samtidigt blir filmen kortare än vad en traditionell dragning skulle vara.
”Den är bara tio minuter lång. En traditionell muntlig dragning skulle kanske ta en timme eller två. Men i stället gör jag filmen som ett koncentrat och fångar upp det viktigaste”, säger Camilla Wallander.
När filmen är klar mejlar hon ut den till deltagarna en vecka före själva mötet tillsammans med en agenda. Ibland lägger hon upp och lösenordsskyddar filmen på en videosajt och skickar ut en länk i stället.
Är det en större samling får mötesdeltagarna sedan diskutera innehållet i smågrupper och dela med sig av sina tankar i storgrupp, vilket var fallet under förra årets kickoff.
”Samtalet i gruppen handlade om vad som kändes ’wow’ med aktiviteterna i affärsplanen. Vad gick de igång på? Fanns det något som de tyckte var otydligt och som de inte förstod?”
En stor fördel med flippade möten är att fokus ligger på själva samtalet i stället för dragningen. Däremot sparar filmerna inte någon tid.
”Jag gör om tiden, för den behövs ju till samtalet. Annars hade jag stått och pratat i en och en halv timme. ’Bla, bla, bla’ och ’har ni några frågor på det?’ och så vidare. Nu består samtalet mestadels av frågor, svar, förtydliganden och motfrågor”, säger Camilla Wallander.
Och de allra flesta har varit positiva till metoden.
”De känner att jag verkligen vill att de ska tycka och tänka kring någonting. Och det är kul att titta på en film. Det känns lite personligt fast det egentligen inte är det.”
Den enda nackdelen hon ser med de flippade mötena är att det finns en risk för att alla inte tittar på filmen före mötet. Men argumentet ”jag har inte tid” köper hon inte.
”När du ska läsa ett dokument vet du ju aldrig hur lång tid det tar. Men här kan jag verkligen säga: ’Du, det tar 8 minuter och 49 sekunder. Mer begär jag inte.’ Det blir väldigt tydligt”, säger Camilla Wallander.
Camilla Wallanders tre tips:
1. Fundera inte så mycket på hur du ska göra utan se till att komma igång i stället. Det viktigaste är att du tar det första steget och börjar med flippade möten.
2. Använd gärna en usb-mikrofon. Det går bra med datorns inbyggda mick också, men ljudet blir betydligt bättre om du använder dig av en extern variant.
3. Välj ut en sammankomst inom den närmaste tiden som du kan prova att göra om till ett flippat möte. Kom ihåg att det inte behöver bli perfekt – finliret kan du jobba på sedan.
Läs också:
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
