Cheftest: Post-vd i stormens öga

Det har gått 383 år sedan Postverket grundades, 23 år sedan Posten blev ett aktiebolag, som en följd av den svenska postmarknadens avreglering, och knappt åtta år sedan Posten slogs samman med Post Danmark A/S.

För sex år sedan bytte alltihop namn till Postnord AB.

I dag är företaget ett av Sveriges mest utskällda. Åtstramningar, nedskärningar, förlorade paket, missnöjda medarbetare och arga kunder har blivit vardagsmat.

Hur är det att leda en organisation med en så lång historia i en sådan situation?

När nye koncernchefen Håkan Ericsson klev in genom dörrarna till det stora glashuset i Solna, som utgör Postnords huvudkontor, för snart fyra år sedan, visade han sig ha en rationell, för att inte säga osentimental, syn på verksamheten.

Han började med att slänga ut frukt-korgarna.

Det talas mycket om digitaliseringen, men frågan är om den har slagit så hårt mot någon verksamhet som mot post-väsendet. Vi skickar i dag färre brev, men samtidigt handlar vi desto mer på nätet, vilket innebär fler paket.

För Postnord innebär det en omställning av enorma mått. Syftet med sammanslagningen mellan Posten och Post Danmark, den första mellan två nationella postverksamheter, var att skapa Nordens bästa logistikföretag och på så sätt kunna möta denna förändring bättre.

När Håkan Ericsson började på Postnord hade raset redan börjat. Behovet av nya idéer, nya affärer och nytt ledarskap var stort. Liksom av enighet; Postnords affärsområden agerade som om de var fristående bolag, inte del av en koncern.

”Vi hoppades på att få en vd som kunde lägga sitt engagemang, som ville göra skillnad”, säger en hög chef som var med när Ericsson rekryterades.

Det fick organisationen. Den då 51-årige Håkan Ericsson förklarade att detta skulle bli hans sista jobb. Även om han var i det närmaste okänd i brevbärarled var han en stjärna inom logistikbranschen.

Han kom senast från en chefstjänst inom affärsresebyråkoncernen Carlson Wagonlit Travel i USA. Dessförinnan hade han varit chef för DHL:s fraktverksamhet i Europa.

”Han är den första vd:n som har en grundläggande förståelse för logistikbranschen, men också har en kunskap om den operativa verksamheten”, säger en person med insyn i Postnords styrelse.

Håkan Ericsson kom in, gjorde en analys och bestämde sig för en väg att gå: Ut med det gamla och in med det nya. Han kavlade upp ärmarna, satte sig vid ritbordet och tog fram en ny organisation, som tydligt visade att Postnord skulle bli en tydlig matrisorganisation, med tätare samarbete inom företaget. Han markerade tydligt att organisationen skulle fungera som en.

Han tog fram nio prioriteringar som Postnord skulle sätta främst. En av dem var att kapa organisationens administrativa kostnader. Ett företag som blöder pengar kan inte ha en för stor overhead, det är produktionen som måste fungera, resonerade Ericsson.

Det var här fruktkorgarna kom in i bilden. De åkte ut på samma gång som Håkan Ericsson sa upp den privatchaufför som följde med hans tjänst. Han såg till att ingen i företagsledningen reser på något annat än ekonomibiljett, han tog bort ledningsgruppskonferenser utanför huvudkontoret. Antalet externa konsulter drogs ner.

”Han har förstått tiden vi lever i. Han har infört en kostnadskontrollskultur. Det genomsyrar alla våra frågor. Visst, det är symbolhandlingar, men det ger också effekt”, säger en hög chef.

Den mest påtagliga åtgärden var att 40 procent av medarbetarna på huvudkontoret i Stockholm sades upp.

När Håkan Ericsson presenterade sin plan skakades det på åtskilliga huvuden, berättar de som Chef har talat med.

”Jag tänkte ’hur fan ska detta gå?’, men han lyckades bra med det. Det är fantastiska medarbetare som är kvar. Arbetsuppgifterna finns kvar men det är färre huvuden, det är en utmaning. Men han är bra på att rationalisera. Och det krävdes nya arbetssätt”, säger en region-chef inom Postnord.

Alla jublar inte. Såklart. Den typen av tuffa beslut som Håkan Ericsson har fattat väcker känslor. Koncernen, som har totalt 35 000 anställda i Danmark och Sverige, ska säga upp omkring 1 000 medarbetare om året fram till 2020.

Den vanligaste kritiken är att han har gått alltför brutalt fram.

”Han är okänslig för att människor påverkas av stora beslut. Det ställs krav på att det ska gå snabbt, väldigt snabbt, men en del beslut kräver djupanalys kring hur det påverkar alla parametrar. Många känner sig trampade på tårna, de upplever att de har svårt för egen del att få gehör i organisationen”, säger en chef inom Postnord Sverige.

Att det skickas färre brev går ju knappast att lasta Håkan Ericsson för. Särskilt stort är fallet i Danmark, där brevvolymerna har sjunkit med 90 procent (!) sedan 2000 och där stora personalnedskärningar väntar.

”Det ser inte bra ut i dag, men det hade sett ännu värre ut om han inte hade agerat som han gjort”, säger en medarbetare med insyn i bolagets finanser.

Är det något som kännetecknar Håkan Ericsson är det hans uthållighet.

Hela hans tid som koncernchef har präglats av uppförsbacke. I början lutade den svagt uppåt, på sistone kan den liknas vid en vägg.

Inte minst med tanke på medias rapportering, där kundernas, medarbetarnas och ägarnas missnöje har varvats med hård kritik mot chefernas löner och det dåliga resultatet.

De som står Håkan Ericsson nära säger att det funnits dagar då han sett sliten ut.

Men lämna sin inslagna linje? Aldrig.

”Det är en viktig komponent, en jätte-styrka som han har. Det är många som hade vacklat. Han har stått på sig, det har jag inte sett så många som skulle orka med”, säger en mellanchef på huvud-kontoret.

Håkan Ericsson är en doer. Mångfalds-frågorna är ett område där han visat handlingskraft. Han har tillsatt fler kvinnor på chefsposition, ställt krav och backat upp de som jobbar med hr-frågor för att visionen om ökad mångfald ska kunna uppfyllas.

Likaså har han jobbat med att ta fram talanger i Postnord, som av tradition är duktiga på att rekrytera internt.

”Tidigare hade vi inte kommit någon vart även om vi hade jobbat med det”, säger en person inom hr-organisationen.

ör att fånga Håkan Ericssons uppmärksamhet och intresse krävs fakta och tydlighet.

”Om du vinner hans förtroende får du ett stort förtroende tillbaka. Han är alltid tillgänglig när jag ringer, kan han inte svara så skickar han ett sms, han ringer alltid tillbaka inom tolv timmar”, säger en dansk chef.

Flera beskriver en viss otålighet över Håkan Ericsson. Han har inte tid för halvfärdiga tankar eller resonemang. Han delegerar gärna – han kan göra det både i stort och smått – och är noga med uppföljning och ser till att förväntade leveranser hålls. Men det finns de som inte uppskattar att ha Håkan Ericsson hängande över axeln, som tycker att hans intresse för detaljer övergår till detaljstyre. Andra -håller inte med:

”Han detaljkontrollerar inte, han borrar i detaljerna för att han vill förstå själv”, menar en av hans försvarare.

I möten beskrivs han som en ”strukturfascist”. Han sägs ha en bestämd uppfattning och ger gärna uttryck för den. Det dyker inte upp saker i onödan.

”Han är inte spontan, men tillrätta-lagd, det är viktigt i den situation som vi befinner oss i nu”, säger en person med insyn i styrelsearbetet.

Som beslutsfattare är Håkan Ericsson, enligt källorna, oftast insatt, påläst och orädd.

”Det måste fattas många tuffa beslut varje vecka. Han är väldigt rak. I det läget vi är nu, både när det gäller medie-läget och förändringsläget, behöver vi den sortens beslutskraft”, säger en person med insyn i styrelsearbetet.

Men ibland går det så snabbt att Håkan Ericsson inte hinner lyssna.

”Han vill gärna gå in och förklara, han är väldigt bestämd. Det är ’my way or the highway’. Han är oerhört fokuserad på det han ska göra, om det inte går vägen och folk säger emot och ifrågasätter blir han irriterad. Han borde hålla sig mer cool”, säger en hög chef.

Det är frestande att tro att nyporna skulle ha hårdnat under hans år som chef i USA, att han lärde sig att ”the boss is always right”, men där betraktades han tvärtom som väldigt svensk.

Snarare handlar det kanske om att Håkan Ericsson är en tävlingsmänniska.

”Jag har sällan sett någon så målinriktad”, säger en person med insyn i företagsledningen.

Att han har svårt att hantera meningsmotsättningar skapar en känsla av att det är lågt i tak:

”Det sätter en onödig press på honom om han skapar en sådan kultur. Konsekvensen blir att om besluten som han fattar inte faller väl ut, då har han inte uppbackning”, säger en hög chef på huvudkontoret.

Paradoxalt nog är hans faktabaserade ledarstil ett bra redskap när det gäller att hantera konflikter. Han sägs skilja mellan sak och person och glömmer snabbt. Fokus är för det mesta på affären. Men ibland kan hans ögon svartna, vilket skapar oro, enligt dem som mött hans blick.

Det som Chefs källor beskriver som svagheter i Håkan Ericssons ledarskap uppenbarar sig när det gäller sådant som inte går att mäta.

”Han är bra på att montera ner och fatta kraftfulla beslut. Men det här pratet om att få människor att jobba i team, hur ser hans plan ut där? Hur ska vi skapa vi-känslan i organisationen, det pratar han inte om”, säger en medarbetare på huvudkontoret.

”Han är inte Steve Jobs-visionär eller någon superestradör på scenen. Jag får inte en massa energi av honom, han är inte fantastisk retoriskt. Han är rak, enkel och saklig”, säger en mellanchef.

Här skulle kommunikationen kunna vara ett viktigt verktyg. Och ja, han använder alla kanaler som står den moderna chefen till förfogande; han gör filmer som finns på intranätet, han deltar i town hall meetings, han är ute och talar på terminalerna.

Trots detta finns det åtskilliga medarbetare som står kvar med frågan ”är inte vi värdefulla längre?” när Håkan Ericsson har sagt sitt.

I den kritik som riktats mot Postnords ledning i media nämns ibland att organisationen är ”för toppstyrd” och det är en bild som delas av flera av de chefer på lokalkontoren som Chef varit i kontakt med.

”Han måste bli bättre på att lyfta fram förståelsen för de anställda, prata om allt som skrivs, om alla förändringar som sker. Det är en tuff situation för många. Men jag får inte känslan av att han går ut och verkligen pratar, han informerar”, säger en produktchef inom Postnord Sverige.

Överlag tycks uppfattningen vara att Postnord har hanterat kommunikationen under mediedrevet med överdriven försiktighet.

”Det finns en försiktig kultur, det är ett statligt bolag. När det blir mediestormar, som det varit nu, så har han varit mer försiktig än vad andra skulle ha varit”, säger en chef, som får många medhåll.

I det moderna glashuset i Solna, som heter Arken och är ritat av den svenska arkitekten Lise-Lott Söderlund, tillbringar Håkan Ericsson mycket tid vid sin dator. På hans skrivbord är pappershögarna väl strukturerade, berättar de med insyn. Någon kallar honom för ”asketisk”.

En annan av hans medarbetare uttrycker det så här:

”Nja, asketisk är ett starkt uttryck, men han är återhållsam. Om man går upp och ser vd-kontoret sitter han ofta ensam och fixar mycket själv. Han behöver inte ha människor omkring sig, ingen stor serviceapparat”, säger medarbetaren.

Det är härifrån som han ska ta med sig Postnord in i framtiden. Siffrorna pekar försiktigt uppåt, beroende på hur man tittar.

Enligt Chefs källor har kundnöjdheten börjat vända tillbaka uppåt och ligger enligt Postnord själva nu på 93 procent. En förvånansvärt hög siffra, kan tyckas för den som läst om det massiva missnöjet mot Postnords leveranser, men samtidigt har företagets snart 400-åriga historia skämt bort det svenska folket med hög kvalitet.

Det är inte för inte som vi säger ”som ett brev på posten” om något som är riktigt pålitligt. Det är inte ett uttryck för ”good enough”.

Håkan Ericsson verkar ha de flesta i sin stora ledningsgrupp med sig. Styrelsens förtroende har han fortfarande och därmed också ägarnas.

Men hur är det med medarbetarna? De som har präglats av den för brevbäraren så berömda stoltheten. Den som manifesterats av den kända karaktären Gustav Svensson i tv-serien Svensson, Svensson. Eller som blev ännu tydligare under stormen Gudrun 2005, då i stort sett hela södra Sverige stannade, men inte posten. Breven skulle fram.

Kan Håkan Ericsson bli historisk som chefen som vände Postnord trots invändningar om att han inte har medarbetarna med sig?

En av de många chefer som har valt att lämna organisationen uttrycker det så här:

”Jag har alltid tyckt att det är ett fantastiskt företag, där chefer och medarbetare tillåts att växa och ta beslut och våga göra fel. Det har varit ett snällt företag att jobba i, med respekt för individen. Att komma åt motivationen hos medarbetarna är det viktigaste i all den utmaning och utveckling vi står inför. Beslutsfattandet går snabbare. Det vänliga företaget som man var stolt över är inte lika vänligt längre.”