Chefer jobbar hemma – för att få vara ifred

I en tid av stress, livspussel och höga prestationskrav blir en flexibel arbetsmiljö en allt viktigare nyckel till välbefinnande. Andelen individer som distansarbetar, både bland chefer och medarbetare, ökar stadigt från år till år. Många av de som svarade på Chefs undersökning är positiva till utvecklingen. Den är rent av framtiden, menar vissa. Men baksidorna med distansarbete gör sig påminda när chefen vill bygga organisationskultur, skapa teamkänsla och leda i vardagen.

Nästan 80 procent av alla chefer distansarbetar regelbundet och 25 procent så ofta som flera gånger i veckan. De flesta, 86 procent, verkar sitta hemma. Skälen? En överväldigande majoritet angav lugn, ro och högre produktivitet.

Jesper Dagöö är psykolog och ledarskapsexpert med fokus på framtidens ledarskap.

”Jag tror det delvis hänger ihop med att aktivitetsbaserade kontor blir allt vanligare. Sitter du och jobbar i en soffa med din laptop i knät inbjuder det till ständiga avbrott och det är svårt att arbeta ostört. Men det finns också något positivt i det här eftersom det uppmuntrar till möten, samtal och mellanmänsklig kontakt i vardagen”, säger han.

Jesper Dagöö menar att siffrorna pekar på att det finns ett behov av att chefer är närvarande på sina arbetsplatser, men att det behövs utrymmen där chefer och medarbetare får lov att koncentrera sig och arbeta ifred.

19 procent av de som svarat anger att möjligheten till distansarbete ökar den egna flexibiliteten och 43 procent av cheferna menar att medarbetarna verkar må bättre på arbetet när de får bestämma själva var de vill sitta och jobba. Behovet av individuella lösningar tycks med andra ord vara stort.

”Det är mycket i vår samtid som pekar i samma riktning, exempelvis digitalisering, globalisering, förändringen av global ekonomi och politik”, säger Jesper Dagöö.

”Generationerna födda på 80- och 90-talen består av individer som generellt har hög kompetens, som är vana att arbeta självständigt och som har rest mycket. De är de första generationerna som inte tänker på digitaliseringen i termer av före och efter och är vana att arbeta geografiskt oberoende.”

Mönstren har även anammats av många som inte fick digitaliseringen med bröstmjölken och för att attrahera de här individerna behöver arbetsplatser vara flexibla, erbjuda individuella anpassningar som möjligheten till distansarbete.

”Det här är som ett tåg som dundrar fram och som inte går att stoppa oavsett vad vi tycker om det. Men vi måste hitta lösningar på de problem som uppstår”, säger Jesper Dagöö.

Distansarbete är trots allt något som förekommer i en mängd skepnader. Möjligheten för chefer och medarbetare att arbeta hemifrån en eller flera gånger i veckan motiveras av att det ger större inflytande över den egna arbetssituationen, något som 41 procent av cheferna menar höjer medarbetarnas motivation.

Digitalisering och tekniska innovationer möjliggör även för yrkeskategorier utanför tjänstesektorn att arbeta på distans. Tack vare snabb uppkoppling kan röntgenläkare granska röntgenbilder i realtid hemifrån, och telerobotik tillåter kirurger att operera på patienter var som helst i världen. Allt fler organisationer agerar i kosmopolitisk miljö med medarbetare spridda över klotet. Distansarbete innebär allt från globala samarbeten till att chefen sitter på tåget mellan Linköping och Norrköping och svarar på mejl.

Men vad händer med ledarskapet, organisationen och dess individer när vi inte längre träffas lika mycket? Hur ska du kunna leda i vardagen om du inte kan småprata med dina medarbetare vid kaffeautomaten? Hela 60 procent av cheferna i vår undersökning tycker att distansarbete gör att de missar möjligheterna till spontan feedback och avstämningar.

”Här får man inte vara naiv”, säger Jesper Dagöö. ”Det är ett problem att vi inte träffas fysiskt och på många sätt hindras meningsfull social samvaro av att vi arbetar mer på distans. Men när det gäller möjligheten till vardagligt ledarskap går det att kompensera förlusten som uppstår vid distansarbete. Genom att utveckla sina empatiska förmågor, genom att vara mer uppmärksam och verkligen vilja se och förstå sina medarbetare kan man ändå bygga bra relationer.”

Dagens chefer är mer socialt kompetenta, har fler ’soft skills’ än bara för ett par decennier sedan.

”Och utvecklingen kräver att framtidens chefer kommer att behöva bli ännu mer empatiska och ännu bättre på kommunikation. Då menar jag verklig, meningsfull kommunikation med autentiskt innehåll. Inte tomma, idealiserade budskap utan riktiga samtal om riktiga saker.”

Den riktigt stora utmaningen ligger i att jobba med gruppen. 27 procent av cheferna menar att distansarbete påverkar möjlig­heten att jobba med organisationskulturen. Går det att bygga teamkänsla via Skype?

”De digitala samarbetsverktyg som finns i dag, som Skype eller Slack, är ganska trubbiga och tar bort många dimensioner av mellanmänsklig kommunikation. Teamkänsla byggs inte av fem eller 150 ’tummen upp’. Teamkänsla bygger på delade värderingar, känsla av tillhörighet och förståelse för gemensamma mål. Men verktygen utvecklas ju och många jobbar för att väva in riktiga mänskliga kommunikationsmöjligheter i de här systemen. Kanske blir verktygen så bra att det här inte är ett problem om tio år.”

I dag förutsätter vi ofta att människor är självgående, motiverade och har kompetens att ta ett stort eget ansvar. Men vad gör jag som chef med smitarna, de som sitter hemma och kollar på Netflix eller torkar köksgolvet i stället för att göra klart rapporten? 14 procent av de svarande tycker att distansarbete ger dem sämre koll på medarbetarnas arbetstid.

”Det ökande distansarbetet gör att rekrytering blir allt viktigare. När människor jobbar under eget ansvar måste de vara motiverade och dela de värderingar som organisationen står för. Som chef ska du inte behöva vara beteendepsykolog för att hitta triggers som motiverar dina medarbetare. Det gäller alltså att rekrytera rätt personer. Sedan är jag inte säker på att det var så mycket bättre förr, när många hade egna rum. Då var det ju ingen som hade koll på vad som hände bakom stängda dörrar”, säger Jesper Dagöö.

Än så länge befinner sig distansarbete, liksom alla nymodigheter, i en omogen fas.

”Distansarbete är här för att stanna och det kommer att öka i framtiden. Jag tror att det ökande distansarbetet kommer att bära med sig positiva saker som vi inte haft tidigare, men även negativa saker som vi inte heller haft tidigare. Det är ju det som är utveckling.”

Nu är ju inte alla människor digitala nomader som har världen som sin arbetsplats, som kan jobba varhelst det finns en hygglig uppkoppling eller som sitter på kaféer, böjda över en Macbook. Än så länge jobbar de flesta av oss på helt vanliga arbetsplatser, med möjlighet att sitta hemma när vi behöver släppa in sotaren eller vill slippa jobbresan någon dag i veckan.

”Jag tror inte att vi ska betrakta distansarbete som antingen eller utan som både och. Vi måste träffas emellanåt och när vi gör det får vi maximera värdet av dessa möten genom att skapa många sociala kontaktytor och skapa fler mänskliga samtal om värderingar. Och framtidens ledare kommer att bli allt bättre på empati och kommunikation”, säger Jesper Dagöö.