95:5-metoden ger dig mer tid för ledarskap

95:5-metodens grundtanke är enkel. Den handlar om att chefen ger 95 procent av makten till medarbetarna och behåller fem procent själv. De fem procenten använder chefen bara i de svåra strategiska besluten. Och när man gör det, är budskapet glasklart: nu bestämmer jag.

Kvinnan bakom metoden är ledarskapskonsulten, journalisten och före detta mediechefen Ann Lagerström. Hon har själv dragit nytta av principen som chef för tidningen Vi läser och även låtit hennes chefsadepter använda metoden.

”Tydlighet är något som saknas på många arbetsplatser. De anställda vet inte vad de har makt över. Det leder till osäkerhet. Om man tydligt kommer överens om vilket mandat medarbetaren har får hon mer energi och jag en mer engagerad och produktiv medarbetare”, säger Ann Lagerström.

För människor med kontrollbehov kan det låta obehagligt att lämna över så mycket makt till medarbetarna. Men Ann Lagerström menar att obehaget minskar om man bara varit tillräckligt tydlig med vilket uppdrag medarbetaren har och vilka redskap man får använda. Hennes grundinställning är att medarbetarna har specialistkompetens. De kan sitt jobb bäst. Chefens har översiktskompetens och ska se till helheten.

”När vi är överens om vart vi ska, kan jag tryggt överlämna makten till mina medarbetare. Det betyder att de vet att de själva bestämmer över sitt ansvarsområde så länge jag inte säger till. Om jag inte säger något är jag är nöjd och tycker att de är på rätt spår. ”

De fem procent av makten ska användas om chefen märker att medarbetarna börjar styra bort från verksamhetens övergripande mål.

När Ann Lagerström själv var chef använde hon sin del av makten när det dök upp artiklar som inte lockade de läsare man huvudsakligen var ute efter. De artiklarna togs bort eller skrevs om.

”När jag sa att jag använde mina fem procent, innebar det att diskussionen var slut.”

Det svåra och positiva med 95:5-metoden är att det plötsligt kan dyka upp initiativ och idéer som inte har tänkt på tidigare. Den kan också skapa oreda i organisationen.

”Till en början leder det lätt till förvirring. Vissa medarbetare kanske börjar tvivla på att regeln verkligen gäller, och vågar inte ta ut svängarna. När metoden väl fungerar måste du vara beredd på att allt inte görs som du vill. Det kan leda till roligare och fräckare initiativ än du själv kunnat komma på, men det kan givetvis också slå fel. Då får du använda dina fem procent.”

För medarbetare som har svårt att jobba självständigt, eller använder sina 95 procent av makten till fel saker, kan det bli aktuellt med ett nytt samtal.

”Det kan dyka upp situationer där medarbetarna inte har förstått sitt uppdrag. Då har jag varit otydlig som chef. Då får man ladda om och diskutera uppdraget igen. Vissa medarbetare kan behöva lite hjälp med att gå från ’lydig’ till självständig. Den processen kan ta sin tid.

Så här inför du 95:5-regeln:

1. Välj rätt tidpunkt. Om du är intresserad av att inför metoden, är det bäst att starta i samband med en ny termin, exempelvis i augusti  eller januari. Då är det mest naturligt att göra stora förändringar.

2. Klargör ditt eget uppdrag. För att medarbetarna ska få tydliga uppdrag, måste du först veta vad ditt är. Diskutera med dina ägare, eller din överordnade chef om ditt uppdrag och hur du tolkat det. Förankra din tolkning hos ägare eller överordnad chef. Klargör exakt vilket mandat du har, och vilka mål de förväntar sig att du ska uppnå. Se till att du har god insikt i vilka ekonomiska ramar du har.

3.  Informera om det nya arbetssättet. Berätta för din grupp att du tänker införa 95:5-regeln och vad det kommer att innebära. Informera även om hur du tolkat ditt chefsuppdrag. Du kan behöva ge alla lite tid att låta budskapet om det nya arbetssättet sjunka in. Det kan upplevas dramatiskt för vissa.

4. Tydliggör medarbetarnas uppdrag. Ha enskilda samtal med dina medarbetare, där ni går igenom vilka uppdrag de har. Lägg gärna 45 min till en timme på att diskutera medarbetarens mandat, uppdrag och vilka verktyg han eller hon har att använda sig av. Se till att ni är överens om vad som gäller.

5. Följ upp. När du väl har infört det nya arbetssättet, ha gärna uppföljningssamtal där du går igenom hur medarbetaren tycker att det fungerar. Fråga om det finns några oklarheter, eller om uppdraget är tillräckligt tydligt.