7 gyllene regler när det är dags att köpa in något

1. Vad är det ni vill ha?
Fundera över vad det egentligen är ni vill ha. Vad ska ingå? Vad är ni beredda att betala? Vad är viktigast? Pris, service, geografiskt läge eller något annat? Olika uppdrag har olika kravprofiler.

”Ofta när man köper in saker beror bristfällig kvalitet på att kunden var dålig i sin kravspecifikation”, säger Lennart Rosell, författare till boken Inköpsteknik: Praktisk handbok för effektivare inköp och vd för Linc Sourcing.

Glöm inte heller att kolla så att ni inte redan har avtal för denna produkt eller tjänst. Dubbelt arbete är onödigt – och dyrt.

2. Ta in flera offerter
Ta in flera offerter. Då får du ett hum om huruvida priserna och uppläggen är rimliga eller inte. Ta in minst tre, men inte överdrivet många.

”Det är vettigt att ta in flera offerter, men tänk på att ju fler du tar in, desto fler leverantörer blir inblandade och desto mer jobb kräver det av dig”, säger Lennart Rosell.

3. Jämför äpplen med äpplen
Det är ditt ansvar som kund att vara tydlig med din uppdragsbeskrivning gentemot leverantörerna. När du har fått offerterna, var noggrann och dubbelkolla så att alla offererar samma sak. Jämför inte äpplen med päron. Ta för vana att be leverantörerna specificera vad som ingår i offerten. Då syns det direkt om till exempel lunchen saknas i konferenspaketet hos någon. Inte så konstigt då om den offerten är billigare.

4. Läs det finstilta
Tråkigt men sant. Det finstilta är ofta skrivet till leverantörens fördel. Läs och fundera kring vilka villkor ni kan ställa upp på och inte.

5. Förutsätt att saker går fel
Om produkten går sönder om något går fel, uteblir – vad gör ni då? Tänk dig kostnaderna som uppstår om till exempel fem medarbetare inte kan arbeta för att datasystemet har kraschat. Alltså, det ska finnas på pränt vad leverantören ska göra när fel uppstår.

6. Ta referenser
Kolla upp vilka andra samarbetspartner din blivande samarbetspartner har. Är dessa nöjda?

Precis som när du rekryterar nya medarbetare vill du veta hur leverantören håller måttet och behandlar sina kunder.

”Det är självklart att ta referenser. Endast så får du veta hur leverantören har agerat i samarbetet med andra kunder”, säger Lennart Rosell.

7. Odla relationer
Oavsett om det är lång- eller kortsiktiga inköp är de personliga relationerna viktiga. En bra relation kan motivera ett högre pris.

”Ofta är det bäst att välja en leverantör som du har en personlig relation till, antingen geografiskt eller socialt. Det kanske gynnar den lokala näringen eller ger bättre service. Men då får du också vara beredd att betala lite mer”, säger Lennart Rosell.