5 steg för en perfekt (och snabb) delegering

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.

Kommunikation

Text: Redaktionen

Publicerad 2014-02-04

1. Delegera bara viktiga uppgifter
Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.

Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.

Ställ dig därför frågan:

Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?

”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.

2. Vet VAD det är du delegerar
För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:

Bakgrund, vad har hänt tidigare?
Nuläge, var står ni i dag?
Anledning, varför behöver uppgiften göras?
Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
Resultat, vad förväntas?
Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?

3. Ha koll på VARFÖR du delegerar
Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:

För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.

Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.

4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att upp-giften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad.

”Det kan räcka med att fråga hur det går eller hur det känns”, säger Malin Trossing.

Hennes tips för att hålla dig uppdaterad är:

Boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.

5. Ha ett tydligt avslut
För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.

Bestäm:

När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.

Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.

Fortsätt läsa kostnadsfritt!