3 tips: Missnöje på jobbet – så ska chefen agera

Fråga: Jag är chef i ett mellanstort privat företag inom en sektor där det under flera år varit svårt att få tag på kompetent och rätt utbildad arbetskraft. Efter en ganska lång process har företaget äntligen lyckats få till en nyrekrytering till en av våra nyckelfunktioner.

Nu har en av mina medarbetare gjort klart för mig att hon anser att nyrekryteringen inte håller måttet. Hen slarvar och slösurfar. Hur ska jag agera?

/Lotta

Expertens svar: I mina ögon har du två problem. Dels en nyanställd som kanske inte gör det hen ska, dels en medarbetare som tycker att denna kollega missköter sina uppgifter. Om vi benar ut frågeställningen genom att börja med det senare, tycker jag inte att det är ditt problem i första hand.

Som chef har du som uppgift att lära dina medarbetare att själva lösa sina problem och konflikter. Du ska hjälpa medarbetarna att klara det jobb de är anställda för att utföra, inte göra jobbet åt dem. Att kunna samarbeta med sina kolleger är en del av deras ansvar.

Det du i första hand bör göra i det aktuella fallet, är att coacha A (medarbetaren) som kommer och säger att M (kollegan) inte bidrar, du bör få henne att själv agera och ta upp problemet med M (kollegan). Det är A som tycker att M inte sköter sig. Har A sagt det till M? Hur har A sagt det?

Om A försöker lägga problemet i ditt knä kan du svara något i stil med: ”Det är jättebra att du har uppmärksammat detta. Men om någon tyckte att du slarvade och misskötte ditt jobb, skulle du då vilja att den personen tog upp frågan med dig direkt eller att den skulle gå
till mig?”

Om A menar att du själv borde ha upptäckt hur M slöar och slarvar, kan du säga något som: ”Jag diskuterar inte olika medarbetare och kan därför inte heller prata med dig om vad jag tycker om M:s sätt att sköta sitt jobb, eller vad jag säger till M. Jag pratar inte heller med andra om dig, eller om det du och jag pratar om. Det stannar mellan oss.”

När det gäller den nyrekryterade personens sätt att sköta sina arbetsuppgifter, behöver du skaffa dig en klar, oberoende uppfattning och bevis för eventuell misskötsamhet innan du gör något mer. Ett råd är att vara mer närvarande i M:s vardag för att se vad som pågår, utan att vara påträngande.

Kan du under en period vara mer noggrann med uppföljningar och feedback? Det är svårt, för att inte säga omöjligt, att agera på andrahands-uppgifter.

Visar det sig att M inte fullgör sina uppgifter kan du ta upp saken direkt med M, så objektivt som möjligt och genom att beskriva vad M:s beteende ställer till med: ”Jag har ett problem, jag har inte fått X från dig så nu har Z hänt.”

Mer behöver du inte säga. Lyssna på M:s försvar, ta det på allvar och visa att du har hört genom att spegla tillbaka. Fråga hur ni ska undvika att det händer igen. Om det inte fungerar, ta saken vidare till din områdeschef eller motsvarande.

Avslutningsvis: kom ihåg att det mest effektiva sättet att ändra andras beteende är att bekräfta dem när de gör något bra, så du kanske ska börja där med bägge medarbetarna?

/Leif E Andersson