15 steg till det perfekta pressmeddelandet

1. Använd loggan. Företagets logga är symbolen för varumärket. Använd den i pressmeddelandet, både i sidhuvudet och i mejlet.

2. Datera tydligt. Var noga med att datumet för utskicket syns tydligt. Placera det direkt under loggan. Tänk på att ett pressmeddelande är en färskvara.

3. Gör en rubrik med sting. En bra rubrik är kort, slagkraftig och lyfter tydligt fram nyheten. Ta ut svängarna – men på högst en rad.

4. Sammanfatta först. Börja med en ingress som kortfattat beskriver nyheten, högst en handfull rader.

5. Skriv nyhetsmässigt. Få fram huvudbudskapet först. Krydda med ett par korta och åskådliga citat från vd eller annan nyckelperson.

6. Var noga med kontakt­uppgifter. Det ska vara lätt för media att kontakta den som uttalat sig eller en annan nyckelperson för att få mer information. 

7. Erbjud gratis bilder. Lägg in en länk där media kan ladda ner högupplösta foton på talespersonerna utan kostnad.

8. Presentera verksamheten. Berätta om företagets verksamhet – men kort. Fyra, fem rader – inte mer.

9. Erbjud ensamrätt. Att först erbjuda nyheten till en utvald reporter eller redaktion kan vara ett bra sätt att få ut budskapet. Media älskar ensamrätt.

10. Använd mejl. Skicka alltid pressmeddelanden via mejl. Använd rubriken i ämnesraden och klistra in texten i mejlet.

11. Uppdatera sändlistor. Utvärdera sändlistor kontinuerligt för att se till att de alltid är aktuella. Kanske ska bloggare, politiker och andra opinionsbildare finnas med?

12. Glöm inte webben. Lägg alla pressmeddelanden på företagets webbsida.

13. Var tillgängliga. Kontaktpersonerna i pressmeddelandet måste vara tillgängliga för att kunna svara på frågor så snart det skickats ut.

14. Förbered svar. Fundera igenom tänkbara frågor och förbered svar, inte minst om ni misstänker att det kan komma kritiska frågor.

15. Gör lokala vinklar. Anpassa pressmeddelanden efter lokala medier. Ta med ortnamn i rubriken – det ökar chansen att nyheten publiceras.

… och här är de vanliga misstagen

•  Det bidde en avhandling. Ett vanligt misstag är att skriva för långt. Ett bra riktmärke är att skriva max en A4.
•  Du ger flera nyheter på en gång. Ett pressmeddelande ska bara innehålla en nyhet, annars blir budskapet otydligt.
•  Det blir fikonspråk. Använd inte intern vokabulär, fackuttryck, förkortningar eller jargong och undvik begrepp på engelska. Låt mer än en person korrekturläsa texten och testa den gärna på någon utifrån.
•  Dålig tajmning. En bra tumregel är att skicka pressmeddelanden på morgonen eller förmiddagen.
•  Ni tjatar och kränger. Var inte påträngande – ring inte och fråga om pressmeddelandet kommit fram. Där­emot är det okej att kontakta en redaktion i förväg och fråga om de är intresserade av nyheten.

Källa: Patrik Westander, författare till Westanders PR-handbok.