10 dåliga ursäkter alla chefer stött på

När att göra-listan är lång som ett ösregn, ursäkterna haglar och alldeles för lite blir gjort. Vad gör du då? Som chef måste du ta tag i situationen, men att hantera dåliga ursäkter och medarbetare som slirar på arbetsuppgifterna kan vara både jobbigt och svårt – så pass att du själv hittar på ursäkter för att slippa.

Det säger Kenth Åkerman, ledarskapsexpert och författare till boken Sluta chefa, börja leda.

”Det krävs mod för att synliggöra ett beteende som en medarbetare kan ha haft under lång tid, kanske en väldigt duktig person som brister i vissa avseenden. Konflikten ligger i luften. Risken är att du som chef hellre ser mellan fingrarna och på så sätt tillåter dåliga prestationer.”

Tydlighet är A och O för att komma vidare, både när det gäller ansvarsfördelning och vilka förväntningar man har som chef. Att sätta deadlines är exempelvis säkert något som många chefer kan bli bättre på, menar Kenth Åkerman:

”Så fort som möjligt finns inte – försök i stället ge klarare besked, exempelvis senast onsdag i nästa vecka, före lunch!”

Här listar Kenth Åkerman tio av de vanligaste ursäkterna, med tips om hur du hanterar dem.

1) ”Jag hinner inte”
”Det är nog den vanligaste ursäkten. Och visst, vi kan alla ha mycket att göra. Eller för mycket. Samtidigt är tid oftast inte det egentliga problemet. Det man verkligen vill göra finns det oftast tid till. Det handlar om prioritering”, säger Kenth Åkerman.

Fråga medarbetaren: Hur lång tid skulle det ta om du gjorde det? När skulle du kunna planera in aktiviteten?

2) ”Vi har inte råd”
”Är det verkligen sant att det inte finns pengar eller andra resurser? Visst kan det vara sant att ekonomin sätter begränsningar, men vill man verkligen hitta en lösning brukar det gå att hitta alternativ.”

Fråga medarbetaren: Om det fanns pengar, hur skulle du då ha gjort? Hur nå samma resultat på ett annat sätt?

3) ”Jag gör det sen”
”En klassiker. Att skjuta upp saker, tro att det kommer en bättre tid sen, kanske. Vissa tror att resultatet blir bättre ju mer man närmar sig deadline.”

Fråga medarbetaren: Vad vinner du på att skjuta upp beslutet eller aktiviteten? Vad förlorar du på att skjuta på problemet?

4) ”Det är för svårt”
”Ja, uppdraget kanske är komplext. Men medarbetaren kanske visst har tillräckliga kunskaper. Upplevelsen av att inte vara tillräckligt bra, snabb eller intelligent kan handla om bristande självförtroende.”

Fråga medarbetaren: Vem skulle kunna stötta dig? Vilka resurser behöver du? Hur har andra gjort som klarat av det?

5) ”Jag ska bara …”
”Det kan handla om tids-optimism, att göra det lätta i stället för det rätta. Att ta en kaffepaus till, svara på oviktig e-post, hjälpa andras kunder och ta deras telefonsamtal. Tappa fokus och prioritera fel. Att ha massor att göra – utan att det egentligen händer något.”

Fråga medarbetaren: Hur ska du jobba för att verkligen klara dina uppgifter? Vad behöver du välja bort? Hur kan jag som chef stötta?

6) ”Det är för riskabelt”
”Det kan vara modet som saknas, att inte våga göra fel. Man är rädd att tappa ansiktet, i en miljö där den psykologiska tryggheten för att göra misstag saknas.”

Fråga medarbetaren: Vad är det värsta som kan hända? Vem kan du fråga om hjälp?

7) ”Så brukar vi inte göra”
”Om medarbetaren jobbar strikt efter vana, rutiner och hur saker skötts tidigare, finns risk att man aldrig hittar nya lösningar. Eller tolkar policyn som att man inte får göra det.”

Fråga medarbetaren: Vem har sagt att du inte får? Vad händer om vi gör så här i stället?

8) ”Det är inte mitt ansvar”
”Här kan man höra olika varianter av typen ’det är inte mitt bord’. Medarbetaren kanske visst har både kunskap och ansvar, men ändå inte uppfattar sig som lämpad för uppgiften.”

Fråga medarbetaren: Vad skulle hända om du gjorde det, bara denna gång?

9) ”Jag ser inte problemet”
”Visst kan det vara så att man inte är medveten om dilemmat, men ganska troligt är att man vet, men inget gör. Man kanske tycker att det är svårt, eller så sviktar självförtroendet.”

Fråga medarbetaren: Jag tror att du vet vad du borde göra – hur kommer det sig att du ändå inte gör det?

10)  ”Jag ska tänka på saken”
”När någon ber att få betänketid, är det ofta ett förtäckt sätt att säga nej. Man kanske inte klarar av att leverera, och försöker uttrycka det lite snällt. Som chef behöver du ha en kultur där det är okej att vara rak och tydlig.”

Fråga medarbetaren: Hur kommer det sig att du tvekar?