Arbetsplatsstrategen: Så lyckas ni med framtidens kontor

I förra numrets undersökning konstaterade en majoritet av cheferna att arbetslivet aldrig blir som förr. 72 procent uppgav att coronapandemin permanent förändrat deras arbetssätt. 

Dessvärre är medarbetarnas tilltro låg till hur arbetsgivarna ska klara detta. Kontoret och dess utformning är just nu en större orsak till oro än ledarskapet, enligt en undersökning av Kantar Sifo. Fyra av tio medarbetare tror att arbetsgivaren kommer att ha svårt att anpassa kontorsmiljön efter de nya behoven. Samtidigt som 28 procent uppger att just ett bättre utformat kontor skulle göra dem mer motiverade att arbeta på kontoret. 

Att det finns ett samband mellan hur väl man tycker att kontoret uppfyller de behov man har för sina arbetsuppgifter och hur mycket man vill vara på kontoret, bekräftar Aram Seddigh, arbetsplatsstrateg på We Office. 

Han är psykolog, ekonom och tidigare forskare på Stressforskningsinstitutet inom arbetspsykologi med fokus på hur olika arbetssätt och kontor påverkar medarbetarnas hälsa och produktivitet. Aram Seddigh har gjort en stor undersökning i offentlig och privat verksamhet och sett att såväl funktion som estetik har betydande inverkan på om vi efter pandemin kommer att vilja behålla vår fasta arbetsplats på kontoret och om vi vill utföra merparten av aktiviteterna där. 

”Det största misstaget vi kan göra är att underdimensionera lokalerna utifrån den nya önskan att jobba mer hemifrån. Då låser man in sig flera år vilket kan påverka verksamheten negativt. Ta det lite lugnt. Se hur beteendena sätter sig. Gör en ordentlig analys kring behoven och arbetssätten”, är hans främsta råd. 

Data från inpasseringssystem före pandemin visar att folk inte var på jobbet de fem dagar i veckan som de själva tror. I snitt var man borta 1,5 dag i veckan. 

”Nu säger många att de vill vara där tre dagar i veckan. Så skillnaden är inte så stor. Det kommer att sjunka, men vi går inte ner från 5 till 3 utan snarare från 3,5 till 3.” 

Det man i stället kan börja med är diversifieringen, det vill säga analysera de olika aktiviteter som lokalen ska inrymma och se till att det finns tillräckligt med yta för de olika behoven. 

”Det vanligaste är att man överdimensionerar de öppna sociala ytorna, och underdimensionerar behovet av individuella arbetsplatser”, säger Aram Seddigh. 

I den hybridmodell som utkristalliserar sig kommer antalet digitala möten att öka. Här ser Aram Seddigh att man jobbar med rumsligheten. Man kan ha mindre flexibla arbetsrum, men man kan även tänka sig att öppna ytor avsedda för teamsmöten med god ljudabsorbering. 

”Jag har hakat upp mig på skärmar. Som de här”, säger han, och vänder på kameran på telefonen. 

Aram Seddigh är i Norge och föreläser. Under vårt Teams-samtal sitter han i den stora loungeytan utanför konferensrummet i en avskild och ljudisolerad liten fyrkant av tygklädda skärmar. Och enda gången omvärlden tränger sig på är när applåderna rungar inifrån konferensen dit dörrarna står öppna. 

Kommer då det nya arbetslivet att ta död på kontorshaven? 

”De studier som jag har gjort visar att ju mindre landskap desto bättre. Det förekommer mindre kognitiv stress och färre distraktioner. Ju större de blir desto fler passager, fler uppkomna plötsliga ljud som pling från telefoner. Visst kan det i större landskap bli mer av en maskeringsmatta av ljud med det förekommer ändå fler toppar.” 

Hur stort är ett mindre kontorslandskap? 

”Enligt arkitekten och forskaren Christina Bodin Danielssons definition är det 4–9 personer. Ett mellanstort öppet landskap rymmer 10–24 personer och ett stort mer än 25 personer.” 

Viktigt att fundera på är också hur man ska skapa bra strukturer för samarbeten. 

”Även om det är tillåtande med distansarbete, kanske man bestämmer en dag i veckan då alla i gruppen eller enheten kan vara på plats. Se också över möjligheterna till hybridmöten”, säger Aram Seddigh som är övertygad om att tekniken inom kort kommer att ha löst ett bra gränssnitt där den som talar syns och hörs tydligt även om flera sitter i samma rum. 

Det finns dock ett problem med det som sker före och efter möten. Till exempel är eftersnacket på väg ut ur mötet, där man kommer på en idé eller något man glömt säga, och plötsligt är inte alla där.

”Här gäller det att hitta processer så att information om eftersnack fångas upp och sprids till alla som ska vara delaktiga. Skapa även riktlinjer kring hur man gör när man är på kontoret. Ska hela avdelningen vara på plats samtidigt? Ska man göra en rutin för hur man hittar folk i lokalen, vet vilka som är där när, ska man checka in digitalt på något sätt? På större arbetsplatser kan det vara svårt att hitta varandra annars.” 

Det behöver också vara lätt att göra rätt. Tänk nudging, uppmanar Aram Seddigh. 

”Vi människor har en benägenhet att inte göra det som är möjligt utan det som är enklast. När man diversifierar ytorna ska man till exempel inte placera de tysta ytorna längst bort bara för att det är tyst där. De ska vara nära och centrerade i kontoret.” 

Han hänvisar till 30 sekundersregeln. Är det möjligt att på 30 sekunder packa ihop sina grejor, förflytta och koppla upp sig, och vara igång igen, då är kontorets olika ytor placerade så att det inte blir ett hinder att uppsöka till exempel ett tyst rum. Om ytan dessutom är överblickbar kan man se om det finns ett tillgängligt rum att bege sig till för att skriva de sista minuterna på ett viktigt dokument. 

Att lägga de ”tysta rummen” centralt har också en annan viktig aspekt, påpekar Aram Seddigh. Man är tillgänglig för de andra kollegerna som är där. Man tappar inte bort varandra. Kan fortfarande välja att ’gå undan’ utan att försvinna.” 

Den sista aspekten för att lyckas skapa framtidens kontor enligt Aram Seddighs analys, handlar om att skapa delaktighet i processen. 

”Vi vet att det ger väldigt positiva effekter”, säger Aram Seddigh och berättar om en studie på Stressforskningsinstitutet där han frågat medarbetarna, sex månader efter att en organisation flyttat in på sitt nya kontor, i hur hög grad de varit delaktiga i processen. 

De som varit i hög grad delaktiga hade högre trivsel, högre produktivitet, upplevde mindre distraktion, mindre kognitiv stress, mindre fysisk trötthet och mindre psykisk trötthet efter en arbetsdag. 

”Jag skulle tro att förklaringen till det fantastiska resultatet är att det ger medarbetaren en känsla för organisationen. Att de har getts möjlighet att vara delaktiga och varit med och bidragit. Men det ger också de konsulter som har uppdraget en chans att göra ett bättre jobb, genom att medarbetarna hjälper dem att identifiera problem och lösa knutar.”