Collage: Petronella Barvaeus är digital strateg. Bild på hur verktyget Ideahunt ser ut.

7 digitala verktyg du behöver – för att jobba hemifrån

Fler än någonsin jobbar just nu hemma på många arbetsplatser, och plötsligt behöver vi sköta alla våra uppgifter på distans – från möten till workshops och skapandet av affärsplaner. Här är de digitala verktyg du behöver för att lyckas.   

Med anledning av det nya coronaviruset ges nu restriktioner från Folkhälsomyndigheten och regeringen att du ska jobba hemifrån om du känner dig sjuk, och företag som Spotify och Linkedin har proaktivt redan lagt om sin verksamhet till distansarbete. När allt fler jobbar hemma gäller det att snabbt hitta digitala lösningar för såväl videomöten och budgetarbete som enkel vardagskommunikation.

Petronella Barvaeus är digital strateg på Maniola Studios och expert på digitala verktyg och ger här sina 7 bästa tips på verktyg du behöver.

Slack – för vardagskommunikationen
”Slack är ett populärt verktyg för vardagskommunikation och samarbete. Möjligheten att skapa så kallade kanaler för olika ämnen, team och projekt gör det lätt att stämma av frågor och ta beslut snabbt. Det går att chatta en och en eller flera i grupp, och att skapa integrationer med andra program.”

”Slack gör att man fortfarande känner sig som ett team trots att man sitter på olika platser. För att ytterligare förstärka det kan ni skapa en egen kanal för vardagligt prat. Det man annars gör live över lunchbordet eller kaffeautomaten är en stor del av samvaron på ett jobb, och det gäller att få med det även på distans.”
https://slack.com/

Zoom – för videomöten
”Zoom har seglat upp och blivit väldigt populärt verktyg för videomöten. Eftersom det är så lätt att använda passar den även nybörjare: det är bara att gå in på hemsidan och delta i eller sätta igång ett möte. Zoom funkar bra både för videosamtal en mot en och i grupp, men även för webbinars. På Berghs School of Communication, som jag jobbar för, kör de till exempel distanskurser via den.”
https://zoom.us/

Under ett videomöte är det viktigt att testa tekniken innan och se till att alla är i tid – här är 11 tips från Linkedins Nordenchef Lisa Gunnarsson.

Google Docs/Google Drive – för att jobba i samma dokument
”Många känner säkert till Google Docs, men jag vill ändå slå ett slag för den tjänsten just vid arbete på distans. Dels är det ett bra sätt att samla och strukturera dokument eller kalkylblad där alla kan nå dem, och dels kan man jobba tillsammans i realtid. Det är bra om du exempelvis ska arbeta ut en tidsplan eller budget med andra, eller skriver en text som alla måste läsa innan den godkänns.”
https://www.google.com/drive/.

Trello – för planering och projektledning
”Trello brukar kallas den digitala anslagstavlan, och är bra vid planering och projektledning. Du skapar kolumner för olika ämnen, och kort i kolumnerna för uppgifter som ska göras. Varje kort kan kopplas till en person så att alla kan se vem som jobbar med vad, och det går lätt att tagga nästa person som ska ta över. Det finns också en kalendermöjlighet för att koppla uppgifter till datum.”
https://trello.com/sv

Mentimeter – för feedback och omröstningar
”Om man har ett videomöte så kan det ibland vara lite ineffektivt om alla ska tycka till om allt i varje fråga. Då kan Mentimeter vara ett sätt att få hela gruppens input snabbt – och dessutom bryta av med något visuellt och roligt. Du kan till exempel ställa en fråga som alla får svara på, och då syns svaren i tabellform i realtid. Det går också att skapa omröstningar och ordmoln.

Om du använder ett videoverktyg ska du dela din skärm med Mentimeter, så ser alla när det sker samtidigt. Mentimeters grundare är svenska, så det är närodlad teknik också, kan man säga.”
https://www.mentimeter.com/

Ideahunt – för guidade workshops på distans
”Ideahunt är verktyget du behöver för att ha en workshop på distans och på video. Här finns mallar för olika delar i idéprocessen, till exempel brainstorming och SWOT-analyser, och verktyget guidar er till och med igenom workshopen. Det är bra och snyggt gjort och ganska spännande: vid brainstorming så skickar till exempel alla in idéer som man röstar på med små pluppar – då blir det lite Eurovision-feeling när rösterna kommer in sedan kan jag säga.

En bra sak med Ideahunt är att allt blir dokumenterat automatiskt, så du behöver inte göra det i efterhand.”
Ideahunt.io

Mural.co – för agil problemlösning
”Mural är ett nytt favoritverktyg för mig. Där kan du till exempel bygga upp affärsmodeller, kundresor och personas tillsammans med andra, i videomöten eller offline. Templates finns för de flesta moment inom agil problemlösning och design thinking – till och med digitala post it-lappar.”
https://mural.co/

Förutom ovan listade verktyg finns Microsoft Teams och Google Hangouts, som båda erbjuder videokonferenser, chat och samtalsfunktioner. De har i coronakrisens spår gått ut med erbjudanden om att använda tjänsterna gratis tills viruset är under kontroll. Microsofts globala försäljningschef JP Courtois meddelade på Twitter att Microsoft Teams  kommer att vara gratis i sex månader för att ”stödja folkhälsan och säkerheten genom att göra distansarbete enklare”. Google skriver i en bloggpost att de gör sin Premium-version av Google Hangouts gratis till sina G Suite-kunder för att underlätta för företag och skolor att ha kontakt trots distansarbete.

Petronella Barvaeus: 3 saker att tänka på när ni jobbar på distans

Vy från verktyget Mural

Digitala verktyg är fantastiska, men inte magiska – det gäller att förbereda sig, testa tekniken och ha överenskommelser om hur ni tillsammans jobbar på bästa sätt. Tänk till exempel igenom detta tillsammans och skriv ner det så att alla vet vad som gäller:

Bestäm vad som görs var
Kommunicera vilka verktyg ni ska använda, och vad som ska göras var. Många av verktygen har flera funktioner, och då är det viktigt att renodla för att inte skapa oreda. Till exempel kan man skicka filer över Slack, men hos oss har vi bestämt att alla filer ändå ligger på Dropbox, eftersom det är lättare att strukturera där.

Utbilda
Se till att alla vet hur man gör och förstår poängen med verktygen. Och bestäm om alla måste vara där eller om det är valfritt.

Klargör tillgänglighet
Bestäm när ni är tillgängliga och inte. Hos oss har vi t ex kommit fram till att man kan skriva till folk på Slack utanför arbetstid, men då kan man inte förvänta sig ett svar. Det är viktigt att ha det uttalat, så att alla vet vad som gäller.

Lisa Gunnarsson, Nordenchef på Linkedin

Läs också: Linkedin-chefens 11 tips: Så lyckas du med möten på distans – i coronatider

ca-digitalakurser1080x1080
Satsa på digitalt lärande

Smarta chefer lär sig mer

Vad behöver du lära dig mer om? På Chefakademin kan du välj bland många helt digitala kurser och utveckla ditt ledarskap på dina villkor. Du genomför alltid kurserna när, var och på vilken enhet du vill. Vilken blir din nästa kurs?

Relaterade artiklar

Till vänster en ung kvinna på ett kontor som ser stressad ut. Till höger Nema Abdihakim Ali.
Kommunikation

Hon startar en akut för chefer

Nu öppnar en chefsakut där erfarna mentorer ger samtalsstöd åt chefer som stött på problem.
”Det ska vara lika lätt som att boka en nätläkare”, säger entreprenören Nema Abdihakim Ali.

Helena Martini, HR-chef på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg, ser hälsokontroller för medarbetare som en investering. Foto: Christoffer Edling
Annonssamarbete Chef + Werlabs

Enkelt hälsotest lyfter prestationer på jobbet

”Det är att visa omtänksamhet i handling”, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, om den hälsokontroll som har blivit ett viktigt redskap och en uppskattad del av arbetet med hållbara medarbetare.

En ung kille med munskydd arbetar ensam i en stor lagerlokal.
Kommunikation

Hur mår medarbetarna när chefen är en dator?

En dator som chef, det är något som blir allt vanligare inom logistik och handel. Men hur mår medarbetarna av det? Det ska man ta reda på nu.

Johannes Hylander sitter vid ett skrivbord och samtalar med en medarbetare. Bakom honom syns en skärm där många medarbetare är uppkopplade för ett digitalt möte.
Kommunikation

”Hybridmöten kräver mer av dig som chef”

På kommunikationsbyrån New Republic är hybridmöten vardag, pandemi eller ej.
”Det kräver mycket mer ansvar av mig som chef att få det att fungera”, säger Johannes Hylander, en av grundarna och huvudägarna.

En ung man och kvinna, båda iförda munskydd,
Kommunikation

8 tips för ett lyckat hybridmöte

Hösten är på ingång och så även hybridmötena, något som vi måste vänja oss vid, vare sig vi vill eller inte. Erik Mattsson, vd och grundare på Ordrum, utbildar chefer i konsten att leda hybridmöten. Här är hans 8 bästa tips för lyckade hybridmöten.

En kvinna som sitter vid en dator tittar bakåt och ser orolig ut.
Kommunikation

Chefens ord som får pulsen att rusa

Nu är det bevisat – vissa av dina fraser får medarbetarnas puls att gå upp rejält. Här är listan på några av de mest pulshöjande fraserna.

Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

Bild på Arvid Axland och på glassmenyn.
Kommunikation

Med glass på rekryteringsmenyn

Att låta kandidaterna i en rekryteringsprocess få välja glass med olika personliga egenskaper är det senaste knepet i kommunikationsbyrån Pools rekryteringsprocess. Ett knep som var tänkt som en rolig grej men som också ledde till seriösa fördelar.