Fyra personer i möte

5 steg: Så skapar du ett supereffektivt möte

Ungefär tio procent av vår arbetstid består av möten. Men över hälften av de som deltagit vet inte vad som bestämts efter mötets slut, visar en ny undersökning.

En svensk tjänsteperson har i genomsnitt 4,7 möten per vecka – och chefer har i genomsnitt ytterligare två i veckan, enligt en undersökning från organisationen Mötesutveckling. Totalt spenderar vi alltså nästan 250 timmar per år och person i möte om varje sådant är en timme långt, vilket ställer krav på en effektiv mötesorganisation.

Bara en femtedel av de tillfrågade i undersökningen svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling.

Det bästa som kan hända i ett möte är att vi fattar beslut, menar de tillfrågade. Trots det är 54% av alla efter ett möte osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Över hälften av de som håller i mötena svarar att de saknar utbildning och ingen tycker sig vara tillräckligt förberedd när mötet börjar.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, vilket är intressant i en kontext av att många i dag menar att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten.

En tydlig skillnad syns mellan medarbetare i offentlig och privat sektor: De som arbetar i offentlig sektor tycker att mötena är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.

Bara 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man dock ändå tittat närmare på just dem, och vad som gör ett möte verkligt effektivt. Resultatet kan sammanfattas i fem avgörande nyckelfaktorer:

5 steg – för ett effektivt möte

1. Struktur
Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Genom att svara på frågorna får du snabbt syfte, mål och agenda för mötet.

2. Underlag
För att alla ska kunna förbereda sig nämner många respondenter vikten av besluts- eller förberedelsematerial.

3. Rätt personer
Bjud in de som berörs av frågorna, och inga andra. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta det beslutet.

4. Fokus
Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.

5. Avslut
Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när? Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits.

I undersökningen har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner fått svara på drygt 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser. Undersökningen bygger på 519 svarande under januari 2019.

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 22 nov & 4 dec

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

emoji
Kommunikation

Så blir dina mejl bättre – med emojis

En smiley till chefen, tumme upp till kunden eller lite serpentiner inför veckans aw? Emojis blir allt vanligare i jobbmejl, enligt en ny studie. Och de kan faktiskt höja kvalitén på dina jobbmejl.

Stressforskaren Sören Hjälm utbildar chefer och ledare om stress hos Consensus. Foto: Pavel Koubek
Annonssamarbete Chef + Consensus

Lär dig kontrollera ditt ledarskap vid stress

Stress kan förgifta ditt ledarskapsbeteende. ”Chefer behöver träna på att hantera tuffa situationer”, säger stressforskaren Sören Hjälm som utbildar chefer hos Consensus. Lär dig fatta rätt beslut – inte beslut som styrs av stress.

perfektionist1
Karriär

Våga vägra vara den perfekta chefen

Att framhålla att man är perfektionist kan verka smart och förtroendeingivande. Men se upp – en alltför noggrann chef kan också vara frustrerande för ett team.
Bild på bokhylla i bakgrunden, i förgrunden: Amanda Lundeteg, Hélène Barnekow, Amanda Lind, Suzan Hourieh Lindberg, Lisa Gunnarsson, Hamid Zafar, Katarina Berg och Caroline Farberger
Karriär

Toppcheferna: 8 böcker som lärt oss ledarskap

Vi har frågat några av Sveriges främsta chefer: Vilken bok har inspirerat dig mest som ledare? 
greta
Hållbarhet

Retorikexperten: ”Gretas tal kan få dubbel effekt”

Greta Thunbergs känsloladdade och konfrontativa tal jämförs redan med Martin Luther Kings ”I have a dream” och andra historiska anföranden. Men talet kan uppfattas på olika sätt, säger Chefs expert Sofia Kacim.
listmiss
Kommunikation

Forbes list-miss: En kvinna – 99 män

En kvinna – och 99 män. Så såg affärsmagasinet Forbes lista över årets mest innovativa ledare ut när den presenterades i förra veckan. ”Man borde ha reagerat när man såg resultatet,” säger Jessica Nordlander, Årets innovativa ledare.

Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

Det här gillar medarbetare allra mest med chefen

När medarbetare ska berömma sin chef är det tre egenskaper som oftast lyfts fram.
Det finns också områden där många tycker att chefen borde vässa sig.

Charlotte WWeibe, HR-direktör på TUI, och roboten Pepper.
Kommunikation

Här lär sig alla AI – och roboten Pepper hjälper till 

Resebolaget TUI går på offensiven digitalt, och en av satsningarna är att alla ska lära sig AI, oavsett vad man jobbar med.