Fyra personer i möte

5 steg: Så skapar du ett supereffektivt möte

Ungefär tio procent av vår arbetstid består av möten. Men över hälften av de som deltagit vet inte vad som bestämts efter mötets slut, visar en ny undersökning.

En svensk tjänsteperson har i genomsnitt 4,7 möten per vecka – och chefer har i genomsnitt ytterligare två i veckan, enligt en undersökning från organisationen Mötesutveckling. Totalt spenderar vi alltså nästan 250 timmar per år och person i möte om varje sådant är en timme långt, vilket ställer krav på en effektiv mötesorganisation.

Bara en femtedel av de tillfrågade i undersökningen svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling.

Det bästa som kan hända i ett möte är att vi fattar beslut, menar de tillfrågade. Trots det är 54% av alla efter ett möte osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Över hälften av de som håller i mötena svarar att de saknar utbildning och ingen tycker sig vara tillräckligt förberedd när mötet börjar.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, vilket är intressant i en kontext av att många i dag menar att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten.

En tydlig skillnad syns mellan medarbetare i offentlig och privat sektor: De som arbetar i offentlig sektor tycker att mötena är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.

Bara 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man dock ändå tittat närmare på just dem, och vad som gör ett möte verkligt effektivt. Resultatet kan sammanfattas i fem avgörande nyckelfaktorer:

5 steg – för ett effektivt möte

1. Struktur
Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Genom att svara på frågorna får du snabbt syfte, mål och agenda för mötet.

2. Underlag
För att alla ska kunna förbereda sig nämner många respondenter vikten av besluts- eller förberedelsematerial.

3. Rätt personer
Bjud in de som berörs av frågorna, och inga andra. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta det beslutet.

4. Fokus
Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.

5. Avslut
Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när? Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits.

I undersökningen har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner fått svara på drygt 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser. Undersökningen bygger på 519 svarande under januari 2019.

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 26 mars & 24 apr

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

cb12-content
Chefboken

Led utifrån värderingar – på riktigt!

Det är med hjälp av starka värderingar vi kan möta framtidens stora utmaningar med bland annat ökad komplexitet, digitalisering och klimatförändringar. Det menar Julia Norinder i sin bok Värderingsbaserat ledarskap Mening, tillit och transformation. I den beskriver hon hur du som ledare kan arbeta både utifrån dina egna värderingar och din organisations. I senaste Chefboken sammanfattar ledarskapscoachen Maria Gerlofson hennes tankar
Ställ frågor om engagemanget – och ta action på de svar du får, säger Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

7 frågor du ska ställa till dina medarbetare 2020

Gör enkla frågor om engagemang till en framgångsfaktor i ditt ledarskap. ”Då kommer du åt en hävstångseffekt”, säger Viktoria Lindhé på &frankly. Här tipsar hon om konkreta actions för chefer ­– när medarbetarnas engagemang sviktar.
Julbord med dryck
Hälsa

En av tio undviker julbordet – kollegorna dricker för mycket

Tre av fyra svenskar tycker inte att det är viktigt med alkohol på jobbets julbord, visar en ny undersökning. Samtidigt uppger över hälften att det finns en förväntan om att de ska dricka alkohol när det sker.
pkberlin
Kommunikation

Kommunikationsmissen som fick Berlinmuren att falla

Ibland kan ett aldrig så litet felsteg få oanade konsekvenser. För 30 år sedan orsakade en papperslapp som lästes upp vid fel tillfälle Berlinmurens fall.
Cissi Elwin
Kommunikation

Cissi Elwin: ”Varför är ledarskap så förknippat med floskler?”

Det här med att ”vi måste gasa och bromsa samtidigt” och ”tack för din idé, vi marinerar den” – vad menas egentligen med det?

Handslag och uppvända handflator
Kommunikation

5 kroppsknep: Så rör du dig som en ledare

Dåligt kroppsspråk kan komma i vägen för det viktiga du försöker föra fram, och ibland är det rentav viktigare hur något sägs än vad som sägs. Här är expertens tips för att upplevas som en stark ledare.
Förmågan att pressa sig lite till är en stressfälla för chefer.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Lär dig undvika chefens förrädiska stressfälla

Chefers stress ökar. Samtidigt som vi vet riskerna med att bita ihop och kämpa på. ”Chefer behöver bli bättre på att söka stöd och ta emot hjälp vid varningssignaler”, säger Kristina Hagström, hälsostrateg på Skandia.
emoji
Kommunikation

Så blir dina mejl bättre – med emojis

En smiley till chefen, tumme upp till kunden eller lite serpentiner inför veckans aw? Emojis blir allt vanligare i jobbmejl, enligt en ny studie. Och de kan faktiskt höja kvalitén på dina jobbmejl.