Fyra personer i möte

5 steg: Så skapar du ett supereffektivt möte

Ungefär tio procent av vår arbetstid består av möten. Men över hälften av de som deltagit vet inte vad som bestämts efter mötets slut, visar en undersökning.

En svensk tjänsteperson har i genomsnitt 4,7 möten per vecka – och chefer har i genomsnitt ytterligare två i veckan, enligt en undersökning från organisationen Mötesutveckling. Totalt spenderar vi alltså nästan 250 timmar per år och person i möte om varje sådant är en timme långt, vilket ställer krav på en effektiv mötesorganisation.

5 steg – för ett effektivt möte

1. Struktur
Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Genom att svara på frågorna får du snabbt syfte, mål och agenda för mötet.

2. Underlag
För att alla ska kunna förbereda sig nämner många respondenter vikten av besluts- eller förberedelsematerial.

3. Rätt personer
Bjud in de som berörs av frågorna, och inga andra. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta det beslutet.

4. Fokus
Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.

5. Avslut
Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när? Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits.

Bara en femtedel av de tillfrågade i undersökningen svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling.

Det bästa som kan hända i ett möte är att vi fattar beslut, menar de tillfrågade. Trots det är 54% av alla efter ett möte osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Över hälften av de som håller i mötena svarar att de saknar utbildning och ingen tycker sig vara tillräckligt förberedd när mötet börjar.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, vilket är intressant i en kontext av att många i dag menar att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten.

En tydlig skillnad syns mellan medarbetare i offentlig och privat sektor: De som arbetar i offentlig sektor tycker att mötena är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.

Bara 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man dock ändå tittat närmare på just dem, och vad som gör ett möte verkligt effektivt. Resultatet kan sammanfattas i fem avgörande nyckelfaktorer:

I undersökningen har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner fått svara på drygt 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser. Undersökningen bygger på 519 svarande under januari 2019.

deepworkny

Läs också: Deep work: 5 regler – för att få din hjärna att prestera på max

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Webbinarium 16 mar, 1 jun, 5 okt & 30 nov

Få mer gjort – utan att jobba mer

Effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag.

Relaterade artiklar

Åsa Edlund Jönsson på SVT
Ledarskap

Vad gör sportchefen utan sport?

Tävling efter tävling ställdes in på grund av corona, och SVT:s sportchef Åsa Edlund Jönsson blev nervös. Hur skulle de fylla tablån? Men både hon och redaktionen visade sig sitta på en guldgruva av nya idéer.
Var fjärde chef är en utmärkt chef – som engagerar medarbetare och skapar förutsättningar för lönsamhet. Illustrationer: Anna Harvard
Annonssamarbete Chef + Brilliant Future

Så känner du igen en utmärkt chef

För att få engagerade medarbetare krävs utmärkta chefer. Dit når endast 25 procent av cheferna i Brilliant Futures mätningar. Lär dig känna igen en utmärkt chef – och vad som går att göra för att de ska bli ännu fler. 
Hjärta med texten hope ritad på immig glasruta.
Ledarskap

Utan framtidstro – inget affärsresultat

Av de tio intelligenser som man listar och mäter inom emotionell intelligens är optimism den allra viktigaste, menar ledarskapskonsulten Leif Klockare på Roche Martin. 
motivation2021
Ledarskap

Tips från 24 toppchefer: Så motiverar du dina medarbetare – och dig själv – just nu

Hur peppar och motiverar vi oss bäst under gråa vinterdagar i coronakrisens tid? Under 24 dagar i december svarade chefer och ledare på frågan hur de motiverar sig själva och sina medarbetare just nu. Här är deras bästa tips att ta med sig in i det nya året. 
Person i gul tröja som ser självsäker ut och pekar på sig själv
Ledarskap

Därför överskattar vi vår kompetens – fast vi inte tror det

Fyra av fem yrkesarbetande svenskar tror att deras kompetens kommer att vara lika attraktiv på marknaden om fem år, enligt en Sifoundersökning. Men det mesta pekar på att det är helt fel. Ett psykologiskt fenomen kallat Dunning-Kruger-effekten ligger bakom denna överdrivna tilltro till vår förmåga.
Person som lagar mat i stormkök
Ledarskap

Veckans trendspaning: ”Årets julklapp säger något viktigt om chefers svåra uppgift”

Att stormköket blir årets julklapp är ett tecken på den svåra balansgång mellan trygghet och innovation som chefer och ledare står inför framöver.
Ett verktyg för reflektion har hjälpt Micael Broström, försäljnings- och marknadsdirektör på Elitfönster, att förstå hur medarbetarna verkligen mår och hur de ligger till.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Så ser chefen hur alla mår – på 5 minuter

”Jag letade efter en metod att säkerställa det närvarande, coachande och inkluderande ledarskapet”, säger Elitfönsters försäljnings- och marknadsdirektör Micael Broström. Han hittade det i en app.

julfest1800
Ledarskap

Så fixar du julfesten på jobbet

I år kommer de flesta chefer och medarbetare inte äta julbord, dela ut julklappar och sjunga om tomtegubbar ihop på arbetsplatsen. Så vad gör vi? Och hur viktig är egentligen julfesten?