Fyra personer i möte

5 steg: Så skapar du ett supereffektivt möte

Ungefär tio procent av vår arbetstid består av möten. Men över hälften av de som deltagit vet inte vad som bestämts efter mötets slut, visar en undersökning.

En svensk tjänsteperson har i genomsnitt 4,7 möten per vecka – och chefer har i genomsnitt ytterligare två i veckan, enligt en undersökning från organisationen Mötesutveckling. Totalt spenderar vi alltså nästan 250 timmar per år och person i möte om varje sådant är en timme långt, vilket ställer krav på en effektiv mötesorganisation.

5 steg – för ett effektivt möte

1. Struktur
Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Genom att svara på frågorna får du snabbt syfte, mål och agenda för mötet.

2. Underlag
För att alla ska kunna förbereda sig nämner många respondenter vikten av besluts- eller förberedelsematerial.

3. Rätt personer
Bjud in de som berörs av frågorna, och inga andra. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta det beslutet.

4. Fokus
Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.

5. Avslut
Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när? Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits.

Bara en femtedel av de tillfrågade i undersökningen svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. ”Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus”, säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling.

Det bästa som kan hända i ett möte är att vi fattar beslut, menar de tillfrågade. Trots det är 54% av alla efter ett möte osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Över hälften av de som håller i mötena svarar att de saknar utbildning och ingen tycker sig vara tillräckligt förberedd när mötet börjar.

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, vilket är intressant i en kontext av att många i dag menar att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten.

En tydlig skillnad syns mellan medarbetare i offentlig och privat sektor: De som arbetar i offentlig sektor tycker att mötena är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet.

Bara 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man dock ändå tittat närmare på just dem, och vad som gör ett möte verkligt effektivt. Resultatet kan sammanfattas i fem avgörande nyckelfaktorer:

I undersökningen har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner fått svara på drygt 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser. Undersökningen bygger på 519 svarande under januari 2019.

deepworkny

Läs också: Deep work: 5 regler – för att få din hjärna att prestera på max

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Webbinarium 2 feb & 16 mar

Få mer gjort – utan att jobba mer

Effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag.

Relaterade artiklar

motivation2021
Ledarskap

Tips från 24 toppchefer: Så motiverar du dina medarbetare – och dig själv – just nu

Hur peppar och motiverar vi oss bäst under gråa vinterdagar i coronakrisens tid? Under 24 dagar i december svarade chefer och ledare på frågan hur de motiverar sig själva och sina medarbetare just nu. Här är deras bästa tips att ta med sig in i det nya året. 
Se webbinariet Chef Live i efterhand, med Apoteket, Handelshögskolan och Stora Enso.
46:07
Annonssamarbete Chef + Handelshögskolan i Stockholm

Lär dig om ledarskapet som ökar innovation och lönsamhet

Video:

Svenska storbolag och forskare är överens: Det här är ledarskapet som bygger lönsamma affärer. Se webbinariet Chef Live där du lär dig om ansvarsfullt ledarskap av Stora Ensos vd Per Lagervall, Apotekets Magnus Frisk och forskare på Handelshögskolan.

Person i gul tröja som ser självsäker ut och pekar på sig själv
Ledarskap

Därför överskattar vi vår kompetens – fast vi inte tror det

Fyra av fem yrkesarbetande svenskar tror att deras kompetens kommer att vara lika attraktiv på marknaden om fem år, enligt en ny Sifoundersökning. Men det mesta pekar på att det är helt fel. Ett psykologiskt fenomen kallat Dunning-Kruger-effekten ligger bakom denna överdrivna tilltro till vår förmåga.
Person som lagar mat i stormkök
Ledarskap

Veckans trendspaning: ”Årets julklapp säger något viktigt om chefers svåra uppgift”

Att stormköket blir årets julklapp är ett tecken på den svåra balansgång mellan trygghet och innovation som chefer och ledare står inför framöver.
julfest1800
Ledarskap

Så fixar du julfesten på jobbet

I år kommer de flesta chefer och medarbetare inte äta julbord, dela ut julklappar och sjunga om tomtegubbar ihop på arbetsplatsen. Så vad gör vi? Och hur viktig är egentligen julfesten?
Vad gör vi av alla corona-valpar när vi återgår till kontoren?
Karriär

Veckans trendspaning: Vad ska arbetsgivarna göra med alla corona-valpar?

”Jaså har du också blivit med corona-valp?” frågar vi numera varandra på redaktionen. Och det är inte bara vi. Husdjursförsäljningen har gått upp så mycket att det till och med är smådjursbrist på vissa håll.
Kavla upp ärmarna. Här är trenderna som chefer och arbetsgivare behöver hantera framöver, enligt hr-experterna på Simployer.
Annonssamarbete Chef + Simployer

5 stora skiften för chefer – förbered dig så här

Pandemin har förändrat våra arbetsplatser och rivstartat allt från ny lagstiftning till digitalisering. Nu måste chefer och arbetsgivare hänga med i allt det nya.  Hr-experterna på Simployer framtidsspanar – och ger dig möjlighet att ligga steget före.
Kvinna som har händerna vid tinningarna
Ledarskap

Forskning: Övermäktiga krav får chefer att sluta

Chefsuppdraget har svällt och kraven blivit övermäktiga, menar Linda Corin, doktor i arbetsvetenskap, som studerat anledningen till att chefer i offentlig sektor slutar på sina jobb.