5jobbmejl1800

5 jobbmejl du aldrig ska skicka

Mejl utgör livsnerven i arbetsplatsernas dagliga kommunikation. Men faktum är att vissa mejl är lika frustrerande som ljudet av vassa naglar skrapandes mot svarta tavlan.

Undvik att stå som avsändare till irriterande, förvirrande och ineffektiva mejl – det gör dig inte bara till en populärare arbetskamrat och chef, utan motverkar också grava misstag som riskerar att skapa trassel längre fram, rapporterar Forbes och listar några av de mest hatade mejlen på jobbet.   

1. ”Krig och fred”-mejlet

Att mitt under en stressig arbetsdag få ett långt, vindlande och föregivet viktigt mejl uppdelat i ändlösa stycken och utan ände i sikte kan vara en av de mest gastkramande kontorsupplevelser som finns. Medan ögonen frenetiskt letar fram och tillbaka i fåfäng jakt på huvudpoäng och syfte, sjunker faktum långsamt in: det är det fruktade ”Krig och fred”-mejlet, uppkallat efter Tolstojs tegelstenstjocka klassiker. En typisk reaktion är att lägga ner massor med tid på att läsa igenom och svara, eller markera mejlet som oläst och fortsätta med det man just höll på med (och frukta ögonblicket när man ska tvingas öppna mejlet igen).

Gör i stället så här: Se till att hålla dina mejl korta och koncisa, med syfte och vad som förväntas tydligt uttryckt. Använd punkter och gles styckesindelning för att göra mejlen mer läsbara.

Två personer vid skrivbord, med orden

Läs också: Här är orden från chefen – som skrämmer medarbetarna mest

2. Dubbelpipe-mejlet

Ett av de mest förvirrande och frustrerande mejlen, då mottagarna är två eller flera personer som samtliga avkrävs enskilt agerande och ansvar. Faller ofta mellan stolarna då alla mottagare anser sig ha giltiga ursäkter för att avstå från respons: ”Jag trodde att han/hon jobbade med saken”. Leder ofta till allmän villervalla då vagheten i budskapet mest föranleder frågor.

Gör i stället så här: Om du skickar ett mejl till flera personer, identifiera eller försök åtminstone att föreslå vem som ska hålla i uppdraget samt klargör varför så många står på mottagarlistan. Om du letar efter frivilliga, uttryck detta på ett tydligt sätt.

3. Ickesvars-mejlet

Svarsmejlet som inte besvarar de frågor som ställes i ett första mejl. Att få svar på sina frågor och erhålla information är ju, när allt kommer omkring, själva poängen med att mejla, inte e-postandet i sig. Ändå består mycket av mejl-aktiviteten av meddelanden som bara leder till igenkorkade mejlkorgar och ännu fler onödiga mejl.

Gör i stället så här: Lyft fram dina frågor genom att markera eller numrera dem. Om meddelandet är långt, överväg att upprepa frågorna på slutet. Eftersom vissa medarbetare har begränsad koncentrationsförmåga, kan det vara bäst att enbart formulera en eller två frågor per mejl.

socialaemojis

Läs också: Sociala media-forskaren: Emojin chefen aldrig ska skicka

4. Ilske-mejlet

Ett trist sätt att börja dagen är att läsa ett mejl späckat med sarkasmer och invektiv, uppenbart formulerat av någon som hellre borde ha tagit ett snack per telefon eller ansikte mot ansikte. Det är lätt att vara modig i skyddet av en skärm, och åtskilliga har begått misstaget att fyra av ett ilsket mejl med skriftliga formuleringar som man nog aldrig skulle ha uttryckt muntligen. Att låta ilskan få sitt utlopp via mejl kan ge tillfredsställelse i stunden, men är sällan någon ideallösning då formuleringarna kan chocka folk. Återverkningarna kan bli betydande och långvariga.

Gör i stället så här: Eftersom mejlande i ilska i regel är ett recept för katastrof, undvik det till varje pris. Gör i stället ett utkast, men sov på saken och gå igenom formuleringarna igen innan du skickar iväg det. Du kan också be en vän om respons i förväg, eller allra bäst: skippa mejlet helt och hållet och be om ett möte för att reda ut saken ansikte mot ansikte.

5. Undvikande-mejlet

Människor tenderar allt mer att mejla för att slippa kommunikation. Tvärtemot en gängse uppfattning, är mejl inte alls den bästa tänkbara kommunikationsformen i alla lägen, utan kan i själva verket trassla till situationer som lätt hade retts ut med hjälp av ett enkelt telefonsamtal, en videochatt eller ett vanligt möte. Att få ett undvikande-mejl leder oftast ingen vart, utan syftar ofta till att förskjuta ansvaret till någon annan.

Gör i stället så här: Undvik instinkten att genast mejla tillbaka. Ta dig i stället tiden att utröna den bästa formen av kommunikation. Om frågan är komplicerad, brådskande eller känslig, skippa mejl helt och hållet och använd dig av en mer mångfacetterad metod, som ett möte eller videosamtal.

maroc

Läs också: 10 saker du aldrig ska skriva i ett jobbmejl

pers-eff
Webbkurs: Spara tid - bli ett Outlook-proffs

Ta kontroll över inkorgen och bli mejlsmart

Ta kontroll över inkorgen och bli effektivt mejlsmart med effektivitetsexperten Petra Brask i denna praktiska snabbkurs. Prioritera, planera och lär dig hur du kan låta Microsoft Outlook för PC göra jobbet åt dig!

Relaterade artiklar

Extrovert som jobbar hemifrån
Arbetsmiljö

Extroverta klarar hemarbetet bäst

Utåtriktade människor klarar omställningen till distansarbete bäst, visar en studie från Netigate.
Kavla upp ärmarna. Här är trenderna som chefer och arbetsgivare behöver hantera framöver, enligt hr-experterna på Simployer.
Annonssamarbete Chef + Simployer

5 stora skiften för chefer – förbered dig så här

Pandemin har förändrat våra arbetsplatser och rivstartat allt från ny lagstiftning till digitalisering. Nu måste chefer och arbetsgivare hänga med i allt det nya.  Hr-experterna på Simployer framtidsspanar – och ger dig möjlighet att ligga steget före.
Johnny Warström sitter på en soffkant.
Arbetsmiljö

Här är företaget där ingen får jobba mer än 40 timmar per vecka

På Mentimeter får ingen av medarbetarna under några omständigheter jobba mer än 40 timmar i veckan. ”Det får oss att prioritera smartare”, säger Johnny Warström, vd.
Klocka och arbetsplats med sex timmars arbetsdag
Arbetsmiljö

Varannan: Vi klarar åtta timmars arbete på sex timmar

55 procent av de svarande vill införa sex timmars arbetsdag, visar en Sifo-undersökning. Dessutom menar varannan att de skulle få lika mycket gjort på sex timmar som på åtta.
distansarbete
Arbetsmiljö

Distansarbetet har ökat – med 400 procent

Under coronakrisen har distansarbetet ökat med mer än 400 procent i yrkesgruppen som har förutsättningar att jobba hemifrån, visar en ny undersökning. 39 procent av de som jobbar hemma är mer nöjda med sin arbetssituation än tidigare – men en majoritet saknar fikastunderna.
cb-content-focus
Arbetsmiljö

Chefer som kan fokusera är framtidens vinnare

Känner du att livet innehåller för många distraktioner? Forskning visar tydligt att förmågan till fokuserad uppmärksamhet är en stor konkurrensfördel både på jobbet och i livet i stort. Samtidigt har vår förmåga att fokusera aldrig varit så utsatt för prövningar som nu. 
Mathias Törnblom på Dustin har checklistan för bättre flyt på den digitala arbetsplatsen.
Annonssamarbete Chef + Dustin

Checklista för flow på din digitala arbetsplats

Kontor står tomma, samtidigt som flitens lampa lyser hos alla hemmajobbare. Den digitala arbetsplatsen, där vi jobbar tillsammans online, är här för att stanna. Med öppen-dörr-möten och annat nytänk kan chefer förbättra den nya arbetsvardagen.
drommen123
Arbetsmiljö

Svenskarnas dom: Här är det viktigaste för att älska sitt jobb

En ny undersökning avslöjar vad som är viktigast för att trivas på en svensk arbetsplats. Och det är inte hög lön.