Så undviker du vaga möten

Petra Brask har jobbat som effektivitetskonsult i 17 år och tycker att möteskulturen i Sverige har en särställning. I många länder anser de till och med att vi svenskar är världsmästare på att hålla många möten.

”I Finland säger de ’Herregud, kan ni inte ha en enda tanke utan att ha ett möte?’. ”

Samtidigt menar hon att många möten också för med sig något positivt.

”I Sverige är vi duktiga på att skapa konsensus och se till att alla springer åt samma håll. Och det tror jag beror på att vi har så många möten och att alla hålls informerade om vad som händer.”

Hur meningsfulla de möten som du själv håller i blir är det i slutändan du som chef som avgör.

”Det handlar inte om att bli en petimäter utan att se över effekten och där är du som ledare jätteviktig. De anställda är väl medvetna om hur deras chefer beter sig.”

För att mötesreglerna ska hållas är det viktigt att det får konsekvenser om de bryts.

”De som kommer för sent till mina möten får komma fram till mig och sjunga”, säger Petra Brask.

Tio bästa tipsen för effektiva möten:

1. Klargör syftet.
Ha syftet med mötet klart för dig redan på förhand. Fundera också på vilken typ av möte det är eller vilken typ av fråga som just nu diskuteras. Handlar det om att informera, brainstorma eller fatta beslut?

2.Gör dagordning.
Skicka ut de frågor ni ska diskutera till deltagarna i förväg. En vanlig anledning till att många möten blir vaga och ineffektiva är att deltagarna inte är tillräckligt förberedda när de dyker upp på mötet.

3. Disponera tiden.

Prioritera punkterna och börja med den absolut viktigaste frå-gan. Den punkt som diskuteras först får mest energi och fokus och det är bättre att detta läggs på den viktigaste frågan i stället för på föregående mötes protokoll.

4. Skriv ner att-göra-punkter.
För protokoll under själva mötet i stället för att göra det i efterhand. På många arbetsplatser har man övergivit protokollen helt och hållet och gått över till att skriva att-göra-listor som följs upp under nästa möte.

5. Engagera alla.
Kräv att alla förbereder och delar med sig av minst två ståndpunkter för varje fråga ni diskuterar. På så sätt minskar risken för att alla ska hålla med varandra utan att ta ställning, vilket gör att fler åsikter kommer fram.

6. Fördela ansvaret  — håll intresset uppe.
Låt rollerna i gruppen rotera så att ansvaret för att exempelvis göra anteckningar, summera eller hålla i mötet växlar. Variationen gör att hjärnan håller sig alert och att mötesdeltagarna inte tappar intresset.

7. Checka av.
Be om feedback efter mötet och kontrollera att alla har förstått vad ni har bestämt. På så sätt undviker ni att deltagarna lämnar mötet utan att veta vad som gäller – eller att alla har olika uppfattningar om vad ni har diskuterat.

8. Ha extra diskussioner för dem som vill.
Avsluta varje möte med en diskussionsstund där ni kan ta upp sådant som ni inte hann med under det övriga mötet. På så sätt kan de som är intresserade av att fortsätta diskussionen stanna kvar medan övriga kan avvika och ägna sig åt något annat.

9. Gör spelregler.
Gör upp gemensamma spelregler för hur ni ska bete er på era möten och vad som gäller när det handlar om exempelvis att sms:a och läsa mejl under era sammanträden. Se till att det får konsekvenser om dessa regler bryts.

10. Ifrågasätt varje möte.
Minska ner på antalet möten. En anledning till att många kommer oförberedda är att de inte har haft tid att förbereda sig på grund av andra möten. Då är det bättre att fokusera på några stycken. Kom ihåg det engelska uttrycket ”Don’t spread yourself too thin.”

Text: Fredrik Hillvesson