Skatteverkets app hamnade på topplistan

Problem: Svenska folket vill ha sin skatteservice lika tillgänglig på mobiltelefonen som på datorn.

Lösning: En mobil-applikation.

För fem år sedan föreslog Kay Kojer att hans arbetsplats Skatteverket borde utveckla en app där alla kunde redovisa sin inkomst. Han var utvecklare, hade koll på den digitala trafiken in till Skatteverket och såg att mobiltrafiken ökade dramatiskt. En app skulle innebära god service åt dem. En app skulle också – om Skatteverket blev först i världen – betyda en hel del för omvärldens bild av myndigheten. Ovärderlig goodwill och marknads­föring låg i potten. Om appen dessutom klättrade upp på App Stores tio-i-topp över mest nedladdade appar skulle det ge ytterligare genomslag.

Men det blev inget. Just då. Utvecklingen bedömdes bli för dyr och det fanns inga andra myndigheter eller länder att titta på. Idén om en deklarations-app hade fötts ur det vardagliga arbetet. Anna Brattström, innovationsforskare på Lunds universitet:

”Det finns en föreställning om innovation som någonting kreativt kaotiskt som kräver mycket resurser. Men innovation föds vanligen ur en vardaglig process, utifrån de förutsättningar man har. Någon i en organisation ser ett behov och vill uppfylla det”, säger hon.

Året efter att Kay Kojer kommit med idén hade en hel del hänt, men det fanns fortfarande ingen app för att deklarera. Men en dag fanns lite pengar över från årets budget.

”Det var vår generaldirektör Ingemar Hansson som var mest innovativ och tyckte vi skulle satsa”, berättar Kay Kojer.

”Han sa ’snacka med dina chefer, jag kommer att stödja det här’.”

Med stödet uppifrån fick idén genom­­­slag i organisationen. Det fanns varken tid eller pengar till någon upphandling av tjänsten. Men i Kay Kojers projekt för verksamhetsutveckling fanns en fast medarbetare och en sedan tidigare inhyrd konsult som ägnat sig åt att bygga appar på sin fritid.

För att hinna få ut appen till kommande års deklarationstider var det högsta växeln som gällde. All information fanns tillgänglig. Frågan var hur appen skulle se ut och fungera. Det var av yttersta vikt att den färdiga pro­dukten fungerade väl och var fel­fri från start. Det fanns små möjligheter att korrigera missar. En större miss kunde innebära att projektet fick fiasko­stämpel i stället för succé.

Vetskapen om att Skatteverket hade chansen att bli först i världen hade en triggande effekt på utvecklarteamet. Det blev intensiva och pressande veckor för de inblandade. Motivationen fanns i att de fick vara med och utveckla och förverkliga en god idé som kunde innebära en stor lättnad för medborgarna.

”Ofta handlar innovativt arbete inte om brist på idéer. Den stora utmanin­gen i innovationsarbete är snarare övergången från idé till handling. Om man vill skapa en innovativ miljö ska man satsa mindre på kreativitetsfasen och mer på realiserande”, säger Anna Brattström.

Det krävs uthållighet för att orka driva en god idé i mål. Utifrån det perspektivet är en snäv deadline, som i Skatteverkets fall, enligt Anna Brattström ett kraftfullt verktyg.

I mars 2011 var det dags för lansering. Under de två första dygnen laddades appen ner av 40 000 användare.

”Redan första året hamnade vi på App Stores tio-i-topp-lista över mest nedladdade appar. Vi fick mycket beröm. Tidningar, bland annat flera datatidningar, skrev om det innovativa föregångslandet”, säger Kay Kojer.

Teamet har nu rest runt i världen för att berätta om sitt arbete. Skattekolleger i Norge, Holland och Azerbadjan visade intresse för att bygga någonting liknande. När appen var klar lämnade Skatteverket vidare allt material om hur de gått tillväga till ett forum, IOTA, där 48 länders skatteverk samverkar – och dessa fick tillgång till materialet för att själva kunna bygga vidare. På så sätt fick idéerna större spridning.

Många chefer i offentlig sektor kan tro att de inte har råd. Det blir ett skäl till varför de inte är mer innovativa. Men det finns vägar att gå för att ta sig förbi det hindret, säger Anna Brattström.

”Att investera pengar som man inte vet om man får tillbaka är en risk. En väg att gå om man ändå vill pröva en ny idé kan vara en pilotstudie. Eller att testa i en mindre del av verksamheten för att få en fingervisning”, säger hon.

De som tagit sig förbi resurshindret har jobbat med det som finns i organi­sationen snarare än det man önskat att organisationen hade.

På Skatteverket är det flera andra utvecklingsprojekt som ska sjösättas framöver.

Ett projekt handlar om att det enskilda företaget, den enskilda före­tagsledaren eller bokföraren inte ska behöva lämna den invanda miljön för att deklarera. I stället sker det i ordinarie bokföringsprogram. På så sätt får den som deklarerat ett kvitto på sin deklaration direkt.

”Den som ska deklarera ska inte behöva veta hur det ser ut på Skatteverkets webb eller hur en viss e-tjänst fungerar på Skatteverket”, säger Kay Kojer.