Reboarding – chefens viktigaste uppgift i höst

Folkhälsomyndighetens råd om hemarbete lyfts den 9 februari.
Nu finns ett stort behov av reboarding på tusentals arbetsplatser, det vill säga att återintroducera redan befintliga medarbetare till en arbetsplats som kan ha förändrats under pandemin.

Det är en återgång som kan väcka oro hos medarbetare och ställer chefer inför nya utmaningar. Tydlig kommunikation som engagerar och får med sig kollegorna är en viktig nyckel för att lyckas.
”Det är ett nytt sätt att arbeta på för chefer och det kan ta tid att hitta sitt självförtroende i det nya. Det handlar om att testa sig fram, utvärdera och göra om samt se upp för motstånd till förändring, både hos sig själv och sina medarbetare. Genom att lyssna, våga ta svåra samtal, vara transparant och dela med sig av så mycket information som möjligt har chefen en god grund för att lyckas med reboardingen”, berättar Alexandra Sjöström, legitimerad organisationspsykolog och konsultchef inom affärsområdet Organisation och ledarskap hos hälsoföretaget Feelgood.

Så lyckas ni med reboarding

Medarbetare har upplevt och påverkats av pandemin på olika sätt. För en del har det varit en befrielse att arbeta hemifrån. För andra har hemarbetet varit en kamp och längtan att återgå till arbetsplatsen är stor.
”Det finns en individuell anpassning som man behöver tänka på som chef. Du behöver vara relationsorienterad och anpassa reboardingen efter varje medarbetares mående och behov.”

Det kan ta ett tag att komma in i nya rutiner och att vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen, efter att ha jobbat ett och ett halvt år hemma.

”Man kan behöva hjälp med att organisera sig och lösa problem. Man kan känna sig mer trött än vanligt efter en arbetsdag. Det kan kännas ovant att ha så många omkring sig och behöva delta och umgås. Vissa medarbetare kanske känner oro inför smitta eller har hälsoångest. Chefen behöver vara stöttande och lyhörd.”

”Vi tror också att ohälsa, som exempelvis alkoholberoende, kommer börja synas när vi återgår till arbetsplatsen och som chef gäller det att vara uppmärksam”, säger Alexandra Sjöström och delar sina bästa tips för att lyckas med reboarding:

1. Sätt plan och strategi: ”Det går inte att bara plötsligt kalla tillbaka alla till arbetet. En tydlig strategi är viktigt för att lyckas.”

2. Tänk nytt: ”Vi tappar mycket när alla jobbar hemma, är en vanlig kommentar som vi får och ja, så kan det vara. Självklart ska vi träffas mer när vi får möjlighet, men det betyder inte att det bästa nu är att gå tillbaka till kontoret åtta timmar per dag, fem dagar i veckan. Forskning från Harvard University föreslår en modell med tre dagar på kontoret och två dagar hemifrån och Staffan Tengvall på Göteborgs Universitet menar att vi hänger upp oss på 40 timmars vecka och att vi kanske kan utföra arbetet på kortare tid om vi har möjlighet att jobba hemifrån. Detta kan vara ett riktmärke, även om varje organisation behöver hitta vad som fungerar för dem. Många företag som vi träffar börjar med en kontorsdag per vecka.”

3. Se över affärskritiska moment och tänk hybridteam: ”Du som chef och ni som organisation behöver se över affärskritiska moment och skapa hybridteam. Hybridteam är ett vinnande koncept för att hitta nya rutiner för företaget. De behöver vara baserade på verksamheten och inte på känslomässiga argument kring vem som vill jobba hemifrån och inte. Med fakta på fötterna blir ledarskapet tydligt. Vad behöver ni ses fysiskt för att göra? När behöver ni ses? Vilka behöver vara med? Vad kan göras på distans? Kreativa moment, problemlösning, sociala event, onboarding och byggande av organisationskultur försvåras när man jobbar hemifrån, medans andra arbetsuppgifter är enklare att utföra i lugn och ro hemma.”

4. Led efter prestation: ”Chefer behöver öva på att bli bättre på prestationsledning, där prestationen och inte tiden räknas, och känna sig trygga i att anställda levererar när de jobbar hemma. Detta är nytt för många chefer som är vana vid att hålla koll på anställda genom kontorstider. Med tydlighet kring uppdraget, mål, tidsaspekter och resurser finns goda möjligheter att lyckas.”

5. Etablera och håll fast vid sociala vanor: ”Se över och gör en ansträngning för att få till era rutiner, processer och vanor. När ses ni och vilka sociala delar finns, så som fredagsfika eller månadsmöte med lunch?”

Vilka positiva möjligheter kan reboarding ge chefer?
”Det kan bli en utmaning innan man fått upp allt i takt igen, men när allt väl är igång tror jag att vi kommer jobba effektivare och få en bättre balans mellan arbete och privatliv. All förändring ger möjlighet till utveckling och om man är en chef som gillar att utvecklas är det verkligen en spännande tid”, säger Alexandra Sjöström.

Text: Sanna Bergling