Missa inte chefens fem viktigaste minuter

Som konsult upptäckte Pia Nilsson att de flesta ledare behöver hjälp med att coacha sina medarbetare på ett strukturerat sätt. Så hon uppfann ett verktyg för detta.
På Chefdagen berättade hon hur du med fem minuters kontinuerlig feedback till varje medarbetare når uppseendeväckande resultat.

Annonssamarbete
Rolf

Publicerad

Text: Chefs innehållsstudio

Pia Nilsson, vd på Rolf, berättade om chefens viktigaste fem minuter på Chefdagen. Foto: Karina Ljungdahl
Pia Nilsson, vd på Rolf, berättade om chefens viktigaste fem minuter på Chefdagen. Foto: Karina Ljungdahl

Torsdagen 14 oktober gick Chefdagen av stapeln på Vasateatern i Stockholm med en rad toppchefer på scen. En av talarna var Pia Nilsson, vd och grundare av Rolf – en av Chefdagens kunskapspartners. Hon berättade om konsten att hålla framgångsrika medarbetarsamtal.
”Hur många här inne har koll på hur era medarbetare mår idag och vad de gör just nu för att ni ska nå målen i era verksamheter?” inledde hon.

Publiken fick lyssna till när Pia Nilsson berättade om hur tiden som konsult blev en väckarklocka för henne när hon insåg hur stor del av företagens försök att utveckla medarbetarna som är verkningslösa.
”Man kan inte skicka sina medarbetare på en tvådagars utbildning och förvänta sig att det ska hända något. Det är som att träna i löpspåret en enda gång och tro att man ska kunna springa maraton.”

Insikten ledde till att Pia Nilsson skapade en egen modell för att coacha medarbetarna regelbundet, en modell byggd på samma principer som när en PT tränar klienter på gymmet.
”Den avgörande delen var att lägga fem minuter fokuserad feedback och coachning per medarbetare och vecka. När jag testade det på säljteam där jag var konsultande säljchef fick jag fantastiska resultat.”

Det gick så bra att Pia Nilsson i rollen som konsult ansågs ha tagit över för mycket av ledarskapet. Då bestämde hon sig för att utveckla sin modell till att bli den digitala plattformen Rolf (Reflekterande Organisation med Lärande Feedback), ett verktyg för att stötta ledare och medarbetare att tillsammans uppnå samma resultat som hon själv hade uppnått.
”Den stora utmaningen för många ledare ligger i att få alla i organisationen att känna sin del i målen”, sa Pia Nilsson under anförandet och fortsatte:

”Det räcker inte att bara säga till medarbetarna att de ska göra mer av det de redan gör för att uppnå målen. Man måste även titta på hur man kan göra det på bästa möjliga sätt och var förbättringspotentialen finns. Vad behöver var och en i gruppen förstärka och utveckla hos sig själv för att nå organisationens mål och för att leva företagets värdegrund?”

Enligt Pia Nilsson spelar det ingen roll hur mycket du som ledare driver mot detta om du inte säkerställer att var och en i teamet tar ansvar för sin egen utveckling, att alla vet vad de ska göra och känner delaktighet i nyckeltalen.

Det viktigaste, poängterade Pia Nilsson, är att kommunikationen med medarbetarna sker regelbundet. Hellre lite och ofta än sällan och mycket.
”Se inte medarbetarsamtalet som något som ska vara superstort. Se det som en kontinuerlig dialog där ni stämmer av månaden eller veckan som varit, hur det gått med prioriteringar, vilka utmaningar medarbetaren haft för att nå mål, vad han eller hon behöver hjälp med och liknande. Och inte minst, stötta medarbetaren i att visualisera och reflektera över vägen mot målet.”

Pia Nilsson avslutade sitt framträdande på chefdagen med en uppmaning till var och en i publiken:
”Om du börjar varje vecka med att se medarbetarna och ge strukturerad feedback kommer det att hända grejer. Bli inte förvånad om du upptäcker resultat som högre kundnöjdhet, förbättrad försäljning, högre kvalitet på kundmötena, minskad personalomsättning samt gladare och mer engagerade medarbetare.”

Fem steg för att skapa kontinuerlig utveckling

Rolfs vd, Pia Nilsson, tipsar:

1. Mikromål. Bryt ner målen i delmål och bestäm tillsammans vilka aktiviteter som behövs för att uppnå dem.
2. Kontinuerlig uppföljning. Det räcker inte att ha medarbetarsamtal 1-2 gånger om året. Uppföljningar bör ske månadsvis, eller ännu hellre varje vecka.
3. Transparens och delägarskap. För att en individ ska vara engagerad måste den få känna sig delaktig. Därför är det viktigt att både du som ledare och medarbetarna har tillgång till det ni säger, att det är lätt att komma åt i vardagen och lätt att dokumentera. Ta bort onödig administration och lägg tiden på dina medarbetare istället.
4. Visualisera utvecklingen mot målet. Om en idrottare ska nå resultat behöver den se en visualisering av utvecklingen. Det gäller även medarbetare. Skapa förutsättningar för att se utvecklingen.
5. Reflektion och feedback. 70 procent av en individs utveckling sker genom reflektion.
Det allra bästa sättet att lösa detta är att uppmuntra medarbetare att reflektera skriftligt i slutet veckan kring vad som gått bra, hur de mår och vad som kunde gjorts på annat sätt för bättre resultat. Om du börjar veckan med att se medarbetarna och ge feedback kommer det att hända grejer. Du blir effektiv, ser alla i skrift och kan se mönster i deras tankar. Medarbetarna känner sig sedda och bekräftade genom din feedback. I verktyget Rolf får du samtidigt en pulsmätning i form av ett ordmoln från reflektionerna så att du kan mäta hur team och individ mår.

Och det bästa av allt: det tar bara fem minuter.