work-overload
Hälften av svenska chefer förlorar 45 minuter eller mer på jobbstrul varje arbetsdag, visar ManpowerGroups nya Work Life-undersökning.

Effektiva tips: Så blir du kvitt jobbstrulet

Chefers strultid ökar. Tidsätarna kan enkelt stjäla ett par timmar om dagen, visar undersökningen Manpower Work Life.
Gör upp med meningslösa möten och lär dig runda mejl-fällan.
Effektivitetsexperten Petra Brask har knepen du behöver.

”Vad var lösenordet till servern nu igen? Jäklar, sen till eftermiddagens tredje möte… Hade jag någon punkt där? Vad skulle det handla om, något med affärsplanen…? Just ja, måste ju svara nya strategikonsulten före klockan 14. Och reda ut det där missförståndet i Slack. Förresten, kanske handlade mötet om nya HR-strategin. Som jag inte hunnit titta på…”

En mardröm? Ja, skulle kunna vara. Eller bara en scen från en högst verklig, strulig chefsvardag.

Denna text är ett samarbete mellan Chef och ManpowerGroup.

Undersökningen Manpower Work Life har i flera år hjälpt ManpowerGroup att bli experter på trenderna på arbetsmarknaden. Sedan 2006 har undersökningen regelbundet analyserat svenska folkets syn på arbete, karriär och arbetsliv. 

Work Life är Sveriges största arbetslivspanel med 20 000 personer och är är representativ för Sveriges arbetsföra befolkning med avseende på ålder, kön och bostadsort.

Undersökningen om effektivitet och strul på jobbet genomfördes under september 2016 och 4 398 personer har svarat på frågorna. Se mer om undersökningen här.

I bemannings- och rekryteringsföretaget ManpowerGroups Work Life-undersökningar sätter man olika delar av arbetslivet under luppen. Den här gången närstuderas bland annat strul på jobbet och all den tid som går förlorad på sånt som alla avskyr, men som ändå lyckas nästla sig in och äter arbetstid. Teknikstrul, missförstånd, poänglösa möten, ständiga avbrott.

Här hittar du Manpowers Work Life-undersökningar

Chefer tycks enligt undersökningen vara extra utsatta. Jobbstrulet för chefer har ökat sedan förra gången frågorna ställdes, 2012. Samtidigt är det ganska oförändrat eller något minskande för medarbetare.

Chefer förlorar också mer arbetstid på grund av jobbstrul och ineffektivitet under en normal arbetsdag än vad andra medarbetare gör, enligt Work Life-undersökningen. Majoriteten chefer menar att mellan 45 minuter och två timmar per arbetsdag går till spillo.
Vad består då de här tidsätarna av? När chefer får frågan om vilka som är de största källorna till ineffektivitet i arbetet, blir svaren:

1. Att jag blir avbruten i arbetet allt för ofta (44%)

2. Har inte tid att ägna mig åt mina egentliga arbetsuppgifter (35%)

3. Meningslösa eller improduktiva möten (32%)

4. Missförstånd och otydlig kommunikation (30%)

5. Teknikstrul eller att tekniken inte fungerar som den ska (25%)

Mycket handlar om arbetsrutiner och organisationsstruktur. Som chef har du här stora möjligheter. Initiera och var delaktig i arbete för att förbättra, förtydliga och förenkla rutiner, processer och kommunikation.
”Du som ledare har många chanser att påverka. Lyckas du komma tillrätta med jobbstrul kommer du ses som en hjälte”, säger effektivitetskonsulten Petra Brask.

Effektivitetskonsulten Petra Brask har utbildat chefer och medarbetare i en mängd olika organisationer, allt från FN till Coca-Cola.
Foto: Tina Kindblom

Hon lyfter fram två områden som hamnar i topp på listan över chefens värsta tidsätare: meningslösa möten och den roll som vår mejlkorg spelar i jobbvardagens alla avbrott.
”När du öppnar din mejlkorg öppnar du upp för att börja jobba på någon annans att-göra-lista”, varnar Petra Brask.

Brukar du tänka att du först ska beta av mejlen och sedan sätta dig med annat är risken stor att du gräver dig en egen strul-fälla. Särskilt om du gör så direkt på morgonen.

”Under morgonen är hjärnan oförstörd av andra intryck. Det är en givande stund hjärnkraftsmässigt och passar bra för att tänka strategiskt, långsiktigt, för tuffare uppgifter.”
Det gäller både chefer och medarbetare. Petra Brask nämner företag som infört fokustid fram till 9:30 på förmiddagen, då man inte ägnar sig åt mejl, mess eller småprat utan alla får möjlighet att inleda dagen med fokus och effektivitet.

Som chef fostrar du också de du jobbar med in i en viss typ av mejlkultur.
”Medarbetare kanske har lärt sig att mejla dig och andra på morgonen för att få svar på sånt de behöver veta. Tänk om kulturen istället är att före 9:30 fokuserar man på annat? Som ledare har du chansen att påverka mot en mer effektiv arbetskultur. Du påverkar andra. Om du börjar mejla och delegera ut order direkt på morgonen så kommer alla vara slut när det är dags att ta tag i de viktigaste uppgifterna”.

Läs också: Kaffe eller stängd dörr? Här är svenska chefers knep för att bli mer effektiva

Chefer får ofta en stor mängd mejl. Här kan några handgrepp i mejlens inställningar göra underverk.
”Ställ in i mejlen så att lågpriomejl styrs undan automatiskt. Då kommer du snabbt till det som är viktigt. Det vanligaste knepet är annars att cc-mejl går till en särskild korg som skummas igenom en gång per dag. Det här funkar inte för alla, ibland får man mycket viktigt som kopia i mejl. Men för 70 procent är det här bästa regeln någonsin”, säger Petra Brask som coachar många chefer i effektivitet.

När det kommer till meningslösa möten känner Petra Brask igen problemet, som rankas högt också i hennes egna företags undersökningar.
”Chefer springer från möte till möte. Ofta kommer man inte dit förberedd utan kanske hoppas att Gustav ska ta sin punkt först, så att man hinner göra sin under sittande möte. Många smygmejlar också under möten, för att försöka få något gjort.”

Ändå menar hon att vi ofta har en överdrivet negativ inställning till möten.
”Möten har blivit en gnällkälla. Men de är ju något i grunden positivt.”
Hon tycker att våra möten förtjänar mer omsorg och en uppryckning, så att de kan bli de användbara arbetsredskap de faktiskt är tänkta att vara.
”Prata om vad som är både positivt och negativt med möten ni har. Se över om det finns alternativ till vissa möten – går det att få ut info på något nytt sätt”, frågar hon.

Sedan gäller det att blåsa nytt liv i de möten ni har kvar.
”Ha inte samma mötesledare. Börja inte alltid med föregående protokoll. Då signalerar hjärnan: ’det här har jag gjort förut…’ och slappar till.”
Se också över formen för möten.
”Kan vi ha möten på ett nytt sätt? Något nytt ställe? Promenadmöten? På nya tider? Bestämma nya möteslängder: 25-minuter? 35-minuter? Flyter mötena ofta iväg, så använd en tidsatt agenda.”

Fundera också djupare kring vad era möten ska ge och ha för roll. Petra Brask laddar på med frågor:
”Hur skapar vi delaktighet på ett möte? Vad är ett bra värdskap på ett möte? Hur kan alla bjuda till?”
Petra Brask har i sin roll som effektivitetskonsult också identifierat en ny strul-raket för chefer på jobbet.
”Från att tidigare ha legat lågt har frågor kring ofullständig info och otillräckliga underlag för att kunna ta beslut nu fått en tätplacering i våra egna undersökningar. Jag tror att det handlar om att vi får så mycket information att vi har svårt att sålla. Och när vi har information tar vi oss inte tid att läsa den. Ibland kanske vi inte saknar underlag, men har för lite tid för att kunna ta till oss informationen och hinna förbereda oss.”

Text: Malin Kaldo

Relaterade artiklar

Pilot och doktor är två av de yrken som anses ha högst status
Karriär

Här är de 10 yrkena med högst status

Yrken med hög status sammanfaller ofta med lönenivån – men inte alltid. Här är de yrken som har högst status, enligt en ny undersökning.
Guldpokal
Arbetsmiljö

Tävlingskulturens nackdelar: Fusk, stress och slarv

Konkurrens, ambition och vinnarskalle-tänkande är inte alltid vägen framåt. Tävlan kan tvärtom vara skadligt för organisationers skaparkraft och framgång, menar forskaren Roland S Persson som undersökt prestationssamhällets sällan diskuterade baksidor.
lkab1800
Arbetsmiljö

Riskbedömningschefen: Så agerar du bättre på risker

Är du beredd på det fullständigt oväntade? Kanske inte – coronakrisen har blottlagt omfattande brister i hela samhällets beredskap. Karin Winsa, riskbedömningschef på LKAB, tipsar om hur du som chef kan bli bättre på att förebygga och agera på risker.
medarbetareisorg1800
Hälsa

Så stöttar du medarbetare i sorg under corona

När stigande dödssiffror rapporteras dagligen tvingas vi konfronteras med döden. Många har förlorat vänner, anhöriga eller kollegor, och du som chef kan behöva hantera svåra frågor framöver.
kristins-webb-1280x720
Karriär

Uppsagd? 7 tips på hur du går vidare

Konkurser, varsel och uppsägningar — coronakrisen har fått stora delar av näringslivet att tvärnita. Arbetsförmedlingen rapporterar att man aldrig tidigare sett så höga varseltal. 
Fanny Vidman, gästkrönikör
Krönikor

Fanny Widman: ”Det är 2020 och kvinnor blir fortfarande förminskade på jobbet”

”Alla kommer att vilja ligga med dig om du är dig själv, Fanny”. Så sa min chef till mig när jag frågade honom hur han tyckte att jag skulle tackla det när många av mina manliga kunder visade andra än affärsmässiga intressen för mig, skriver Fanny Widman i en gästkrönika.
Bekymrad person som sitter med huvudet i händerna
Ledarskap

6 riskabla tankefel – som chefer gör i kris

Också erfarna chefer kan göra psykologiska tankefel som förnekar allvaret i en kris och försenar beslut och nödvändig omställning. Känner du igen dig själv, eller en kollega, från något av exemplen?
Amanda Lundeteg, vd på Allbright
Mångfald

Grabbmyten inom tech hindrar kvinnor och icke-vita

Techbranschen kopplas ofta till ord som innovation, nytänkande och modernitet. Men när det gäller jämställdhet och mångfald finns mycket att jobba på, visar en ny rapport från stiftelsen Allbright.