I en ny undersökning avslöjas hur svenska chefer gör för att fokusera. Effektivitetsexperten Petra Brask utvärderar de vanligaste knepen.     Foto: iStock
I en ny undersökning avslöjas hur svenska chefer gör för att fokusera. Effektivitetsexperten Petra Brask utvärderar de vanligaste knepen. Foto: iStock

Svenska chefer: Så blir vi mer effektiva

Svenska chefer har många knep för att bli mer effektiva, visar ManpowerGroups senaste Work Life-undersökning.
Men hur bra fungerar de?
”Effektivitet handlar om att frigöra mer tid och energi – inte att springa på ännu fler bollar”, konstaterar effektivitetsexperten Petra Brask.

Har du alltid dörren öppen och är mån om att vara tillgänglig för dina medarbetare? Då är du en typiskt svensk chef. Och då har du antagligen också märkt att den berömvärda ambitionen att finnas till hands ibland krockar med ditt behov att få tid att fokusera på egna arbetsuppgifter. Chefens egen effektivitet kan ta stryk av ständiga avbrott.

MPG_BE_Logo_SS_HOR_MC_RGB_2016Denna text är ett samarbete mellan Chef och ManpowerGroup.

Undersökningen Manpower Work Life har i flera år hjälpt ManpowerGroup att bli experter på trenderna på arbetsmarknaden. Sedan 2006 har undersökningen regelbundet analyserat svenska folkets syn på arbete, karriär och arbetsliv. 

Work Life är Sveriges största arbetslivspanel med 20 000 personer och är är representativ för Sveriges arbetsföra befolkning med avseende på ålder, kön och bostadsort.

Undersökningen om effektivitet och strul på jobbet genomfördes under september 2016 och 4 398 personer har svarat på frågorna. Se mer om undersökningen här.

”Många chefer sitter ute i landskapet, har öppen dörr hela tiden. Antingen sitter man i möten eller så är man tillgänglig för andra”, beskriver effektivitetskonsulten Petra Brask situationen.

Läs mer: I vilken bransch tar man ofta en snus eller cigg för att fokusera? Kolla Work Life-undersökningen här

Petra Brask föreläser om personlig effektivitet och coachar chefer både i Sverige och utomlands och känner väl till problemet. Tillgängligheten har ett pris och chefer hamnar i kläm. Många drabbas av dåligt samvete – antingen för att de inte är tillräckligt tillgängliga och närvarande för medarbetare, eller för att de inte hinner arbeta effektivt med det egna ledningsarbetet.
”Folk känner att de inte räcker till. Det här är något jag märker har ökat markant, särskilt hos chefer. Det ställs tuffare krav i dag. Många administrativa filterchefer har rationaliserats bort och chefer gör nu själva fler komplexa arbetsuppgifter, sådant som tidigare delegerades.”

Läs mer: Använder du också det vanligaste knepet för att bli mer effektiv på jobbet?

En början till att lyfta chefen ur den här rävsaxen tycker hon kan vara att närmare förklara ordet ”effektiv”.
”En del blandar nämligen ihop effektiv med produktiv”, säger Petra Brask.
En tolkning som kan lägga extra tyngd på redan pressade chefsaxlar.
Men att vara effektiv handlar alltså inte om ännu mer multitaskande eller om att maxa produktiviteten, utan att hitta ett sätt att jobba som ger utrymme också för fokus.
”Effektivitet handlar om hur jag jobbar hållbart. Att frigöra mer tid och energi – inte att springa på ännu fler bollar”, konstaterar hon.
Det här utrymmet skapar chefer för sig själva på olika sätt, visar ManpowerGroups senaste Work Life-undersökning som handlar om effektivitet på jobbet.
När vi ser på hur just chefer har svarat i undersökningen känner Petra Brask igen mycket. Hon nickar uppmuntrande – många av de strategier som svenska chefer använder sig av i dag fungerar riktigt bra.

Så en klapp på axeln och lite mindre av det dåliga samvetet är på sin plats.

Läs mer: Så här blir svenskar mer effektiva på jobbet

Chefer svarar – så blir vi effektiva på jobbet
Resultaten av ManpowerGroups senaste Work Life-undersökning kring effektivitet på jobbet visar vad svenskar gör för att bli mer fokuserade. Vi har tittat närmare på de svenska cheferna.
1. Koncentrerar mig bara intensivt på det jag ska göra (46%)
2. Stänger in mig eller går till avskild plats (44%)
3. Dricker kaffe (27%)
4. Går hem och arbetar hemifrån (18%)
5. Stänger av allt jag har i bakgrunden (Facebook, etc) (15%)
6. Sätter på musik i hörlurar (15%)
7. Rör på mig/får igång blodet (12%)
8. Börjar med att ta en nypa frisk luft (12%)
9. Kopplar från mejl, stänger av telefonen (12%)
10. Tar en snus/cigarett (11%)
11. Sätter mig i grupp/jobbar tillsammans med andra (8%)
12. Gör inget speciellt (4%)
13. Annat (4%)
14. Läser eller tittar på något som inspirerar mig (4%)
15. Stänger av datorn/telefonen helt (3%)
16. Tar en bulle/godis/snacks, etc (3%)
17. Börjar med att köra ett snabbt träningspass (3%)
18. Dricker energidryck (2%)

Så bra funkar chefens fokusknep

Här är de fem vanligaste strategierna som svenska chefer tar till för att bli mer fokuserade, enligt Manpower Groups Work Life-undersökning. Chef bad effektivitetsexperten Petra Brask bedöma hur användbara de vanligaste effektivitetsknepen som används är.

Koncentrerar mig bara intensivt på det jag ska göra (46%)
”Att bita sig fast i en uppgift fungerar. Det här är en strategi med stöd i forskning. Det tar oss 4-20 minuter att få flow i en uppgift, så ge dig själv förutsättningar att lyckas. Ställ en klocka på 20 minuter och ta en tugga av det du ska göra.

Stänger in mig eller går till avskild plats (44%)
”Det är bra att gå undan. Gör det med gott samvete. Att jobba effektivt kan vara svårt i en lokal där någon när som helst kan avbryta. Då går det åt energi för hjärnan att stänga möjliga störningar ute. Många chefer drar sig för att använda hörlurar på jobbet. Det tycker jag inte man ska göra. Det fungerar och är också en signal till omgivningen att du inte är tillgänglig.”

Dricker kaffe (27%)
”Det positiva är att du tar en paus, gör ett bryt, reser på dig. Det här är i samma genre som knepet att ta en nypa frisk luft. När du lämnar fokus och gör något helt annat börjar hjärnan förbereda sig för en ny uppgift. Betänketiden du då får gör nytta. Att hämta en kopp kaffe är också ett betingat beteende, en ritual. En risk med kaffe-strategin är att du springer på någon på vägen. Vem som helst kan skjuta ner dig och ta fokus från det du borde tänka på.”

Går hem och arbetar hemifrån (18%)
”Fungerar på samma sätt som att gå undan och stänga in sig. Men se till att ordna för hemmajobbet. Sitt vid en särskild plats där du sitter just när du jobbar och fokuserar. Kanske inte vid köksbordet, som ska förknippas med annat än jobb.”

Stänger av allt jag har i bakgrunden (15%)
”Det här är egentligen självklart. Man vet att man ska, men gör det ändå inte. Att ha igång appar, pling och plong på mobil och dator, är ett väldigt bra sätt att slösa på energi och tid.”

Läs mer: Petra Brask lär dig bli mer effektiv på jobbet. Missa inte Chefs seminarium: Personlig effektivitet 28 april. Anmäl dig här! 

Text: Malin Kaldo

Så skiljer sig chefer och medarbetare

De tydligaste skillnaderna mellan medarbetares och chefers svar i undersökningen syns i hur man avskärmar sig.
Medarbetare använder hörlurar mer (24% jämfört med chefer 15%), men chefer går oftare undan (44% för chefer och 24 % för medarbetare) för att fokusera och bli effektiva.
Det är också betydligt vanligare att chefer väljer att arbeta hemifrån för att kunna fokusera (18% jämfört med medarbetares 7%).

Mer instängt och mer kaffe än förr

Chefer fick samma frågor om hur de gör för att bli mer fokuserade både 2012 och 2016. På några områden har chefernas beteende förändrats.
Det är vanligare att chefer i dag går undan och stänger in sig för att kunna fokusera (44% år 2016 jämfört med 35% år 2012).
Fler använder hörlurar för att skärma av (24% jämfört med tidigare 18%).
Kaffeintaget har ökat (från 20% till 27%) och chefer har också blivit bättre på att stänga ner sociala medier, etc för att få möjlighet att koncentrera sig bättre (15% nu jämfört med 6% år 2012).
Läs mer: Så här blir vi effektiva på jobbet – läs mer om ManpowerGroups undersökning Work Life här.

Missa inget! Prenumerera på Chefs nyhetsbrev

  • Prenumerera på Chefs nyhetsbrev med det bästa från Chef.se.