Svenska chefer: Så blir vi mer effektiva

Har du alltid dörren öppen och är mån om att vara tillgänglig för dina medarbetare? Då är du en typiskt svensk chef. Och då har du antagligen också märkt att den berömvärda ambitionen att finnas till hands ibland krockar med ditt behov att få tid att fokusera på egna arbetsuppgifter. Chefens egen effektivitet kan ta stryk av ständiga avbrott.

”Många chefer sitter ute i landskapet, har öppen dörr hela tiden. Antingen sitter man i möten eller så är man tillgänglig för andra”, beskriver effektivitetskonsulten Petra Brask situationen.

Petra Brask föreläser om personlig effektivitet och coachar chefer både i Sverige och utomlands och känner väl till problemet. Tillgängligheten har ett pris och chefer hamnar i kläm. Många drabbas av dåligt samvete – antingen för att de inte är tillräckligt tillgängliga och närvarande för medarbetare, eller för att de inte hinner arbeta effektivt med det egna ledningsarbetet.
”Folk känner att de inte räcker till. Det här är något jag märker har ökat markant, särskilt hos chefer. Det ställs tuffare krav i dag. Många administrativa filterchefer har rationaliserats bort och chefer gör nu själva fler komplexa arbetsuppgifter, sådant som tidigare delegerades.”

En början till att lyfta chefen ur den här rävsaxen tycker hon kan vara att närmare förklara ordet ”effektiv”.
”En del blandar nämligen ihop effektiv med produktiv”, säger Petra Brask.
En tolkning som kan lägga extra tyngd på redan pressade chefsaxlar.
Men att vara effektiv handlar alltså inte om ännu mer multitaskande eller om att maxa produktiviteten, utan att hitta ett sätt att jobba som ger utrymme också för fokus.
”Effektivitet handlar om hur jag jobbar hållbart. Att frigöra mer tid och energi – inte att springa på ännu fler bollar”, konstaterar hon.
Det här utrymmet skapar chefer för sig själva på olika sätt, visar ManpowerGroups senaste Work Life-undersökning som handlar om effektivitet på jobbet.
När vi ser på hur just chefer har svarat i undersökningen känner Petra Brask igen mycket. Hon nickar uppmuntrande – många av de strategier som svenska chefer använder sig av i dag fungerar riktigt bra.

Så en klapp på axeln och lite mindre av det dåliga samvetet är på sin plats.

Så bra funkar chefens fokusknep

Här är de fem vanligaste strategierna som svenska chefer tar till för att bli mer fokuserade, enligt Manpower Groups Work Life-undersökning. Chef bad effektivitetsexperten Petra Brask bedöma hur användbara de vanligaste effektivitetsknepen som används är.

Koncentrerar mig bara intensivt på det jag ska göra (46%)
”Att bita sig fast i en uppgift fungerar. Det här är en strategi med stöd i forskning. Det tar oss 4-20 minuter att få flow i en uppgift, så ge dig själv förutsättningar att lyckas. Ställ en klocka på 20 minuter och ta en tugga av det du ska göra.

Stänger in mig eller går till avskild plats (44%)
”Det är bra att gå undan. Gör det med gott samvete. Att jobba effektivt kan vara svårt i en lokal där någon när som helst kan avbryta. Då går det åt energi för hjärnan att stänga möjliga störningar ute. Många chefer drar sig för att använda hörlurar på jobbet. Det tycker jag inte man ska göra. Det fungerar och är också en signal till omgivningen att du inte är tillgänglig.”

Dricker kaffe (27%)
”Det positiva är att du tar en paus, gör ett bryt, reser på dig. Det här är i samma genre som knepet att ta en nypa frisk luft. När du lämnar fokus och gör något helt annat börjar hjärnan förbereda sig för en ny uppgift. Betänketiden du då får gör nytta. Att hämta en kopp kaffe är också ett betingat beteende, en ritual. En risk med kaffe-strategin är att du springer på någon på vägen. Vem som helst kan skjuta ner dig och ta fokus från det du borde tänka på.”

Går hem och arbetar hemifrån (18%)
”Fungerar på samma sätt som att gå undan och stänga in sig. Men se till att ordna för hemmajobbet. Sitt vid en särskild plats där du sitter just när du jobbar och fokuserar. Kanske inte vid köksbordet, som ska förknippas med annat än jobb.”

Stänger av allt jag har i bakgrunden (15%)
”Det här är egentligen självklart. Man vet att man ska, men gör det ändå inte. Att ha igång appar, pling och plong på mobil och dator, är ett väldigt bra sätt att slösa på energi och tid.”

Text: Malin Kaldo