adminbanta_webb

Admin-banta din chefsvardag

Administration prioriteras ofta lägst under chefens arbetsdag. Det kan orsaka både mer stress, fler misstag och missnöjda medarbetare.
”Med smarta applösningar frigör du tid – som du istället kan lägga på kärnverksamheten”, säger Joel Köhl på Aditro.

Tidrapportering, reseräkningar och semestrar som ska godkännas. Det är rutinmässiga sysslor som de flesta chefer tycker är dödligt trista, men som tar åtskilliga timmar varje vecka. Krångliga system, överflöd av information och onödiga moment är recept på strul och motgångar som kostar både tid och pengar.
”Därför har vi utvecklat smarta system med intuitiva gränssnitt där du kan sköta det mesta via en app i mobilen till exempel när du väntar på din tur vid kaffeautomaten”, säger Joel Köhl som är ansvarig för digitala affärer på Aditro som säljer löne- och HR-system för större företag och koncerner.
”Det minskar stressen och frigör tid som du kan lägga på det strategiska arbetet, på sådant som flyttar företaget framåt.”

Många chefer tycker att administration är en belastning som är både tråkig och krånglig. Det leder till att de här sysslorna ofta prioriteras ner och utförs med tighta deadlines. Och det får faktiskt större konsekvenser än många tror. Stressade chefer hinner inte attestera saker i tid eller skriver under på fel siffror. Det leder till felaktiga löneutbetalningar med krångliga korrigeringar, tidsåtgång och framförallt missnöjd personal som följd.
”Vi vet att det här får direkt bäring på chefens vardag”, säger Joel Köhl.

”För det första tar det en massa extra tid när felaktigheter ska rättas till. Men framförallt finns inget som är  mer negativt för medarbetarna än om lönen är fel. En anställd ska inte behöva fundera på om det är rätt lön som kommer in på kontot den 25:e.”

Löneadministration i siffror

  • Administration utanför ordinarie arbetsuppgifter tar i snitt 2,8 timmar i veckan för en vanlig anställd.
  • 50 procent av svenska löntagare har någon gång upplevt ett fel på sin lönespecifikation.
  • Var tredje anställd uppger att de får en negativ bild av sin arbetsgivare när något blir fel med lönen.
  • Anställda på större företag upplever fel på lönen oftare än anställda på mindre företag.

Källa: OECD and SCB, 2015-6, Public and Private employee 2015, Admin Work by Coleman Parker Research, Average working SE hours 1612h/year (OECD), *Salary weighted avg. Men/Women 2015 full time (SCB) samt YouGov2017-4960.

I sina system har Aditro satsat på enkelhet och mobilitet understödd av avancerade analysverktyg.
”När löneadministrationen flyttas till en app i mobilen så ändras också förutsättningarna för hur du jobbar. Du behöver inte längre vara på plats vid ditt skrivbord och logga in i ett system utan kan sköta många uppgifter när du får en stund över.”

Någon vill ha semester, en annan har en lönehöjning som ska godkännas. När chefen får en uppgift att ta ställning till kommer det en notis i mobilen och ärendet dyker upp i en att-göra-lista.
Det mobila gränssnittet har även andra fördelar.
”År 2019 ska du inte behöva gå en kurs för att lära dig ett system”, säger Joel Köhl.
”Mobila gränssnitt bygger på redan fastställda användarstrukturer som de flesta av oss är bekanta med. Det driver ett annat beteende hos chefen och en känsla av att jobbet med administrationen blir mycket enklare.”

Intelligenta och enkla system spar tid, pengar och minskar chefens stress och arbetsbörda. Smidiga verktyg som går att använda i mobilen gör administrationen betydligt enklare och ger chefer tid över att fokusera på annat.
”Det minskar stressen och frigör tid som du kan lägga på det strategiska arbetet, på sådant som flyttar företaget framåt”, säger Joel Köhl som är ansvarig för digitala affärer på Aditro, som säljer löne- och HR-system för större företag och koncerner.

Foto: Martina Huber

En stressfaktor för många chefer är det ständiga flödet av data – data som ofta ser likadan ut från månad till månad, men som du ändå måste ta del av för att hitta eventuella avvikelser.
”Oväsentlig data bildar bara ett brus. Därför har vi utvecklat sofistikerade chefsanalysverktyg kopplande till persondata, kostnadsanalyser och löneanalyser som varnar när något drar iväg bortom det förväntade.”

Det kan vara en övertid som sticker ut, reskostnader som drar iväg eller en ovanligt hög sjukfrånvaro. Du bestämmer själv vilken typ av förändringar systemet ska varna för.

Läs också: Framtidens it-system: Här är fyra områden att säkra upp under 2019

När hela systemet hänger ihop så minskar arbetet för alla, samtidigt som det ger större korrekthet och bättre flöden.
”Vi flyttar helt enkelt kommunikationspunkten in i det digitala verktyget. Den digitala interaktionen minskar risken för missförstånd” säger Joel Köhl.

Dialogen mellan anställda, chefer och administration går via ärendehanteringssystem i appstrukturen så att det bildas en digital interaktion genom hela företaget. Det här driver effektiviteten och minskar risken för missförstånd.
”I de flesta branscher går det att ha en viss felmarginal och inom ett företag är det många processer som inte behöver vara vattentäta för att verksamheten ska fungera. Men när det gäller lön så finns det inga marginaler. Du måste ha en kvalitet på 99 procent. Lönen får inte bli fel.”

Här är chefens smarta genvägar

Snabb överblick och enkelt att hantera också i mobilen. Det går att hitta åtskilliga genvägar för chefens administrationsjobb. Joel Köhl på Aditro ger exempel på hur nya system underlättar chefens jobbvardag:

Minskat informationsbrus
Många chefer drunknar i informationsbrus och lägger mycket tid på att hitta det som kräver deras åtgärd. Aditros system är användarvänligt och gränssnittet visar bara det chefen behöver, på ett enkelt och överskådligt sätt.

Sofistikerat beslutsstöd
Lönekostnader är en betydande del av företagens totala kostnader och det är viktigt att siffrorna stämmer. När persondata, kostnadsanalyser och löneanalyser kopplas samman skapas ett avancerat underlag för analyser och beslutsstöd som gör det enklare för chefen att få koll på sitt ansvarsområde.

Enkelhet och mobilitet
Slipp krångliga system som kräver inloggning. De intuitiva och enkla gränssnitten i mobilappen gör att många ärenden kan skötas på stående fot när chefen får en minut över.

Slipp papper
De största tidstjuvarna är pappershantering. Kvitton och underlag för reseräkningar kan fotas med mobilkameran så att det hamnar i systemet. Chefen behöver inte hantera pappershögar.

Spar pengar
Enkelheten i systemen minimerar risken för felaktigheter, något som i sin tur leder till minskade kostnader.

Minskad tidsåtgång
Med enkla administrativa system kan chefen lägga mer av sin tid på kärnverksamhet och strategiskt arbete som tar verksamheten framåt. Det minskar även arbete för löne- och administrationspersonal och den anställda.

Text: Lotten Wiklund

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Aditro.

Aditro är en av Nordens ledande leverantörer av HR- och lönesystem samt outsourcing av lön och HR med fler än 500 engagerade medarbetare. Vi kombinerar över 50 års kompetens med innovativ utveckling. Med hjälp av dagens mest avancerade teknik ser vi till att göra HR- och löneprocesser mindre tidskrävande och enklare för våra kunder. Fullt digitaliserade, intuitiva lösningar ger både anställda, chefer och HR-specialister enkla och innovativa sätt att få komplicerade HR-uppgifter gjorda – snabbt, enkelt och effektivt. Aditro – Job done.

Läs mer här

Relaterade artiklar

Så botar du teknikstress på jobbet.
Arbetsmiljö

Så botar du teknikstress på jobbet

Digitala verktyg som underlättar arbetet är guld värt. Men när organisationen använder en uppsjö av program och appar kan teknikstress uppstå.
Kvinnor över 50 diskrimineras på grund av ålder.
Karriär

Kvinnor över 50 ratas - och får sämre lön

Kvinnor över 50 år diskrimineras på arbetsmarknaden på grund av sin ålder – med löneglapp på 10 000 kr. Det visar en ny rapport från Jurek.
Chefer inom bank och finans får höga betyg av anställda.
Karriär

Chefer inom IT hyllas - offentlig sektor i botten

I Netigates nationella undersökning bland medarbetare får chefer inom IT, bank och finans högst betyg av sina anställda. Bottenbetyg får ledarskapet inom transport och offentlig sektor.
Hälften av svenskarna kan tänka sig att byta yrke.
Karriär

Sifo: Hälften av svenskarna vill byta karriär

Den som leker med tanken på att byta jobb efter sommaren är inte ensam – enligt en ny Sifo-undersökning har var femte svensk nytt jobb i sikte det närmsta året.
Rätt digitala verktyg lyfter arbetsmiljön.
Arbetsmiljö

Undersökning: 7 av 10 vill ha bättre digitala verktyg

I en ny undersökning framkommer att företag som satsar på den digitala arbetsmiljön har större chans att uppnå tillväxtmålen – och behålla medarbetare.
Cheferna på France Télécom står åtalade för medarbetares självmord.
Arbetsmiljö

Chefer kan fängslas för våg av självmord

Rättegången kring den självmordsvåg som skakade det franska telekombolaget France Télécom för dryga tio år sedan går mot sitt slut. Höga böter och fängelse krävs av åklagaren.
Så kopplar du av på riktigt under semestern.
Hälsa

6 steg: Så kopplar du av på semestern – på riktigt

Ibland är det lättare sagt än gjort att koppla av på semestern. Den som har hög arbetsbelastning kan till och med bli mer stressad av att inte vara på jobbet. Följ dessa sex steg för att kunna njuta av semestern till fullo.
Företaget IP-Only hjälper medarbetarna fram i karriären.
Karriär

Företaget som hjälper dig satsa - hos konkurrenten

Telekombolaget IP-Only har som första företag i Sverige startat en karriäraccelerator som ett sätt att attrahera talanger – även genom att skicka dem i armarna på konkurrenterna.