adminbanta_webb

Admin-banta din chefsvardag

Administration prioriteras ofta lägst under chefens arbetsdag. Det kan orsaka både mer stress, fler misstag och missnöjda medarbetare.
”Med smarta applösningar frigör du tid – som du istället kan lägga på kärnverksamheten”, säger Joel Köhl på Aditro.

Tidrapportering, reseräkningar och semestrar som ska godkännas. Det är rutinmässiga sysslor som de flesta chefer tycker är dödligt trista, men som tar åtskilliga timmar varje vecka. Krångliga system, överflöd av information och onödiga moment är recept på strul och motgångar som kostar både tid och pengar.
”Därför har vi utvecklat smarta system med intuitiva gränssnitt där du kan sköta det mesta via en app i mobilen till exempel när du väntar på din tur vid kaffeautomaten”, säger Joel Köhl som är ansvarig för digitala affärer på Aditro som säljer löne- och HR-system för större företag och koncerner.
”Det minskar stressen och frigör tid som du kan lägga på det strategiska arbetet, på sådant som flyttar företaget framåt.”

Många chefer tycker att administration är en belastning som är både tråkig och krånglig. Det leder till att de här sysslorna ofta prioriteras ner och utförs med tighta deadlines. Och det får faktiskt större konsekvenser än många tror. Stressade chefer hinner inte attestera saker i tid eller skriver under på fel siffror. Det leder till felaktiga löneutbetalningar med krångliga korrigeringar, tidsåtgång och framförallt missnöjd personal som följd.
”Vi vet att det här får direkt bäring på chefens vardag”, säger Joel Köhl.

”För det första tar det en massa extra tid när felaktigheter ska rättas till. Men framförallt finns inget som är  mer negativt för medarbetarna än om lönen är fel. En anställd ska inte behöva fundera på om det är rätt lön som kommer in på kontot den 25:e.”

Löneadministration i siffror

  • Administration utanför ordinarie arbetsuppgifter tar i snitt 2,8 timmar i veckan för en vanlig anställd.
  • 50 procent av svenska löntagare har någon gång upplevt ett fel på sin lönespecifikation.
  • Var tredje anställd uppger att de får en negativ bild av sin arbetsgivare när något blir fel med lönen.
  • Anställda på större företag upplever fel på lönen oftare än anställda på mindre företag.

Källa: OECD and SCB, 2015-6, Public and Private employee 2015, Admin Work by Coleman Parker Research, Average working SE hours 1612h/year (OECD), *Salary weighted avg. Men/Women 2015 full time (SCB) samt YouGov2017-4960.

I sina system har Aditro satsat på enkelhet och mobilitet understödd av avancerade analysverktyg.
”När löneadministrationen flyttas till en app i mobilen så ändras också förutsättningarna för hur du jobbar. Du behöver inte längre vara på plats vid ditt skrivbord och logga in i ett system utan kan sköta många uppgifter när du får en stund över.”

Någon vill ha semester, en annan har en lönehöjning som ska godkännas. När chefen får en uppgift att ta ställning till kommer det en notis i mobilen och ärendet dyker upp i en att-göra-lista.
Det mobila gränssnittet har även andra fördelar.
”År 2019 ska du inte behöva gå en kurs för att lära dig ett system”, säger Joel Köhl.
”Mobila gränssnitt bygger på redan fastställda användarstrukturer som de flesta av oss är bekanta med. Det driver ett annat beteende hos chefen och en känsla av att jobbet med administrationen blir mycket enklare.”

Intelligenta och enkla system spar tid, pengar och minskar chefens stress och arbetsbörda. Smidiga verktyg som går att använda i mobilen gör administrationen betydligt enklare och ger chefer tid över att fokusera på annat.
”Det minskar stressen och frigör tid som du kan lägga på det strategiska arbetet, på sådant som flyttar företaget framåt”, säger Joel Köhl som är ansvarig för digitala affärer på Aditro, som säljer löne- och HR-system för större företag och koncerner.

Foto: Martina Huber

En stressfaktor för många chefer är det ständiga flödet av data – data som ofta ser likadan ut från månad till månad, men som du ändå måste ta del av för att hitta eventuella avvikelser.
”Oväsentlig data bildar bara ett brus. Därför har vi utvecklat sofistikerade chefsanalysverktyg kopplande till persondata, kostnadsanalyser och löneanalyser som varnar när något drar iväg bortom det förväntade.”

Det kan vara en övertid som sticker ut, reskostnader som drar iväg eller en ovanligt hög sjukfrånvaro. Du bestämmer själv vilken typ av förändringar systemet ska varna för.

Läs också: Framtidens it-system: Här är fyra områden att säkra upp under 2019

När hela systemet hänger ihop så minskar arbetet för alla, samtidigt som det ger större korrekthet och bättre flöden.
”Vi flyttar helt enkelt kommunikationspunkten in i det digitala verktyget. Den digitala interaktionen minskar risken för missförstånd” säger Joel Köhl.

Dialogen mellan anställda, chefer och administration går via ärendehanteringssystem i appstrukturen så att det bildas en digital interaktion genom hela företaget. Det här driver effektiviteten och minskar risken för missförstånd.
”I de flesta branscher går det att ha en viss felmarginal och inom ett företag är det många processer som inte behöver vara vattentäta för att verksamheten ska fungera. Men när det gäller lön så finns det inga marginaler. Du måste ha en kvalitet på 99 procent. Lönen får inte bli fel.”

Här är chefens smarta genvägar

Snabb överblick och enkelt att hantera också i mobilen. Det går att hitta åtskilliga genvägar för chefens administrationsjobb. Joel Köhl på Aditro ger exempel på hur nya system underlättar chefens jobbvardag:

Minskat informationsbrus
Många chefer drunknar i informationsbrus och lägger mycket tid på att hitta det som kräver deras åtgärd. Aditros system är användarvänligt och gränssnittet visar bara det chefen behöver, på ett enkelt och överskådligt sätt.

Sofistikerat beslutsstöd
Lönekostnader är en betydande del av företagens totala kostnader och det är viktigt att siffrorna stämmer. När persondata, kostnadsanalyser och löneanalyser kopplas samman skapas ett avancerat underlag för analyser och beslutsstöd som gör det enklare för chefen att få koll på sitt ansvarsområde.

Enkelhet och mobilitet
Slipp krångliga system som kräver inloggning. De intuitiva och enkla gränssnitten i mobilappen gör att många ärenden kan skötas på stående fot när chefen får en minut över.

Slipp papper
De största tidstjuvarna är pappershantering. Kvitton och underlag för reseräkningar kan fotas med mobilkameran så att det hamnar i systemet. Chefen behöver inte hantera pappershögar.

Spar pengar
Enkelheten i systemen minimerar risken för felaktigheter, något som i sin tur leder till minskade kostnader.

Minskad tidsåtgång
Med enkla administrativa system kan chefen lägga mer av sin tid på kärnverksamhet och strategiskt arbete som tar verksamheten framåt. Det minskar även arbete för löne- och administrationspersonal och den anställda.

Text: Lotten Wiklund

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Aditro.

Aditro är en av Nordens ledande leverantörer av HR- och lönesystem samt outsourcing av lön och HR med fler än 500 engagerade medarbetare. Vi kombinerar över 50 års kompetens med innovativ utveckling. Med hjälp av dagens mest avancerade teknik ser vi till att göra HR- och löneprocesser mindre tidskrävande och enklare för våra kunder. Fullt digitaliserade, intuitiva lösningar ger både anställda, chefer och HR-specialister enkla och innovativa sätt att få komplicerade HR-uppgifter gjorda – snabbt, enkelt och effektivt. Aditro – Job done.

Läs mer här

Relaterade artiklar

stress-12
Hälsa

Studie: Enda metoden som funkar mot utmattning

Det finns bara ett sätt att förebygga psykisk ohälsa när det kommer till utmattningssymptom. Och det går på tvärs mot det alla arbetsgivare gör idag.

bjornlunden
Arbetsmiljö

Här är företaget där alla sätter varandras löner

Här är företaget där de anställda sätter lön på varandra – och vet exakt vad kollegerna tjänar. ”Det handlar om sunt förnuft”, säger Ulf Svensson, vd för Björn Lundén Information utanför Hudiksvall.
illus-2
Beslutsfattande

Regler, moral och magkänsla: Så navigerar chefen rätt

Avslöjanden om generösa chefsförmåner skakar Ledarna. En i raden av organisationer som fått problem med sin etiska kompass. Chefer bör oftare ställa sig frågan hur deras agerande uppfattas utåt, menar Natali Phalén vid Institutet mot mutor.
forslag-2
Sätta lön

Han vill avslöja medarbetarnas lön

Erik Bergman, entreprenören bakom Great.com, vill gå ett steg längre när det kommer till lönetransparens. 
chefnr2-2
Tidningen Chef

I nya numret av Chef

Februarinumret av Chef är ute nu! Här är det bästa ur tidningen: ✓ Malin Kleinsmith har två parallella karriärer, som kommunal enhetschef och världsmästare i armbrytning.  Läs om hur kombinationen påverkar hennes ledarskap. ✓ Stor undersökning: 4 av 10 chefer fasar inför vårens lönesamtal – lönestrategen guidar dig i hur du bemöter kraven. ✓ Michelle Obamas bästa karriärtips ✓ Ny krönikör! Möt Per Grankvist– en folkbildare som lovar att belysa ledarskapsfrågor ur nya och oväntade perspektiv ✓…och mycket mer!

bnp
Beslutsfattande

Hon skrotar BNP-måttet i Nya Zeeland

Hon är världens yngsta kvinnliga premiärminister. Nu har Jacinda Ardern tagit beslutet om att Nya Zeeland inte bara ska mäta ekonomisk tillväxt utan även välmående.
ljuger-2
Konflikthantering

Forskning: 4 fällor som gör lögn till sanning – på jobbet

Undanhålls dåliga nyheter på din arbetsplats? Då kan ni vara drabbade av en kultur där lögner blivit normen. Nu visar forskning att det framför allt finns fyra faktorer som styr det här beteendet.
pergrankvist
Krönikor

Per Grankvist: Det värsta med att leda unga

Per Grankvist, ny krönikör i Chef, skriver om Generation Z – en ung generation som kan vara svår att leda.