Admin-banta din chefsvardag

Tidrapportering, reseräkningar och semestrar som ska godkännas. Det är rutinmässiga sysslor som de flesta chefer tycker är dödligt trista, men som tar åtskilliga timmar varje vecka. Krångliga system, överflöd av information och onödiga moment är recept på strul och motgångar som kostar både tid och pengar.
”Därför har vi utvecklat smarta system med intuitiva gränssnitt där du kan sköta det mesta via en app i mobilen till exempel när du väntar på din tur vid kaffeautomaten”, säger Joel Köhl som är ansvarig för digitala affärer på Aditro som säljer löne- och HR-system för större företag och koncerner.
”Det minskar stressen och frigör tid som du kan lägga på det strategiska arbetet, på sådant som flyttar företaget framåt.”

Många chefer tycker att administration är en belastning som är både tråkig och krånglig. Det leder till att de här sysslorna ofta prioriteras ner och utförs med tighta deadlines. Och det får faktiskt större konsekvenser än många tror. Stressade chefer hinner inte attestera saker i tid eller skriver under på fel siffror. Det leder till felaktiga löneutbetalningar med krångliga korrigeringar, tidsåtgång och framförallt missnöjd personal som följd.
”Vi vet att det här får direkt bäring på chefens vardag”, säger Joel Köhl.

”För det första tar det en massa extra tid när felaktigheter ska rättas till. Men framförallt finns inget som är  mer negativt för medarbetarna än om lönen är fel. En anställd ska inte behöva fundera på om det är rätt lön som kommer in på kontot den 25:e.”

I sina system har Aditro satsat på enkelhet och mobilitet understödd av avancerade analysverktyg.
”När löneadministrationen flyttas till en app i mobilen så ändras också förutsättningarna för hur du jobbar. Du behöver inte längre vara på plats vid ditt skrivbord och logga in i ett system utan kan sköta många uppgifter när du får en stund över.”

Någon vill ha semester, en annan har en lönehöjning som ska godkännas. När chefen får en uppgift att ta ställning till kommer det en notis i mobilen och ärendet dyker upp i en att-göra-lista.
Det mobila gränssnittet har även andra fördelar.
”År 2019 ska du inte behöva gå en kurs för att lära dig ett system”, säger Joel Köhl.
”Mobila gränssnitt bygger på redan fastställda användarstrukturer som de flesta av oss är bekanta med. Det driver ett annat beteende hos chefen och en känsla av att jobbet med administrationen blir mycket enklare.”

En stressfaktor för många chefer är det ständiga flödet av data – data som ofta ser likadan ut från månad till månad, men som du ändå måste ta del av för att hitta eventuella avvikelser.
”Oväsentlig data bildar bara ett brus. Därför har vi utvecklat sofistikerade chefsanalysverktyg kopplande till persondata, kostnadsanalyser och löneanalyser som varnar när något drar iväg bortom det förväntade.”

Det kan vara en övertid som sticker ut, reskostnader som drar iväg eller en ovanligt hög sjukfrånvaro. Du bestämmer själv vilken typ av förändringar systemet ska varna för.

När hela systemet hänger ihop så minskar arbetet för alla, samtidigt som det ger större korrekthet och bättre flöden.
”Vi flyttar helt enkelt kommunikationspunkten in i det digitala verktyget. Den digitala interaktionen minskar risken för missförstånd” säger Joel Köhl.

Dialogen mellan anställda, chefer och administration går via ärendehanteringssystem i appstrukturen så att det bildas en digital interaktion genom hela företaget. Det här driver effektiviteten och minskar risken för missförstånd.
”I de flesta branscher går det att ha en viss felmarginal och inom ett företag är det många processer som inte behöver vara vattentäta för att verksamheten ska fungera. Men när det gäller lön så finns det inga marginaler. Du måste ha en kvalitet på 99 procent. Lönen får inte bli fel.”