Så når du fram till högsta chefen

Att kortfattat delge information åt en högt uppsatt chef eller politiker är en konst. En som vet hur man gör är expert-briefaren Grant Harris, som tjänstgjort i Vita huset och ägnat åratal åt att briefa toppchefer – till och med USA:s president.

Kommunikation
Publicerad
Ung kvinna som talar inför publik.

Det råder egentligen ingen brist på råd kring hur man briefar en toppchef, president eller statsminister: Håll dig kort, ta det viktigaste först, och så vidare. Inget fel med sådana tips, men vad som ofta underskattas är att personliga uttryck är mycket viktigare än Power Point. Din framtoning kan vara avgörande för framgång, skriver Harvard Business Review, och bestämma om huruvida presentationen ska gå hem eller kraschlanda innan den ens dragit igång.

Här är några tips från expert-briefaren Grant Harris, som under två perioder tjänstgjort i Vita huset och ägnat åratal åt att briefa högt uppsatta politiker, näringslivschefer, tjänstemän och även USA:s president:

Innan du går (eller loggar) in i rummet: identifiera den ”oumbärliga nickaren”
”Under ett kritiskt ögonblick i briefingen, kommer presidenten eller toppchefen att vända sig till en pålitlig rådgivare för att söka bekräftelse genom denne persons minspel. Självklart vill du att den personen ska nicka ‘ja’. En tyst gest som ger chefen stöd, bekräftar att din idé är bra och att rätt människor har konsulterats. En utebliven nick inbjuder till uppföljningsfrågor och ifrågasättanden. Eller ännu värre – en tvivlande eller avvisande min från rådgivaren, kan betyda döden för ditt förslag”.

Identifiera vilka de oumbärliga nickarna är (det kan vara flera personer) innan du gör din presentation, och tala med dem i förväg. Du behöver deras stöd, eller åtminstone en känsla av om du kämpar i motvind eller ej.

Tolka signalerna
Om du tillbringar mycket tid med högsta chefen, bör du lära dig personens outtalade uttryck för ”berätta mer” och ”snabba på”. Är det oklart, kontakta människor som är ännu bättre bekanta med toppchefen i fråga. Fråga vad du bör se upp med, hur du ska förstå om chefen är irriterad och vad det i så fall kan bero på.

Fråga också hur du bäst kan bemöta negativa signaler för att skapa en bättre atmosfär. Lär dig chefens kroppsspråk för att hålla dig klartänkt och röra dig i rätt riktning under din presentation.

Var flexibel men visa var du står
Människor reagerar på och absorberar information olika.

”En högt uppsatt ledare som jag briefade i Vita huset brukade ifrågasätta och hårt kritisera varje enskild punkt, oavsett betydelse, under varenda genomgång. Somliga kollegor uppfattade det som hotfullt, gjorde sig till ja-sägare och förlorade därmed chefens respekt. Andra gick till motattack, vilket fick dem att verka småskurna. De som fick den här ledarens respekt var de som klokt valde sina strider, sade ‘ja’ när det behövdes men omdömesgillt höll emot när det verkligen räknades. De var flexibla men uttryckte också tilltro gentemot sina åsikter”, menar Grant Harris.

Skapa ett gratiskonto, prova Chef digitalt för

0:-

  • Tillgång till våra låsta artiklar gratis!

Skapa ditt gratiskonto

Se alla våra erbjudanden