schema

8 punkter: Så fixar du semesterschemat – utan bråk

Konflikter dyker lätt upp när semestern ska planeras. Här är några tips på hur du undviker bråken.

Varje år ställs många chefer inför samma problem: När semestern ska planeras blir det bråk. Alla vill ha semester i juli. Småbarnsföräldrar kräver att få vara lediga när förskola och fritids är stängt. Äldre och de som inte har barn känner sig orättvist behandlade för att de aldrig får vara lediga mitt i sommaren.

På många arbetsplatser används rullande semesterscheman. Varje år delas semestertiden in i två eller tre perioder. Det är vettigt. Att däremot tvinga medarbetarna att turas om att ha semester de olika perioderna enligt rullande schema är mindre bra.
”Det är otympligt och fyrkantigt och inte alls anpassat till individerna som arbetar på företaget”, säger organisationskonsulten Lena Börjeson.

Hon förespråkar demokratimodellen där hela gruppen är delaktig i semesterplaneringen. Om alla sätter sig ned och diskuterar problemet är det lättare för medarbetarna att få förståelse för varandras behov. Men meningen är inte att du som chef ska abdikera. Även om du lyssnar på dina medarbetare är det bra att du har en idé om hur semesterplaneringen bör lösas.

Följ våra 8 punkter för en lugnare semesterplanering:

1. Börja i god tid
Kalla alla medarbetare till ett möte och informera om att semestrarna ska börja planeras. Om du inte gjort det tidigare i år så är det dags nu. Ge medarbetarna tid att kolla när de skulle kunna jobba under sommarmånaderna.

2. Utarbeta en policy
Det är inte fel att ta extra hänsyn till vissa grupper som exempelvis småbarnsföräldrar när det gäller önskemål om semestertid. Informera medarbetarna om det och försök få förståelse från andra grupper. Låt det vara en del av policyn.
Vill du att dina medarbetare ska ta huvuddelen av sin semester under sommaren då verksamheten går på lågvarv är det klokt att även skriva in detta i policyn.

3. Ha vettiga semesterperioder
Semestrar i juni är sällan populära. Ett sätt att underlätta planeringen för sommaren är att låta semesterperioderna löpa från mitten av juni till mitten av juli och från mitten av juli till mitten av augusti. På så sätt får alla vara lediga åtminstone några veckor i juli. Det kan också finnas en tredje period för hela juli månad.
Försök se till att medarbetarna får en längre sammanhängande ledighet så att de verkligen får koppla bort jobbet. Det gäller också dig själv.

stressjobbhemma

Läs också: 5 sätt för att inte ta hem din jobbstress: ”Mini-ritual”

4. Delegera
Att planera semesterschemat tar mycket tid och energi. Utse en person som personalen har förtroende för och lägg över ansvaret för semesterplaneringen på honom eller henne.
Låt personalen komma in med sina önskemål om semester till den ansvariga personen. Undvik att sätta upp listor på väggen som medarbetarna får fylla i. Det är bättre om de framför sina önskemål direkt till semesterkoordinatorn. Sätt upp en tidpunkt när alla önskemål ska vara inlämnade.

5. Gå igenom planeringen

Gå igenom semesterplaneringen med semesterkoordinatorn. Om det har uppstått problem kan ni ta ett samtal med några medarbetare och höra om de kan ändra sina önskemål. Kalla de berörda till ett möte. Om de själva får vara med och bestämma kan medarbetare kompromissa en hel del.

6. Ta in vikarier

Om det inte går att täcka bemanningen under sommaren kan du ta in vikarier. Det är alltid bra att lära upp fler som kan verksamheten. Det kan också vara en bra idé att ta kontakt med någon pensionär som tidigare har arbetat på företaget och som kan verksamheten. Kanske han eller hon gärna vill hoppa in under sommaren.

7. Se över verksamheten
Är det omöjligt att ta in vikarier kan du överväga möjligheten att dra ner på verksamheten under några veckor.
I dag är det nästan tabu att ha stängt under semesterperioden. Företagen ska vara tillgängliga till varje pris, men ibland går det faktiskt bra att inte ha någon verksamhet om kunderna informeras i god tid. Ett annat alternativ är att låta några gå in och arbeta deltid.

8. Fördela semesterperioderna
Kommer gruppen inte alls överens? I värsta fall måste du gå in själv och fördela semesterperioderna utan större hänsyn till medarbetarnas önskemål. Det kan kännas obekvämt, men är din skyldighet som chef. Däremot kan du vara tydlig och informera medarbetarna om att det bästa är om de kommer överens för annars måste du gå in och styra lite extra. Ge dem tid och en chans att jämka sina önskemål innan du går in och fördelar ledigheten. Sätt en deadline för när du måste gripa in om de inte har kommit överens.

Fotnot: Den här texten publicerades första gången i Tidningen Chef 2010.

Gratis semesterlista för sommaren 2019

Sommaren känns kanske avlägsen, men innan du vet ordet av står semestrarna inför dörren. Här bjuder Chef på en gratis semesterlista att skriva ut i A3-format.

Semesterlista 2019

Vänligen ange din mejladress så skickar vi semesterlistan till dig! Chef kan komma att kontakta dig med information och erbjudanden om våra produkter.
traningmimer

Läs också: Här får de anställda mer ledigt – om de tränar: ”Gav resultat direkt”

Relaterade artiklar

vd
Beslutsfattande

Så tänker toppcheferna: Hot, strategier och skepsis

Kraftig konjunkturinbromsning – men hög tilltro till den egna verksamheten. Många är skeptiska mot sociala medier och raderar sina konton. Och klimatfrågan ses snarare som en möjlighet än ett hot.

Hemfrids vd Monica Lindstedt
Annonssamarbete Chef + Hemfrid

Ge dig själv mer vardagsflow 2020

Andan i halsen. Ständigt dåligt samvete. Många chefer har tappat livsbalansen. ”Har du råd, så köp en tjänst och ta hand om dig själv”, råder Hemfrids Monica Lindstedt.
4 budord: Så kan du göra konflikter nyttiga
Beslutsfattande

4 budord: Så blir konflikten en idéfabrik

Ånej, vad jobbigt med diametralt olika uppfattningar på jobbet! Eller? Med rätt ingångsvärden kan tvisten i själva verket ge upphov till välgrundade beslut och nya infallsvinklar.
Cissi Elwin, vd på Chef, och Janne Andersson, förbundskapten för herrlandslaget i fotboll
Beslutsfattande

Janne Andersson: ”Så tacklar du energitjuvar”

"Min medarbetare äter energi, både från mig och gruppen. Hur får jag henne att tagga ner, lyssna och förstå vad hon behöver jobba med?”, undrar veckans frågeställare. Förbundskapten Janne Andersson svarar. 
Kalender för 2020.
Beslutsfattande

Här är alla röda dagar 2020

Nytt år, nya semesterdagar – och därmed ny planering för dig som chef. Hur blir nästa jul? När riskerar det uppstå luckor i schemat? Och hur kan du själv maxa din ledighet? Chef har gått igenom kalendern och ger dig här samtliga datum och veckodagar för röda dagar.

sparkle
Beslutsfattande

Topplistan: 10 mest lästa artiklarna på Chef.se 2019

Ett helt år har gått – igen! Här är en tillbakablick på chefsåret 2019 genom våra mest lästa artiklar på sajten. Kanske har du missat något guldkorn?
skandia_3
Annonssamarbete Chef + Skandia

Bli en magnet för de bästa medarbetarna

Konkurrensen är knivskarp. Företag som vill locka – och hålla kvar – de bästa medarbetarna behöver steppa upp. ”Det handlar om att vara en bra, ansvarsfull och attraktiv arbetsgivare”, säger Mattias Munter på Skandia.
Detaljstyrande chefer hämmar kreativiteten
Beslutsfattande

3 måsten – för detaljstyrande chefer

Chefer som vill styra varje aspekt av arbetet ner på partikelnivå är sällan populära. Här är tre saker du bör göra direkt om du har för vana att granska verksamheten genom mikroskop.