Sju tips för en lyckad sommarfest

Pressen är stor på chefen inför sommarfesten. Du vill skapa ett bra arrangemang, som avslutar första halvåret med stil. Du vill att alla ska ha kul, utan att festen urartar i ett fylleslag.

Fredrik Erixon, eventarrangör och medförfattare till ”Värdens bästa bok: om att arrangera en företagsfest” (Drive Action Marketing förlag) ger sina sju bästa festtips:

1. Ensam är inte stark – ta hjälp
Om festen är för 10 personer kan du förmodligen planera den själv. Men om gästerna är fler, ta hjälp. Utse en projektgrupp av medarbetare som tar ansvar för arrangemanget. Om du inte tar festen på allvar, så blir det ofta dåligt.
”De anställda ska ha med sig upplevelsen under hela sommaren, så det är viktigt att festen är genomtänkt och har en hög ambitionsnivå”, säger Fredrik Erixon.

2. Hitta ett (enkelt) tema
”Det är bra att ha ett tema, något att hänga upp festen på. Fundera på vad ni vill sända ut för budskap”, säger Fredrik Erixon.
Låt projektgruppen brainstorma i tio minuter runt ett bra tema. Det ska helst inte kräva för mycket av gästerna, då tycker de inte att det är roligt. Man ska exempelvis inte behöva klä ut sig i 1800-talskläder.
Fredrik Erixon tipsar om teman som: Vitt, Hawaii eller Sällskapsresan.

3. Planera in överraskningar
En fest går från bra till fantastisk om man planerar in överraskningar, saker som får folk att reagera. Det är sådana händelser som får gästerna att prata positivt om festen långt efteråt.
”Att chefen hittar på något, som att sjunga, spela eller spela upp en sketch brukar alltid gå hem. Men det måste göras ordentligt, det får inte vara något halvdant”, säger Fredrik Erixon.
Andra överraskningar kan vara uppträdanden eller intressanta gäster.

4. Aktiviteter för alla
”Man måste acceptera att alla inte gillar aktiviteter. Men om man vill att många ska bli nöjda, kan man varva olika typer av tävlingar och lekar”, säger Fredrik Erixon.
Man kan blanda lugnare aktiviteter som dryckesprovningar med en show och avsluta med en danstävling. Då finns det något för alla. Lägg gärna en enkel tävling i början av festen – det gör att gästerna får något att prata om.

5. Is, taxi och garderob
Ni har ordnat mat, dryck, lokal och aktiviteter. Men glöm inte detaljerna. Se till att det finns is till drinkarna, garderob för ytterkläder, tillstånd att servera alkohol, taxi eller bussar för hemfärd. Om det är en större fest bör ni ha ett körschema med tidsangivelser för när olika aktiviteter ska börja.

6. Det finns inget dåligt väder…
… jo, det finns det. Men det går att förbereda sig för regn. Ha paraplyer och varma filtar/jackor redo i fall det blir dåligt väder. Det är också bra om ni har förberett en alternativ plats att vara, om det blir hällregn. Skriv redan i inbjudan: ”vid dåligt väder så…”

7. Undvik gratis alkohol
”För att folk inte ska bli för fulla kan man tänka på två saker. Det naturligaste är att inte bjuda på all alkohol. Då regleras drickandet av sig självt. Starta inte heller festen för sent. I Sverige har vi ju en vana att förfesta. Om du startar festen klockan 20 kommer många av gästerna vara rejält glada i hågen redan från början”, säger Fredrik Erixon.
Ett annat tips är att undvika snapsar under middagen. Snapsar leder snabbt till överförfriskade medarbetare. Bjud hellre på öl och vin.