Nu erbjuder Chef köp via e-faktura

Sedan en tid tillbaka erbjuder Chef en automatisk process för e-fakturering, både via köp på Chef.se och via samtal med någon av Chefs säljare. I samband med köp på Chef.se väljer du e-faktura som betalningsalternativ och skriver in ditt e-fakturanummer samt aktuell referens. Ditt köp hanteras sedan av Chefs samarbetspartner Qvalia.

Nedan svarar Calle Fleur, vice vd, på några vanliga frågor och svar gällande e-fakturering – och vad det innebär för dig som kund.

Vad är grejen med e-faktura?
Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Leverantörer till offentlig sektor, dvs Chef, måste skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3.

Måste alla kunder betala via e-faktura?
Nej. Lagen gäller för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag. Tendenser pekar på att även aktörer i näringslivet i större utsträckning kommer att gå över till e-fakturering. Är du osäker – prata med din ekonomiavdelning. De vet garanterat vad som gäller.

Räknas inte pdf-faktura som e-faktura?
Nej. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Hur funkar det?
Kunder som ska e-faktureras behöver ange ett e-fakturanummer – vilket fungerar som en typ av ”adress” som gör att fakturan skickas rätt.  E-fakturans “adress” består ofta, men inte alltid, av ”0007:” samt organisationsnumret. Exempelvis ”0007:1234567890”. Andra vanliga uppbyggnader av Peppol-ID är ”9955:” tillsammans med ett VAT-nummer eller ”0088” tillsammans med ett GLN-nummer.

Kan Chef skicka e-fakturor?
Ja. Tidningen Chef erbjuder e-fakturering i formatet PEPPOL (BIS Billing 3.0). Det finns andra standarder för e-faktura som inte fungerar för Chef, exempelvis Svefaktura. Peppol-ID består av ett prefix följt av ett unikt ID, vanligtvis org-nummer. VAT eller GLN. Exempelvis ”0007:1234567890”, där ”0007” står för att det är ett för svenskt e-fakturanummer.

Finns det ett öppet register för e-fakturanummer, typ som allabolag.se för organisationsnummer?
Tyvärr inte. Är du osäker på din organisations e-fakturanummer, kolla med din ekonomiavdelning.

Behöver jag ange en referenskod i samband med e-fakturering?
I de allra flesta fall behövs extra information för att e-fakturan ska gå till rätt person/avdelning i en organisation. Olika organisationer använder olika typer av referenser och Chef kan hantera de fem vanligaste:

Så här ser köpflödet ut:

Har du fler frågor om Chefs e-fakturasystem? Kontakta ekonomi@chef.se.