digital1

Nu erbjuder Chef köp via e-faktura

1 april 2019 infördes en ny lag om e-fakturering för inköp i offentlig sektor. Chef kan erbjuda e-fakturering i formatet PEPPOL (BIS Billing 3.0). Så här går det till.

Sedan en tid tillbaka erbjuder Chef en automatisk process för e-fakturering, både via köp på Chef.se och via samtal med någon av Chefs säljare. I samband med köp på Chef.se väljer du e-faktura som betalningsalternativ och skriver in ditt e-fakturanummer samt aktuell referens. Ditt köp hanteras sedan av Chefs samarbetspartner Qvalia.

Nedan svarar Calle Fleur, vice vd, på några vanliga frågor och svar gällande e-fakturering – och vad det innebär för dig som kund.

Vad är grejen med e-faktura?
Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Leverantörer till offentlig sektor, dvs Chef, måste skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3.

Måste alla kunder betala via e-faktura?
Nej. Lagen gäller för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag. Tendenser pekar på att även aktörer i näringslivet i större utsträckning kommer att gå över till e-fakturering. Är du osäker – prata med din ekonomiavdelning. De vet garanterat vad som gäller.

Räknas inte pdf-faktura som e-faktura?
Nej. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Hur funkar det?
Kunder som ska e-faktureras behöver ange ett e-fakturanummer – vilket fungerar som en typ av ”adress” som gör att fakturan skickas rätt.  E-fakturans “adress” består ofta, men inte alltid, av ”0007:” samt organisationsnumret. Exempelvis ”0007:1234567890”. Andra vanliga uppbyggnader av Peppol-ID är ”9955:” tillsammans med ett VAT-nummer eller ”0088” tillsammans med ett GLN-nummer.

Kan Chef skicka e-fakturor?
Ja. Tidningen Chef erbjuder e-fakturering i formatet PEPPOL (BIS Billing 3.0). Det finns andra standarder för e-faktura som inte fungerar för Chef, exempelvis Svefaktura. Peppol-ID består av ett prefix följt av ett unikt ID, vanligtvis org-nummer. VAT eller GLN. Exempelvis ”0007:1234567890”, där ”0007” står för att det är ett för svenskt e-fakturanummer.

Finns det ett öppet register för e-fakturanummer, typ som allabolag.se för organisationsnummer?
Tyvärr inte. Är du osäker på din organisations e-fakturanummer, kolla med din ekonomiavdelning.

Behöver jag ange en referenskod i samband med e-fakturering?
I de allra flesta fall behövs extra information för att e-fakturan ska gå till rätt person/avdelning i en organisation. Olika organisationer använder olika typer av referenser och Chef kan hantera de fem vanligaste:

  • Kontraktsreferens – Namn eller personkod för säljaren (person inom Chef eller säljorganisationen)
  • Kostnadsställe – Namnet eller koden för vilken enhet inom din/köparens organisation som kostnaden hör till
  • Kundreferens – Namnet eller personkoden hos ansvarig beställare/köpare
  • Orderreferens – Ett, av dig valt, namn/nummer på hur du vill att orderreferensen ska se ut
  • Projektkod – Ett, av dig valt, namn/nummer på vilket projekt som kostnaden för köpet ska förknippas med

Så här ser köpflödet ut:

 

Har du fler frågor om Chefs e-fakturasystem? Kontakta ekonomi@chef.se.

Relaterade artiklar

maria-artikel1
Chefboken

Fem smarta chefsverktyg för självledarskap

Det ges ut tusentals ledarskapsböcker varje år fulla av tips och verktyg för hur du som chef kan leda dig själv på ett smartare sätt. Det är inte lätta att varken välja eller komma ihåg dem! Ledarskapscoachen Maria Gerlofson har valt ut fem av dem att använda som inspiration för att få bättre flyt i ditt jobb som chef.
Bygg en hållbar chefskarriär. Anki Udd på Ledarna vet hur du gör. Foto: Robert Haecks
Annonssamarbete Chef + Ledarna

Hur länge håller du som chef?

Är du fortfarande chef om 10 år? Svaret finns till stor del i din arbetssituation idag.
Anki Udd på Ledarna ger nödvändiga råd för en hållbar chefskarriär.

powerful_content
Chefboken

Så skapar du en Netflix-kultur

Patty McCord är kvinnan bakom den speciella och framgångsrika kultur som bidragit till Netflixs succé. Nu kommer boken Powerful där hon avslöjar radikalt annorlunda sätt att leda människor. I månadens Chefboken sammanfattar ledarskapscoachen Maria Gerlofson tankarna bakom Netflix kultur.
guldfisk2
Webbkurser

Forskning: Kunskap i små portioner passar digitala hjärnan

Det påstås att den digitala livsstilen har gjort vårt uppmärksamhetsspann kortare än en guldfisks. Även om detta inte stämmer så visar forskning att vi har lättare att ta till oss kunskap i kortare stötar.
chefboken4-content
Chefboken

Så skapar du en orädd organisation

Traditionell företagskultur — där det handlar om att passa in och komma överens — är dömd att misslyckas i den nya kunskapsekonomin. Framgång kräver istället ett flöde av idéer, nytt och kritiskt tänkande. Harvardforskaren Amy C Edmondson skriver i sin bok "The Fearless Organization" om hur chefer skapar orädda organisationer.
nyanumret_mars_artikel
Tidningen Chef

I nya numret av Chef

Marsnumret av Chef är ute nu! Här är det bästa ur tidningen: ✓ Galaspecial med Sveriges bästa chefer ✓ Personlig intervju med Bertil Hult – mannen bakom utbildningsimperiet EF ✓ ”Sätt hållbarhet på schemat för framtidens chefer” – fem punkter för förändring ✓ Klarar Ulf Kristersson att leda M ur krisen?

Martin Lewerth och medarbetarna hos Lots har jobbat i coworkinglokaler i tre år. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Convendum

Coworking – trend som ändrar ditt ledarskap

Martin Lewerth, vd för Scanias bolag Lots, är del av en snabbt växande trend. Så här leder han som coworkingchef.

cb3_content
Chefboken

Talangprogram gör folk omotiverade

Hur ska organisationer lyckas utveckla och behålla talanger? Det är en fråga som allt fler ställer sig. Många investerar i program för att attrahera, utveckla och behålla de duktigaste medarbetarna. Men de leder sällan till önskat resultat.