digital1

Nu erbjuder Chef köp via e-faktura

1 april 2019 infördes en ny lag om e-fakturering för inköp i offentlig sektor. Chef kan erbjuda e-fakturering i formatet PEPPOL (BIS Billing 3.0). Så här går det till.

Sedan en tid tillbaka erbjuder Chef en automatisk process för e-fakturering, både via köp på Chef.se och via samtal med någon av Chefs säljare. I samband med köp på Chef.se väljer du e-faktura som betalningsalternativ och skriver in ditt e-fakturanummer samt aktuell referens. Ditt köp hanteras sedan av Chefs samarbetspartner Qvalia.

Nedan svarar Calle Fleur, vice vd, på några vanliga frågor och svar gällande e-fakturering – och vad det innebär för dig som kund.

Vad är grejen med e-faktura?
Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Leverantörer till offentlig sektor, dvs Chef, måste skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3.

Måste alla kunder betala via e-faktura?
Nej. Lagen gäller för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag. Tendenser pekar på att även aktörer i näringslivet i större utsträckning kommer att gå över till e-fakturering. Är du osäker – prata med din ekonomiavdelning. De vet garanterat vad som gäller.

Räknas inte pdf-faktura som e-faktura?
Nej. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Hur funkar det?
Kunder som ska e-faktureras behöver ange ett e-fakturanummer – vilket fungerar som en typ av ”adress” som gör att fakturan skickas rätt.  E-fakturans “adress” består ofta, men inte alltid, av ”0007:” samt organisationsnumret. Exempelvis ”0007:1234567890”. Andra vanliga uppbyggnader av Peppol-ID är ”9955:” tillsammans med ett VAT-nummer eller ”0088” tillsammans med ett GLN-nummer.

Kan Chef skicka e-fakturor?
Ja. Tidningen Chef erbjuder e-fakturering i formatet PEPPOL (BIS Billing 3.0). Det finns andra standarder för e-faktura som inte fungerar för Chef, exempelvis Svefaktura. Peppol-ID består av ett prefix följt av ett unikt ID, vanligtvis org-nummer. VAT eller GLN. Exempelvis ”0007:1234567890”, där ”0007” står för att det är ett för svenskt e-fakturanummer.

Finns det ett öppet register för e-fakturanummer, typ som allabolag.se för organisationsnummer?
Tyvärr inte. Är du osäker på din organisations e-fakturanummer, kolla med din ekonomiavdelning.

Behöver jag ange en referenskod i samband med e-fakturering?
I de allra flesta fall behövs extra information för att e-fakturan ska gå till rätt person/avdelning i en organisation. Olika organisationer använder olika typer av referenser och Chef kan hantera de fem vanligaste:

  • Kontraktsreferens – Namn eller personkod för säljaren (person inom Chef eller säljorganisationen)
  • Kostnadsställe – Namnet eller koden för vilken enhet inom din/köparens organisation som kostnaden hör till
  • Kundreferens – Namnet eller personkoden hos ansvarig beställare/köpare
  • Orderreferens – Ett, av dig valt, namn/nummer på hur du vill att orderreferensen ska se ut
  • Projektkod – Ett, av dig valt, namn/nummer på vilket projekt som kostnaden för köpet ska förknippas med

Så här ser köpflödet ut:

 

Har du fler frågor om Chefs e-fakturasystem? Kontakta ekonomi@chef.se.

Relaterade artiklar

jury-2
Evenemang

Juryns ordförande: ”Så väljer vi Årets Chef”

Flera hundra nominerade chefer har blivit till 15 finalister i 5 olika priskategorier. Nu berättar Cecilia Norrby, juryordförande för Årets Chef, om hur urvalet går till.

Karin Agerman pluggar vidare efter sin doktorstitel, med en Executive MBA. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

”Jag blir aldrig fullärd”

En doktorstitel räcker inte. Nu pluggar Karin Agerman en Executive MBA också. ”Att lära mig nytt är det som driver mig”, säger hon.

cb12-content
Chefboken

Led utifrån värderingar – på riktigt!

Det är med hjälp av starka värderingar vi kan möta framtidens stora utmaningar med bland annat ökad komplexitet, digitalisering och klimatförändringar. Det menar Julia Norinder i sin bok Värderingsbaserat ledarskap Mening, tillit och transformation. I den beskriver hon hur du som ledare kan arbeta både utifrån dina egna värderingar och din organisations. I senaste Chefboken sammanfattar ledarskapscoachen Maria Gerlofson hennes tankar
content-cb11
Chefboken

Generalister vinnare i en specialiserad framtid

Månadens Chefboken är David Epsteins Range. I en snabbt föränderlig värld med agila arbetssätt och ett ständigt lärande har generalisterna bättre förutsättningar att lyckas än specialisterna. Här är Chefbokens redaktör Björn Hedensjös tankar om boken. 
rocket
Jobba på Chef

Kundrelations- och CRM-ansvarig sökes till Chef

Chef förstärker teamet med en initiativrik crm-ansvarig och teamledare. Du kommer att ansvara för att bygga långsiktiga, väl fungerande relationer med våra kunder med hjälp av smarta system.
Pär Lager föreläser på Chefakademins frukostseminarium.
Chefakademin

Framtidens lärande i fokus

Det var fullt hus och hög stämning när Chefakademin fick sin officiella invigning. Pär Lager bjöd frukostpubliken på insikter om framtidens nödvändiga lärande – en angelägenhet för alla.
Hemfrids vd Monica Lindstedt
Annonssamarbete Chef + Hemfrid

Ge dig själv mer vardagsflow 2020

Andan i halsen. Ständigt dåligt samvete. Många chefer har tappat livsbalansen. ”Har du råd, så köp en tjänst och ta hand om dig själv”, råder Hemfrids Monica Lindstedt.
itsthemanager_content
Chefboken

Gallups nycklar till ökat engagemang

Ledare och organisationer har misslyckats med att maximera människors potential och möta nya behov hos arbetskraften. I senaste Chefboken sammanfattar ledarskapscoachen Maria Gerlofson It's the manager – resultatet av en omfattande studie från Gallup.