Utforma en smart arbetsplats: 5 tips
En flytt är ett utmärkt tillfälle för nystart — med hjälp av själva lokalens utformning. Med smart planering kan den bli ett verktyg som påverkar både ledarskap och arbetssätt.
När det är dags för en verksamhet att flytta börjar de flesta med att leta efter en lämplig lokal. Men en arbetsplats är så mycket mer än en lokal. Själva utformningen av arbetsplatsen påverkar både beteende och attityder. Här är 5 tips för en trevligare arbetsplats:
1. Tänk fritt.
Låt ledning och nyckelpersoner gå igenom vilka företagets behov är utifrån de strategiska målen.
- Hur ska lokalen användas? Beskriv de kritiska funktionerna.
- Vad är viktigast för oss just nu?
- Vilken roll spelar den fysiska miljön vid rekrytering? Vid kundmöten?
Kanske behöver organisation, ledarskap, arbetssätt eller något annat förändras. Tänk fritt.
2. Fråga medarbetarna.
Gör enkäter med alla medarbetare. Sammanställ därefter en strategi och välj högst fem nyckelord som talar om inriktning, det kan till exempel vara flexibilitet, samverkan, öppenhet, ekonomi. Håll stenhård koll på att nyckelorden finns med hela tiden.
Ta god tid för analysarbetet så går resten av processen snabbare.
3. Börja utforma drömplatsen.
Nu vet ni vad ni behöver och det är dags att välja lokal. Undvik att influeras av trender – cityläge eller senaste planlösningsmodet är inte det optimala valet för alla verksamheter.
Välj en person, till exempel en arkitekt, som kan hjälpa till att ”översätta” nyckelorden i arbetsplatsstrategin till en fysisk miljö.
För att skapa maximal transparens är det bra att också ha en projektgrupp som arbetar med dessa frågor. Var lyhörd för sådant som bubblar upp; missnöje, oro, funderingar.
I det här skedet är det många viktiga val som ska göras, och varje val ska stödja strategin, och nyckelorden:
- Sker arbetet enskilt, i grupper eller både och?
- Ska alla ha fasta platser eller fritt val?
- Ska alla arbetsplatser vara likadant utformade eller ska det finnas olika typer som soffor, skrivbord, ståbord och så vidare?
- Ska lokalen ha öppen planlösning eller väggar?
- Behövs förvaring för dokument eller lagras allt elektroniskt?
- Dokumentera alla beslut.
- Gör en budget och upphandla.
4. Skapa och flytta in.
Dags att skapa. Ha en byggledningsgrupp som följer arbetet och ser till att man håller fast vid strategin.
Workshops och visningar för medarbetarna under byggskedet skapar delaktighet och förståelse innan det är dags för inflytt.
5. Utvärdera hur det blev.
Gör en utvärdering när flytten är genomförd och medarbetarna har använt arbetsplatsen ett tag. Fungerar allt som det var tänkt? Om inte, gör de justeringar som behövs.
Redan PLUSkund — Logga in
Bygg vidare med fler tjänster
Nå nästa nivå med
Chefakademin+Få de viktigaste insikterna, handplockade nyheter, smarta verktyg och ledarskapsutveckling – på ett sätt som fungerar i din vardag.
- Omvärldsbevakning – senaste ledarskapsnyheterna och -forskningen, samt andra ämnen som direkt rör chefsrollen.
- Tidningen Chef – tidningen hem i brevlådan 11 gånger per år och tillgång till hela tidningsarkivet.
- Digitala masterclasses – upskill med tillhörande workshopsmaterial som du kan använda på din arbetsplats.
- Ljudboksbibliotek – ett digitalt bibliotek där du kan lyssna på sammanfattningar av de viktigaste ledarskapstitlarna!
- Verktyg i vardagen – mallar, guider och metoder som underlättar ditt arbete.
*Faktureras halvårsvis eller årsvis. Tjänsten förnyas automatiskt om den inte sägs upp före sista giltighetsdatum.
Läs villkoren
Läs om Chefakademin+
