Ett foto på Serena till vänster. En illustration av en man och en kvinna som pratar. I pratbubblorna ovanför dem syns pusselbitar.

Lär dig prata med dina medarbetare igen

Återgången till mer normala gängor i arbetslivet innebär fler samtal. En ny bok ger ringrostiga chefer tips på hur man gör. ”Samtal är ett av ledarskapets viktigaste verktyg”, säger författaren och retorikexperten Serena Mon de Vienne.

Samtala med sina medarbetare – hur gör man?

Efter många månaders coronaisolering och distansjobb är det inte konstigt om du som chef känner dig en smula ringrostig vad gäller den sociala interaktionen ansikte mot ansikte.

Turligt nog finns hjälp att få. En ny bok ger praktisk handledning i samtalets konst, och tips på hur du undviker de vanligaste samtals-fallgroparna.

”Samtal är ett av ledarskapets viktigaste verktyg”, säger Serena Mon de Vienne som arbetar på retorikbyrån Snacka Snyggt och är författare till boken Framgångsrika samtal (Liber).

”Presentationer och monologer kan innehålla många fina budskap, men utan samtal och dialog är det i dag nästan omöjligt att driva en process framåt.”

Definitionen av ett lyckat samtal är att det uppfyller ett syfte, fastslår hon. För chefen gäller det att begripliggöra vilken typ av samtal det är frågan om, inför sig själv och medarbetaren. Ett tips är att staka ut riktningen redan i de första tre meningarna, och sedan hålla kursen samtalet ut.

”Medarbetaren riskerar annars att lämna samtalet utan att förstå vad det gick ut på. Var det ett förslag jag fick vara med om att påverka, information om ett beslut som redan var taget, eller en mer allmän diskussion? Samtalet kanske var trevligt, men utan riktning uppstår en osäkerhet”, säger Serena Mon de Vienne. 

Två män i samtal.

Läs också: Viktigaste tipset för svåra samtal

Bättre att raskt komma till kärnan och sedan låta medarbetaren uttrycka sin reaktion, än att låta samtalet bli till två vindlande monologer som löper parallellt. En öppning som ”vi har tagit ett beslut om …” är fruktbarare än ”jag tänkte att vi skulle ta och diskutera …”, menar hon. 

I sin bok listar Serena Mon de Vienne åtta olika samtalstyper som chefen bör känna till och navigera mellan, för att åstadkomma en så meningsfull och träffsäker dialog som möjligt. Dessa är:

  •      Acceptsamtal – där du som chef skapar acceptans för dina beslut.
  •      Beslutssamtal – där du och medarbetaren gemensamt tar ett beslut.
  •      Coachsamtal – där du hjälper din medarbetare att hantera problem.
  •      Diskussionssamtal – för gemensam utveckling i en sakfråga.
  •      Expertsamtal – där du delar med dig av din expertis.
  •      Feedbacksamtal – återkoppling kring kvaliteten på medarbetarens arbete.
  •      Lyssnarsamtal – där du finns till hands för medarbetare som berättar om något som tynger.
  •     Reparationssamtal – som handlar om att säga förlåt.

Vilken typ av samtal är svårast för chefen att hantera?

”Det är oftast de som väcker starkast känslor. Det kan handla om acceptsamtal, där chefen lämnar besked om förändringar. Eller feedback om att någon misskött sitt arbete. Viktigt är att chefen inte lindar in och blir otydlig i sitt budskap för att slippa starka reaktioner, eftersom missnöjet då riskerar att pysa ut någon annanstans, som skvaller och skitsnack bortom chefens kontroll. Då är det bättre med klara besked, som skapar reaktioner som chefen omedelbart kan bemöta på plats.”

Samtal är inte bara en metod för chefen att skaffa sig värdefull information om verksamheten och underlag för framtida beslut. Samtal kan också vara avgörande för arbetsmiljö och hälsa:

”Det är ett faktum att många mår dåligt på sina arbetsplatser på grund av att de inte känner sig sedda eller bekräftade.”

Aldrig så välmenande chefer kan dock lätt få ledsna medarbetare att sluta sig än mer, om deras försök till samtal uppfattas som stelbenta förhör.

”I stället för att ställa en serie frågor om känslor och behov går det att få samtalet mer flytande genom observationer av typen ‘det verkar som att pandemin varit rätt tuff för dig’. Eller genom upprepning av de viktigaste orden i det medarbetaren sagt: ‘Du har varit orolig, säger du?’. Det brukar ofta leda till mer utvecklade resonemang”, säger Serena Mon de Vienne.

Så förbereder du dig inför nästa samtal – Serena Mon de Vienne tipsar om frågor att ställa dig själv

·      Vad är syftet med samtalet?

·      Vad är mitt budskap, beslut eller besked?

·      Vad måste jag få sagt?

·      Hur ser situationen ut när jag planerar att ha samtalet?

·      Vilken sinnesstämning kommer jag och de andra att ha?

·      Vilka reaktioner ser jag framför mig? Hur vill jag bemöta dem?

En bekymrad man sitter vid sitt skrivbord och lutar huvudet mot ena handen.

Läs också: ”Åh nej! Mejlet hamnade hos helt fel medarbetare”

Tala som en ledare
Distanskurs

Kommunikation för chefer – så engagerar du fysiskt och digitalt

Lär dig att övertyga, skapa engagemang och väcka intresse med hjälp av din muntliga kommunikation - digitalt eller fysiskt!

Relaterade artiklar

En kvinna som sitter vid en dator tittar bakåt och ser orolig ut.
Kommunikation

Chefens ord som får pulsen att rusa

Nu är det bevisat – vissa av dina fraser får medarbetarnas puls att gå upp rejält. Här är listan på några av de mest pulshöjande fraserna.

Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia, råder alla att skaffa en krockkudde för framtiden.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Nyfikenhet och sparande – chefens skydd mot ålderism

Chefer behöver arbeta mot ålderism, men också undvika att själva drabbas. ”Fortsätt vara nyfiken – och skaffa en krockkudde”, råder Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia.

moln
Kommunikation

Mer rörlighet kräver nytt ledarskap

Rörlighet är ett viktigt inslag i det nya digitala arbetslivet. En ny undersökning visar att det dessutom gör oss gladare. Men det kräver sin ledare, som kan sätta gränser, leda på distans och våga släppa sina medarbetare.
mellanchef
Kommunikation

”Alla är vi mellanchefer”

Vem hamnar ständigt i kläm och vems förutsättningar ändras hela tiden? I sin nya bok sjunger Helena Källerman mellanchefens lov. Uppdrag mellanchef heter den.
presentation
Beslutsfattande

Round Robin-metoden: Brainstorming på ett helt nytt sätt

Fungerar brainstormingen dåligt? Engagerar sig inte alla i samtalet? Testa Round Robin-metoden och se resultat direkt.
pfizer_malin-parkler01
Kommunikation

Internt bollplank får fart på förslag

Avdelningen på Pfizer hade skurits ner till hälften. Många var osäkra i sina nya roller. Affärsområdesdirektör Malin Parkler startade ett internt råd av medarbetare för att fånga in åsikter och få tips på förbättringar.
Ansvaret för hur hybridarbetet ska ta form får inte landa på enskilda chefer utan är ett ledningsansvar, menar arbetsplatsstrategen Karin Ståhl på GoToWork. Foto: Magnus Liam Karlsson
Annonssamarbete Chef + GoToWork

5 tips för att lyckas med det nya arbetslivet

Arbetsplatsstrategen Karin Ståhl delar med sig av det viktigaste chefer behöver veta för att lyckas leda i det nya normala efter pandemin.

vdtwitter-2
Kommunikation

Ont om vd:ar på Twitter

Är du vd och twittrar? Inte? Det borde du göra. Det säger Jan Dinkelspiel, landschef på Nordnet och initiativtagare till hashtaggen #vdtwitter.