Lär dig prata med dina medarbetare igen

Samtala med sina medarbetare – hur gör man?

Efter många månaders coronaisolering och distansjobb är det inte konstigt om du som chef känner dig en smula ringrostig vad gäller den sociala interaktionen ansikte mot ansikte.

Turligt nog finns hjälp att få. En ny bok ger praktisk handledning i samtalets konst, och tips på hur du undviker de vanligaste samtals-fallgroparna.

”Samtal är ett av ledarskapets viktigaste verktyg”, säger Serena Mon de Vienne som arbetar på retorikbyrån Snacka Snyggt och är författare till boken Framgångsrika samtal (Liber).

”Presentationer och monologer kan innehålla många fina budskap, men utan samtal och dialog är det i dag nästan omöjligt att driva en process framåt.”

Definitionen av ett lyckat samtal är att det uppfyller ett syfte, fastslår hon. För chefen gäller det att begripliggöra vilken typ av samtal det är frågan om, inför sig själv och medarbetaren. Ett tips är att staka ut riktningen redan i de första tre meningarna, och sedan hålla kursen samtalet ut.

”Medarbetaren riskerar annars att lämna samtalet utan att förstå vad det gick ut på. Var det ett förslag jag fick vara med om att påverka, information om ett beslut som redan var taget, eller en mer allmän diskussion? Samtalet kanske var trevligt, men utan riktning uppstår en osäkerhet”, säger Serena Mon de Vienne. 

Bättre att raskt komma till kärnan och sedan låta medarbetaren uttrycka sin reaktion, än att låta samtalet bli till två vindlande monologer som löper parallellt. En öppning som ”vi har tagit ett beslut om …” är fruktbarare än ”jag tänkte att vi skulle ta och diskutera …”, menar hon. 

I sin bok listar Serena Mon de Vienne åtta olika samtalstyper som chefen bör känna till och navigera mellan, för att åstadkomma en så meningsfull och träffsäker dialog som möjligt. Dessa är:

Vilken typ av samtal är svårast för chefen att hantera?

”Det är oftast de som väcker starkast känslor. Det kan handla om acceptsamtal, där chefen lämnar besked om förändringar. Eller feedback om att någon misskött sitt arbete. Viktigt är att chefen inte lindar in och blir otydlig i sitt budskap för att slippa starka reaktioner, eftersom missnöjet då riskerar att pysa ut någon annanstans, som skvaller och skitsnack bortom chefens kontroll. Då är det bättre med klara besked, som skapar reaktioner som chefen omedelbart kan bemöta på plats.”

Samtal är inte bara en metod för chefen att skaffa sig värdefull information om verksamheten och underlag för framtida beslut. Samtal kan också vara avgörande för arbetsmiljö och hälsa:

”Det är ett faktum att många mår dåligt på sina arbetsplatser på grund av att de inte känner sig sedda eller bekräftade.”

Aldrig så välmenande chefer kan dock lätt få ledsna medarbetare att sluta sig än mer, om deras försök till samtal uppfattas som stelbenta förhör.

”I stället för att ställa en serie frågor om känslor och behov går det att få samtalet mer flytande genom observationer av typen ‘det verkar som att pandemin varit rätt tuff för dig’. Eller genom upprepning av de viktigaste orden i det medarbetaren sagt: ‘Du har varit orolig, säger du?’. Det brukar ofta leda till mer utvecklade resonemang”, säger Serena Mon de Vienne.